“Quotation” ใบเสนอราคา คืออะไร?
การทำใบเสนอราคา หรือการออก Quotation คือ การทำเอกสารที่ผู้ขายเป็นฝ่ายออกให้กับผู้ซื้อหรือผู้ที่สนใจจะซื้อสินค้าหรือบริการได้ทราบถึงรายละเอียดของสินค้าและราคาทั้งหมด เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจซื้อสินค้าได้ง่ายขึ้น ใบเสนอราคายังเป็นส่วนที่ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรและบ่งบอกได้ถึงการทำงานที่มีมาตรฐาน เพื่อสร้างความมั่นใจในการสั่งซื้อสินค้าและจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Sales Pipeline ของทีมขายได้
อ่านเพิ่มเติม : Sales Pipeline คืออะไรและสำคัญอย่างไรสำหรับงานขาย?
ใบเสนอราคาที่ดี ต้องมีอะไรบ้าง?
เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานของการออกใบเสนอราคาที่ดี การใส่ข้อมูลและรายละเอียดของสินค้าให้ครบถ้วนเป็นเรื่องสำคัญ เพราะบ่งบอกได้ถึงความเป็นมืออาชีพของผู้ขายหรือองค์กรด้วย หลายบริษัทจึงมีการใช้ Template ของ Quotation แบบเดียวกันทั้งหมด เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานด้วยวิธีปรับเปลี่ยนข้อมูลของสินค้าและราคาก่อนส่งเท่านั้น แต่สำหรับคนที่ไม่เคยออกใบเสนอราคามาก่อน ต่อไปนี้คือ 5 ส่วนสำคัญที่ต้องมีในการทำใบเสนอราคา
- รายละเอียดผู้เสนอราคา : ส่วนแรกคือการลงรายละเอียดของบริษัทหรือผู้เสนอราคา โดยจะต้องมีข้อมูลของชื่อที่อยู่บริษัท อีเมล เบอร์โทร และรายละเอียดของเลขทะเบียนนิติบุคคล(ถ้ามี) รวมถึงโลโก้บริษัท กรณีที่เป็นนามบุคคลต้องมี ชื่อ-นามสกุลของผู้เสนอราคา อีเมล เบอร์โทร และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีระบุเอาไว้ด้วย
- รายละเอียดลูกค้า : ส่วนต่อมาคือรายละเอียดของลูกค้า เช่น ชื่อลูกค้าหรือชื่อบริษัทลูกค้า เบอร์โทร อีเมล และรายละเอียดสำคัญอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องระบุสำหรับลูกค้า
- รายละเอียดสินค้า : สำหรับส่วนนี้คือส่วนสำคัญมากที่สุดของการทำใบเสนอราคา เพราะเป็นรายละเอียดของสินค้าซึ่งต้องมีให้ครบถ้วน เช่น ชื่อสินค้า ข้อมูลสินค้าโดยละเอียด (สี, ขนาด, น้ำหนัก) โดยจะต้องบอกรายละเอียดและจำนวนของสินค้าตามที่ลูกค้าสั่ง หากต้องมีการเพิ่มเรื่องค่าขนส่ง หรือการคิด Vat ควรทำ Breakdown เพิ่มเติมให้ชัดเจน
- ชื่อผู้ขาย : หลังจากใส่ข้อมูลของสินค้าครบแล้ว ให้ใส่ชื่อของผู้ขายหรือพนักงานที่ออก Quotation ในใบเสนอราคาด้วย เพื่อให้ลูกค้าสามารถติดต่อกลับได้สะดวกรวดเร็วที่สุด
- ส่วนท้ายใบเสนอราคา : ในส่วนท้ายหรือส่วนล่างสุดของใบเสนอราคาควรมีลายเซ็นของผู้อนุมัติใบเสนอราคา และช่องว่างสำหรับให้ลูกค้าเซ็นรับทราบเอกสาร และควรมีการระบุช่องทางชำระเงินหรือเงื่อนไขในการชำระเงิน หากเป็นสินค้าที่มีความผันผวนของราคาควรระบุวันหมดอายุของใบเสนอราคาเอาไว้ด้วย
ความสำคัญของใบเสนอราคา
หลายคนอาจสงสัยว่า ในเมื่อสามารถสื่อสารผ่านการแชทได้ แล้วทำไมถึงต้องทำใบเสนอราคาให้กับลูกค้าอีก ซึ่งต้องบอกว่าข้อดีของใบเสนอราคานั้นมีมากกว่าแค่เรื่องของตัวเลข เพราะยังมีความสำคัญในด้านอื่น ๆ ด้วย เช่น
1. สร้างความน่าเชื่อถือ
ใบเสนอราคามีส่วนที่ต้องระบุผู้เสนอราคาหรือบริษัทที่ทำการเสนอราคา รวมถึงผู้อนุมัติในใบเสนอราคา ช่วยยกระดับความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรหรือผู้เสนอราคามากขึ้น ยิ่งเป็นใบเสนอราคาที่มีรูปแบบที่ถูกต้อง รายละเอียดครบถ้วนตามมาตรฐาน ยิ่งสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าได้อีกด้วย
2. เพิ่มโอกาสซื้อสินค้า
ใบเสนอราคาที่มีรายละเอียดของผู้เสนอราคา และผู้อนุมัติใบเสนอราคามีส่วนช่วยเพิ่มโอกาสในการสั่งซื้อสินค้าได้มากขึ้น โดยเฉพาะธุรกิจแบบ B2B การออก Quotation หรือใบเสนอราคาคือสิ่งที่จำเป็นต้องมี เพราะใช้ในการนำเสนอให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจพิจารณาเพื่ออนุมัติสั่งซื้อ
3. ช่วยประกอบการตัดสินใจ
การสื่อสารผ่านโทรศัพท์หรือแชทเพียงอย่างเดียว อาจไม่เพียงพอสำหรับประกอบการตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการ ใบเสนอราคาจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ลูกค้าจะได้นำไปใช้พิจารณาเกี่ยวกับการสั่งซื้อเพิ่มเติม เช่น เปรียบเทียบราคา คำนวณจากงบประมาณ และใช้เป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับการทำใบสั่งซื้อในภายหลังด้วย
เวลาไหนที่ควรส่งใบเสนอราคา?
เมื่อรู้ถึงความสำคัญของการออกใบเสนอราคาแล้ว เพื่อไม่ให้พลาดโอกาสปิดการขาย ทีมขายต้องเลือกจังหวะเวลาในการส่งใบเสนอราคาให้เหมาะสมด้วย แม้ว่าลูกค้าอาจไม่ได้ร้องขอแต่การส่งใบเสนอราคาก็ช่วยสร้างโอกาสพิจารณาสั่งซื้อสินค้าได้ โดยช่วงเวลาที่เหมาะที่สุดของการส่งใบเสนอราคาคือหลังจากที่ลูกค้าสอบถามรายละเอียดข้อมูลสินค้าหรือบริการที่มีจำนวนและยอดค่าใช้จ่ายแล้ว ผู้ขายต้องรีบทำการส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าโดยเร็วที่สุด เพราะหากล่าช้าเกินไปลูกค้าอาจได้รับใบเสนอราคาจากเจ้าอื่นก่อน ทำให้พลาดโอกาสปิดการขายได้ ซึ่งหนึ่งในตัวช่วยวิเคราะห์ช่วงเวลาส่งใบเสนอราคาที่ดีที่สุดก็คือ ระบบ CRM นั่นเอง
ออกใบเสนอราคารวดเร็ว ได้มาตรฐาน ด้วยระบบ CRM & Sales Management
การออก Quotation หรือใบเสนอราคา อาจเป็นเรื่องยากสำหรับนักขายมือใหม่ หรือธุรกิจที่กำลังเติบโตและเริ่มมีปัญหาในเรื่องส่งใบเสนอราคาล่าช้า ระบบ CRM คืออีกหนึ่งเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยแก้ทุกปัญหาในเรื่องงานขาย และบริหารจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า รวมถึงสรา้งประสิทธิภาพการทำงานให้กับทีมขายได้
โดยเฉพาะการใช้งานฟีเจอร์ Quotation Management บน ระบบ CRM ของ SellStory ที่สามารถออกใบเสนอราคาได้สะดวก รวดเร็ว ด้วยเทมเพลตสำเร็จรูปที่สามารถระบุข้อมูลพื้นฐานของธุรกิจได้ ไม่ต้องสร้างเอกสารใหม่ให้เสียเวลา และยังปรับแก้รายละเอียดและรูปแบบให้เหมาะกับการใช้งานของผู้ใช้ได้อย่างมีอิสระ พร้อมระบบตรวจสอบใบเสนอราคาก่อนส่งให้ลูกค้าได้ภายในไม่กี่ขั้นตอน
ถ้าคุณคือหนึ่งในผู้ประกอบธุรกิจที่มีทีมขาย หรือกำลังเติบโตจนเริ่มบริหารจัดการลูกค้าใหม่ไม่ทัน SellStory CRM & Sales Management คือระบบที่ออกแบบมาพร้อมฟีเจอร์มากมายที่จะช่วยให้ทุกงานขายของคุณเป็นเรื่องง่าย และไม่พลาดในทุกโอกาสสำคัญ ช่วยปิดการขายได้อย่างมืออาชีพ คุ้มค่าต่อการลงทุนแน่นอน
สำหรับผู้ที่สนใจสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม หรือ สมัครใช้งานฟรี ได้แล้ววันนี้
