ปัญหาที่พบบ่อยในการออกใบเสนอราคาแบบเดิม ๆ
การออกใบเสนอราคา (Quotation) ถือเป็นขั้นตอนสำคัญในการปิดการขาย แต่สำหรับหลาย ๆ ธุรกิจ ขั้นตอนนี้กลับเต็มไปด้วยความยุ่งยากและเสียเวลา ไม่ว่าจะเป็น
- เสียเวลาไปกับการกรอกข้อมูลลูกค้าและบริษัทซ้ำ ต้องคอยคัดลอกข้อมูลลูกค้าจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง
- เกิดข้อผิดพลาดเมื่อต้องกรอกข้อมูลเยอะ โอกาสที่จะพิมพ์ผิด หรือใส่ตัวเลขผิดพลาดก็ยิ่งสูงขึ้น ส่งผลเสียต่อความน่าเชื่อถือของธุรกิจ
- ยากต่อการติดตามและจัดการ ส่งใบเสนอราคาไปแล้ว ติดตามไม่ได้ว่าลูกค้าเปิดอ่านแล้วหรือยัง หรือกำลังอยู่ในขั้นตอนไหน
- ขาดความเป็นมืออาชีพ รูปแบบใบเสนอราคา ไม่สวยงาม ดูไม่เป็นระเบียบ อาจทำให้ลูกค้าไม่ประทับใจได้
ปัญหาเหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้เสียเวลาและทรัพยากรเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้าและโอกาสในการเติบโตของธุรกิจอีกด้วย
อ่านบทความที่น่าสนใจ : Quotation สำคัญกว่าที่คิด เผย 7 เคล็ดลับการทำใบเสนอราคาฉบับมือโปร
ระบบออกใบเสนอราคาจาก SellStory ทางออกของปัญหา!
ระบบออกใบเสนอราคาจาก SellStory คือเครื่องมือที่ใช้งานง่าย สะดวกสบาย และมีประสิทธิภาพ เพราะเราได้รวบรวมฟีเจอร์สำคัญ ดังนี้ มาให้คุณแล้ว
1. กรอกข้อมูลเพียงครั้งเดียว
ไม่ต้องเสียเวลาคัดลอกข้อมูลลูกค้าอีกต่อไป หลังจากบันทึกข้อมูลลูกค้าในระบบ SellStory แล้ว ข้อมูลนั้นจะพร้อมใช้งานทันทีเมื่อคุณต้องการออกใบเสนอราคา
2. เลือกสินค้าและบริการได้ง่าย ๆ
เพียงเลือกสินค้าหรือบริการที่ต้องการ ระบบจะดึงข้อมูลราคาและรายละเอียดอื่น ๆ มาให้โดยอัตโนมัติ
3. ปรับแต่งส่วนลดได้ตามต้องการ
ไม่ว่าจะลดเป็นบาทหรือเป็นเปอร์เซ็นต์ ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่เลือกและใส่ตัวเลข
4. Template มืออาชีพ
SellStory มี template ใบเสนอราคาที่ออกแบบมาอย่างสวยงาม สามารถปรับแต่งให้เข้ากับแบรนด์ของคุณได้
5. ติดตามสถานะได้ทุกที่
ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับดีลขายนั้น ๆ สามารถทราบสถานะของใบเสนอราคาว่าอยู่ในขั้นตอนไหนแล้วด้วยตัวกรอง ไม่ว่าจะเป็น ร่าง รอดำเนินการ ส่งแล้ว อนุมัติ ปฏิเสธ ขอแก้ไข ยกเลิก หมดปัญหาทีมงานเข้าใจขั้นตอนของการขายไม่เท่ากัน
ใช้ Template ใบเสนอราคาออนไลน์ จาก SellStory อย่างไร?
1. เริ่มทำใบเสนอราคาที่เมนูใบเสนอราคา
หลังจากเข้าสู่ระบบ SellStory เลือกเมนู “เอกสารการขาย” ด้านซ้าย เพื่อไปที่เมนูย่อย “ใบเสนอราคา” ในหน้านี้ ระบบจะแสดงใบเสนอราคาทั้งหมดที่เคยทำไว้ในระบบ ซึ่งคุณสามารถกรองเพื่อค้นหาใบเสนอราคาที่ต้องการได้ เช่น กรองตามเซลที่รับผิดชอบ วันที่ ชื่อลูกค้า ฯลฯ สำหรับการสร้างใบเสนอราคาใหม่ ให้คุณกดปุ่ม “สร้างเอกสาร” ที่มุมขวาบนเพื่อเริ่มทำใบเสนอราคา
2. เทมเพลตใบเสนอราคาพร้อมใช้งาน
เลือกลูกค้าที่ต้องการออกใบเสนอราคาให้ที่ช่อง “ชื่อลูกค้า” ด้านบนซ้าย เมื่อเลือกแล้วข้อมูลต่าง ๆ ของลูกค้ารายนั้นจะปรากฏขึ้นมาโดยอัตโนมัติ โดยคุณไม่ต้องกรอกข้อมูลใหม่ รวมถึงข้อมูลของเซลที่รับผิดชอบเองก็จะปรากฏขึ้นมาพร้อมกันทันที แต่หากต้องการเปลี่ยนเซลที่รับผิดชอบเฉพาะในครั้งนี้ก็สามารถทำได้เช่นกัน นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดสถานะของเอกสาร และผูกกับ Job Card ในขั้นตอนนี้ได้ที่มุมซ้ายบนอีกด้วย
ในกรณีที่คุณต้องการออกใบเสนอราคาให้ลูกค้าใหม่ สามารถกรอกข้อมูลลงในช่องต่าง ๆ ที่กำหนดไว้ แล้วเลือกเพิ่มลูกค้าเข้าระบบ จากนั้นข้อมูลก็จะถูกบันทึก และสามารถนำมาใช้ต่อไปในอนาคตได้
3. เลือกสินค้าที่ต้องการหรือเพิ่มสินค้าใหม่ได้ทันที
เมื่อได้ข้อมูลลูกค้าแล้ว ต่อมาคือการเลือกสินค้าที่ต้องการใส่ในใบเสนอราคา โดยคุณสามารถเลือกจากรายการสินค้าที่มีในระบบอยู่แล้วได้ แค่คลิก “เลือกสินค้าจากรายการที่มี” ข้อมูลสินค้าและราคาก็แสดงทันที ไม่ต้องกรอกอะไรซ้ำซ้อน นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกให้ส่วนลดเป็น บาท หรือ เปอร์เซ็นต์ เฉพาะรายการได้อีกด้วย
4. ระบุส่วนลด ภาษี ค่าขนส่ง และรายละเอียดการชำระเงินได้ตามต้องการ
ต่อมาในส่วนช่องทางการชำระเงิน สามารถเลือกแสดงเลขบัญชีธนาคาร QR Code และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือตรายางของบริษัทได้ ส่วนสุดท้ายคือ ยอดรวม ซึ่งในส่วนนี้ คุณสามารถให้ส่วนลดเพิ่มเติมในภาพรวมของใบเสนอราคาได้ ทั้งแบบระบุเป็นจำนวนบาทและเปอร์เซ็นต์ พร้อมระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้ โดยระบบจะคำนวณยอดรวมสุทธิออกมาให้เสร็จสรรพ ทันใจ
นอกจากนี้ยังสามารถแนบเอกสารแนบท้ายในกรณีที่สินค้าดังกล่าวจำเป็นต้องใช้เอกสารสำคัญร่วมด้วยได้ เช่น สเปคสินค้า หรือเอกสารสำคัญอื่น ๆ เป็นต้น
5. ดูตัวอย่างใบเสนอราคาก่อนนำส่งให้ลูกค้า
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างเสร็จแล้ว ก่อนที่จะบันทึกและส่งใบเสนอราคาให้กับลูกค้า SellStory มีฟังก์ชันให้คุณสามารถดูตัวอย่างใบเสนอราคาในรูปแบบที่จะแสดงผลให้กับลูกค้าได้ เลือก “ดูตัวอย่าง” ด้านขวาบน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล รายละเอียดสินค้า ราคา รายละเอียดการชำระเงิน ส่วนลด ค่าขนส่ง และภาษี ได้อีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างเรียบร้อยและเป็นไปตามที่คุณต้องการ มีความเป็นมืออาชีพ
6. ส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าได้ง่าย ๆ และรวดเร็ว
เมื่อตรวจสอบใบเสนอราคาจนพอใจแล้ว คุณสามารถเลือกแชร์ ดาวน์โหลด และหรือพิมพ์เอกสารได้อย่างสะดวกสบาย
- แชร์ : เพียงแชร์ลิงก์ ลูกค้าก็เปิดดูได้ทันทีผ่านมือถือหรือคอมพิวเตอร์ โดยทำได้ทั้งคัดลอกลิงก์แล้วนำไปส่งในช่องทางอื่น หรือจะส่งผ่านระบบรวมแชทของ SellStory ที่เชื่อมต่อกับช่องทางการสื่อสารต่าง ๆ อย่าง Line, Facebook Messenger, Instagram Direct Message ของลูกค้าก็ได้ หรือแม้แต่ส่งผ่านอีเมลก็ได้เช่นกัน
- พิมพ์ : หากลูกค้าต้องการเอกสารที่เป็นกระดาษ ก็สามารถสั่งพิมพ์ใบเสนอราคา ได้ทั้งแบบ ต้นฉบับและสำเนา
- ดาวน์โหลด : หากต้องการดาวน์โหลดไฟล์ใบเสนอราคาเป็น PDF เพื่อเก็บไว้ในเครื่องของคุณ หรือนำไปใช้งานอื่น ๆ ก็ทำได้ตามต้องการ
ทำไมธุรกิจยุคใหม่ควรทำใบเสนอราคาออนไลน์?
ในยุคดิจิทัลที่ทุกอย่างต้องรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การใช้ใบเสนอราคาออนไลน์ จึงกลายเป็นสิ่งที่ธุรกิจยุคใหม่ไม่ควรมองข้าม ด้วยเหตุผลเหล่านี้
1. ประหยัดเวลา ไม่ต้องทำเอกสารซ้ำ
ช่วยบันทึกข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้าและบริการไว้ในที่เดียว เมื่อต้องการออกใบเสนอราคา ก็สามารถดึงข้อมูลมาใช้ได้ทันทีโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องคัดลอกเอกสารเก่า ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ
2. มีรูปแบบมาตรฐาน สื่อสารกับลูกค้าได้อย่างมืออาชีพ
มี template ใบเสนอราคา ที่สวยงามและเป็นมาตรฐาน ช่วยให้ใบเสนอราคาดูน่าเชื่อถือและสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าได้
3. แชร์เอกสารออนไลน์ได้ทันที ไม่ต้องแนบไฟล์ให้ยุ่งยาก
ส่งใบเสนอราคาออนไลน์ได้ง่าย ๆ เพียงแค่ส่งลิงก์ให้ลูกค้าเปิดดูได้ทันทีผ่านมือถือและคอมพิวเตอร์ ไม่ต้องเสียเวลาดาวน์โหลด แนบไฟล์ หรือกังวลว่าอีเมลจะถูกตีกลับเพราะไฟล์แนบขนาดใหญ่
4. ตรวจสอบใบเสนอราคาย้อนหลังได้
หมดปัญหาเอกสารหาย หรือหาใบเก่าไม่เจอ เก็บประวัติไว้ในระบบอย่างเป็นระเบียบ สามารถค้นหา ตรวจสอบ หรือเรียกดูประวัติใบเสนอราคาย้อนหลังได้เสมอ
5. รองรับทั้งการใช้งานบน Desktop, Mobile, Tablet
ไม่ว่าจะทำงานจากออฟฟิศหรืออยู่นอกสถานที่ ก็สามารถทำใบเสนอราคาได้ทุกที่ ทุกเวลา
จะเห็นได้ว่า ระบบออกใบเสนอราคาของ SellStory ก็มีฟีเจอร์เหล่านี้ครบถ้วน!
ข้อมูลครบ จบในคลิกเดียว! ด้วยระบบออกใบเสนอราคา จาก SellStory
ถ้าคุณเบื่อกับการทำใบเสนอราคาแบบเดิม ๆ ที่ต้องคัดลอกข้อมูลซ้ำ กรอกผิด ลืมเงื่อนไขสำคัญ หรือใช้เวลาหลายชั่วโมงเพื่อแค่เอกสารหนึ่งใบ ถึงเวลาต้องลอง SellStory แล้ว!
เพราะระบบออกใบเสนอราคา จาก SellStory ออกแบบมาให้เป็นเครื่องมือช่วยสร้างใบเสนอราคาออนไลน์ที่กรอกข้อมูลบริษัทแค่ครั้งเดียว ใช้ได้ตลอด พร้อมดึงข้อมูลลูกค้าและข้อมูลสินค้าแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ด้วย Template ใบเสนอราคาแบบมืออาชีพ ส่ง quotation ให้ลูกค้าได้ทันใจ ทั้งบนคอมพิวเตอร์ผ่านเบราว์เซอร์ และบนโทรศัพท์มือถือผ่านแอปพลิเคชัน ดาวน์โหลดเป็น PDF หรือแชร์ลิงก์เอกสารก็ทำได้ในคลิกเดียว!
นอกจากนี้ระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory ยังมีฟีเจอร์เด่นอื่น ๆ อีกมากมาย ที่จะช่วยบริหารงานขายได้ในทุกมิติ อย่าพลาดโอกาสที่จะยกระดับงานขายของคุณไปอีกขั้น
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม โทร. 095-371-7988 แอดไลน์ @sellstory หรือ สมัครใช้งาน SellStory ฟรี!
