ทำไมเอกสารการซื้อขายสินค้าถึงสำคัญ?
ปัจจุบันนี้ธุรกิจมีการแข่งขันสูงทำให้ความรวดเร็วและความถูกต้องแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญ เอกสารการซื้อขายจึงเปรียบเสมือนเอกสารทางธุรกิจที่ใช้ในการสื่อสารและยืนยันข้อตกลงต่าง ๆ กับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็น ใบเสนอราคา (Quotation) ใบรับสินค้า (Goods Received Note) หรือ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เอกสารเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้การทำงานเป็นระบบ แต่ยังสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจอีกด้วย หากไม่มีเอกสารเหล่านี้ จะทำให้ขาดหลักฐานอ้างอิงในการสื่อสารกับลูกค้า อาจเกิดความสับสนและอาจนำไปสู่ปัญหาที่คาดไม่ถึงเลยก็เป็นได้
และเชื่อว่ายุคนี้ สมัยนี้ คงไม่มีใครอยากมานั่งเสียเวลาปวดหัวไปกับเอกสารกองโต ๆ เพราะใคร ๆ เขาก็มีตัวช่วยอย่างระบบ Sales Management หรือระบบ CRM กันหมดแล้ว เดี๋ยวเรามาดูกันว่าระบบที่ว่าจะเข้ามาช่วยจัดการเอกสารทางธุรกิจแหล่านี้ให้ง่ายขึ้นได้อย่างไร
5 เอกสารสำคัญที่ธุรกิจต้องมี
หลังจากรู้ถึงความสำคัญของเอกสารการซื้อขายกันไปแล้ว มาดูกันว่า 5 เอกสารทางธุรกิจที่สำคัญ มีอะไรบ้าง!
ใบเสนอราคา (Quotation)
ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารการซื้อขายที่ระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่เสนอขายให้กับลูกค้า โดยในใบเสนอราคาจะระบุรายละเอียดสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน เงื่อนไขการส่งมอบ วันหมดอายุของใบเสนอราคา เลขที่ใบเสนอราคา ไปจนถึงข้อมูลบริษัท
เมื่อลูกค้าเกิดความสนใจในสินค้าหรือบริการ สิ่งแรกที่ต้องทำคือ ยื่นใบเสนอราคาให้ลูกค้าพิจารณา เพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่ธุรกิจนำเสนอ ซึ่งจะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือที่ปูทางไปสู่การปิดการขายได้อย่างมืออาชีพ ลองดูตัวอย่างใบเสนอราคาที่น่าสนใจกัน จะเห็นได้ว่าการออกแบบและข้อมูลที่ครบถ้วนเป็นสิ่งที่สำคัญมาก
- ตัวอย่างใบเสนอราคา
ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในใบเสนอราคา
- รายละเอียดสินค้าหรือบริการ : ระบุชื่อสินค้า รุ่น ยี่ห้อ (ถ้ามี) รายละเอียดคุณสมบัติให้ชัดเจน
- ราคา : ระบุราคาต่อหน่วย จำนวน และราคารวมถูกต้องและชัดเจน
- เงื่อนไขการชำระเงิน : ระบุวิธีการและช่องทางการชำระเงิน และรายละเอียดบัญชีธนาคาร
- เงื่อนไขการส่งมอบสินค้าหรือบริการ : ระบุระยะเวลาการส่งมอบ และรายละเอียดการรับประกัน (ถ้ามี)
- วันหมดอายุของใบเสนอราคา : กำหนดวันที่ใบเสนอราคามีผลบังคับใช้ เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงราคาหรือเงื่อนไขในภายหลังจากครบกำหนด
- ข้อมูลบริษัท : ชื่อบริษัท โลโก้ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล เว็บไซต์ เพื่อให้ลูกค้าติดต่อกลับได้ง่าย
- เลขที่ใบเสนอราคา : ใช้ในการอ้างอิงและติดตามใบเสนอราคาแต่ละฉบับ
อ่านเพิ่มเติม : ใบเสนอราคา Quotation คืออะไร? สำคัญยังไงต่อกระบวนการขายและพนักงานขาย
ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
ใบสั่งซื้อสินค้า หรือที่เรียกกันสั้น ๆ ว่า P.O. เมื่อลูกค้าพิจารณาใบเสนอราคาและตัดสินใจที่จะซื้อสินค้าของเราไปแล้ว ขั้นตอนต่อไปลูกค้าจะเป็นฝ่ายออกใบสั่งซื้อมาให้เรา ซึ่งเป็นเอกสารยืนยันว่า ลูกค้าต้องการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากเรา ทำให้ผู้ขายเตรียมสินค้าหรือบริการเพื่อส่งมอบให้ลูกค้าได้อย่างมั่นใจ โดยจะระบุข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย รายละเอียดสินค้า จำนวน ราคา และเงื่อนไขการชำระเงิน การจัดส่ง และอื่น ๆ ที่ลูกค้าต้องการ นอกจากนี้ หากลูกค้าอ้างว่าได้รับสินค้าไม่ตรงกับที่สั่ง ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารทางธุรกิจที่ใช้ยืนยันรายละเอียดการสั่งซื้อได้
ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี (Delivery Note/Tax Invoice)
ใบส่งสินค้า (Delivery Note) คือ เอกสารในการซื้อขายที่ใช้แจ้งรายละเอียดการส่งสินค้าให้ลูกค้า ใบส่งสินค้าจะระบุข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ส่ง เช่น จำนวน หน่วย และวันที่ส่ง ส่วนใบกำกับภาษี (Tax Invoice) จะระบุเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และราคารวมของสินค้า ใบส่งของและใบกำกับภาษีอาจจะแยกหรือรวมอยู่ในเอกสารฉบับเดียวกันก็ได้ ขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจ ข้อมูลที่ต้องมีคือ รายละเอียดสินค้า จำนวน ราคารวม และที่อยู่จัดส่ง
หลังจากได้รับใบสั่งซื้อจากลูกค้าและเตรียมสินค้าพร้อมส่งมอบเรียบร้อยแล้ว เอกสารต่อมาที่เราต้องออกก็คือ ใบส่งสินค้า เพื่อยืนยันการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า ส่วนใบกำกับภาษี เมื่อสินค้าถูกส่งไปแล้ว ลูกค้าเซ็นรับสินค้า ใบกำกับภาษีจะทำหน้าที่เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินและยืนยันการชำระเงินของลูกค้า
ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ขั้นตอนต่อมาคือออกเอกสารการซื้อขายสินค้าที่แจ้งยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระและรายละเอียดการชำระเงิน เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ซึ่งก็คือ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) นั่นเอง
ใบแจ้งหนี้ที่ดีจะต้องมีเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจน รายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ตรงกับข้อตกลง ยอดรวมที่ต้องชำระ ช่องทางการชำระเงินที่ลูกค้าสะดวก และกำหนดชำระเงินที่ชัดเจน เรียกได้ว่าใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ช่วยบริหารกระแสเงินสดของธุรกิจได้ด้วย เพราะการออกใบแจ้งหนี้ให้ถูกต้อง ครบถ้วน และตรงเวลา จะช่วยให้ธุรกิจมีสภาพคล่องทางการเงินที่ดี
ใบรับสินค้า (Goods Receipt)
ใบรับสินค้า (Goods Receipt Note) เป็นเอกสารการซื้อขายที่ลูกค้าออกให้เพื่อยืนยันว่าได้รับสินค้าจากผู้ขายถูกต้องตามสัญญาแล้ว และเอกสารจะถูกส่งคืนให้ผู้ขายเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการรับสินค้า รวมถึงใช้ในการออกใบแจ้งหนี้ โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับ เช่น รายการสินค้า จำนวน สภาพของสินค้า วันที่รับสินค้า และลายเซ็นต์ผู้รับ
ใบรับสินค้าถือเป็นหลักฐานที่บ่งบอกว่าการขายสิ้นสุดลงอย่างสมบูรณ์ สามารถปิดงานขายและบันทึกรายได้ได้ ทั้งยังช่วยในการอัปเดตข้อมูลสินค้าคงคลังได้อีกด้วย
ปัญหาสุดปวดหัวกับเอกสารการซื้อขายสินค้าแบบเดิม ๆ
ก่อนจะพูดถึงตัวช่วยที่จะทำให้ชีวิตของนักขายอย่างเราง่ายขึ้น มาดูกันก่อนว่าปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการ เอกสารซื้อขายแบบเดิม ๆ มีอะไรบ้าง โดยเฉพาะปัญหาของใบเสนอราคา ซึ่งเป็นเอกสารที่ทุกธุรกิจต้องจัดการอยู่เป็นประจำ เพราะเป็นส่วนที่สำคัญอย่างมากในการเริ่มต้นกระบวนการขาย
- เสียเวลาสร้างใบเสนอราคาซ้ำซาก : ในธุรกิจที่มีสินค้าหรือบริการหลากหลาย การออกใบเสนอราคาแต่ละครั้ง ต้องคอยกรอกข้อมูลสินค้า ราคา และรายละเอียดใหม่ทุกครั้ง แถมยังอาจพิมพ์ผิด กรอกข้อมูลพลาดอีก
- ไม่รู้ว่าใบเสนอราคาถึงไหนแล้ว : ส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าไปแล้วไม่รู้ว่าลูกค้าเปิดอ่านหรือยัง สนใจข้อเสนอไหม ต้องโทรตาม เสียทั้งเวลาและโอกาสในการติดตามและปิดการขาย
- เอกสารกระจัดกระจาย : ใบเสนอราคาที่สร้างไว้ อยู่กระจัดกระจายไม่เป็นระบบ จะหาใบเสนอราคาเก่า ๆ มาอ้างอิงก็หาไม่เจอ
- ขาดความเป็นมืออาชีพ : ใบเสนอราคาที่สร้างจากโปรแกรมทั่วไปหรือ Manual อาจไม่เรียบร้อยดูไม่เป็นมืออาชีพ ธุรกิจดูไม่น่าเชื่อถือ
- นำไปวิเคราะห์และปรับปรุงต่อยาก : ข้อมูลใบเสนอราคา ยอดขาย รวมถึงสถานะต่าง ๆ กระจัดกระจาย ยากต่อการนำมาวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงกลยุทธ์การขาย
จัดการเอกสารการซื้อขายสินค้าให้ง่ายขึ้นด้วยระบบ CRM & Sales Management
สำหรับ 5 เอกสารสำคัญที่ต้องใช้ในงานขายที่เราได้รู้จักกันไปก่อนหน้านี้ เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ช่วยให้การทำงานเป็นระบบ เปรียบเสมือนตัวแทนภาพลักษณ์ที่จะสร้างความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือของธุรกิจของเรา หากเรามีความเข้าใจในจัดการเอกสารเหล่านี้อย่างถูกต้อง การบริหารธุรกิจก็จะมีประสิทธิภาพ ง่ายต่อการตรวจสอบ
การจัดการเอกสารการซื้อขายสินค้าทั้ง 5 ประเภทที่กล่าวไปข้างต้นนั้น หากทำด้วยวิธีแบบเดิม ๆ อาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก เสียเวลา และมีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้ง่าย แต่ด้วยฟีเจอร์ Quotation Management บน ระบบ CRM ของ SellStory ระบบออกใบเสนอราคาที่ช่วยสร้างใบเสนอราคาได้อย่างครบถ้วนและรวดเร็ว นั่นหมายความว่า คุณสามารถจัดการเอกสารทางธุรกิจได้อย่างมืออาชีพ เหลือเวลาไปโฟกัสกับการสร้างยอดขายได้มากขึ้น
หากคุณต้องการตัวช่วยสำหรับงานขาย สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมที่ติดต่อเรา หรือ สมัครใช้งานฟรีได้เลยที่ SellStory
