Project Management คืออะไร?
Project Management คือ การวางแผนการทำงานโปรเจกต์รูปแบบโครงการอย่างเป็นระบบ ด้วยกระบวนการวางแผน จัดระเบียบ จัดสรรหน้าที่ จัดทำโครงการ ไปจนถึงการปิดโครงการ หรือ ปิดการขาย เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ภายใต้ข้อจำกัดของระยะเวลา และงบประมาณที่กำหนดไว้ โดยต้องกำหนดกรอบระยะเวลาที่แน่นอน เพื่อป้องกันปัญหาความล่าช้าที่มีโอกาสเกิดขึ้นได้
การกำหนดบทบาทของ Project Manager เพื่อมาควบคุมดูแลโครงการ และทำการสื่อสารให้ทุกคนในทีมเข้าใจตรงกัน เกี่ยวกับเป้าหมายและข้อจำกัด รวมไปถึงการมี Project Management Tools ที่สามารถวางแผนงานเก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น และมีระบบ Sale Tracking จะทำให้ทีมสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการ ได้อย่างเรียลไทม์มากขึ้น
อ่านบทความที่น่าสนใจ เกี่ยวกับ Sales Tracking คืออะไร? ช่วยติดตามและเพิ่มยอดขายให้ธุรกิจได้อย่างไร
5 ขั้นตอนของการทำ Project Management
การจัดการโครงการที่ดีตามหลักการ Project Management จะมีทั้งหมด 5 ขั้นตอน สามารถนำไปปฏิบัติตามได้ โดยเฉพาะทีมขาย หรือ ทีม Sales ที่ต้องการทำยอดขายและมอนิเตอร์ยอดแบบเรียลไทม์
1. การกำหนดเป้าหมาย และขอบเขตการทำงาน
การระบุโครงร่างทั้งหมดของโครงการ เช่น วัตถุประสงค์ เป้าหมาย ระยะเวลา งบประมาณ และทีมงานที่ต้องการ เพื่อนำมาประกอบการตัดสินใจ สำหรับการดำเนินการในขั้นตอนถัดไป โดยวัตถุประสงค์ของการทำ ต้องมีความชัดเจน และสามารถเกิดขึ้นได้จริง ภายใต้ความเป็นไปได้ และข้อจำกัดทั้งหมดที่มี
2. การวางแผนโครงการ
หลังจากระบุความต้องการและเป้าหมายของโครงการเสร็จเรียบร้อย ต่อมาคือการวางแผน เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จ โดยมีรายละเอียดหลัก ดังนี้
- การบริหารทีมงานแต่ละทีม ในการรับผิดชอบหน้าที่ที่ถนัด
- การสื่อสารกับทีม และผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ให้เข้าใจตรงกันตามแผนงาน
- การวางแผนกระจายงบประมาณที่มี ให้เพียงพอและคุ้มค่ากับการทำงาน
- การกำหนดตารางเวลาของงานแต่ละส่วน และเผื่อเวลาสำหรับการแก้ไข
- การพิจารณาความเสี่ยงที่สามารถเกิดขึ้นได้ เพื่อหาแนวทางป้องกัน
- การมองหา Project Management Tools ที่สามารถรวบรวม วิเคราะห์ข้อมูล และตรวจสอบยอดขาย (Data Management)
3. การดำเนินการ
ขั้นตอนการลงมือทำตามแผนงานที่ได้วางเอาไว้ในตอนแรก โดยในขั้นตอนนี้ทาง Project Manager จะมีหน้าที่ในการกระจายงาน กระจายทรัพยากร และคอยซัพพอร์ตทีมงานที่เกี่ยวข้อง
อ่านบทความที่น่าสนใจ เกี่ยวกับ แชร์ 7 ทริคการทำ Action Plan เพิ่มยอดขายง่าย ๆ ใช้ได้จริง
4. การควบคุมงาน และทีมงาน
การทำ Project Management ส่วนนี้เป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้น ควบคู่ไปกับการดำเนินการในขั้นตอนที่ 3 โดยจะทำการติดตามความคืบหน้า และวิธีการทำงานที่เกิดขึ้นทั้งหมด ว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้หรือไม่ ผ่าน Sale Dashboard หากระหว่างนี้เกิดปัญหาขึ้น ต้องหาวิธีแก้ไขอย่างไร เพื่อให้เกิดผลกระทบน้อยที่สุด
5. การประเมินผลลัพธ์ และปิดจบโครงการ
การปิดจบเพื่อสิ้นสุดงานทั้งหมดในโครงการ ด้วยการสรุปยอด และส่งมอบงานให้แก่ลูกค้าหรือผู้ว่าจ้าง แล้วทำการประเมินผลลัพธ์ของงาน ว่าเป็นที่น่าพึงพอใจในระดับใดเมื่อเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ จากนั้นจึงนำองค์ความรู้ ข้อผิดพลาด และประสบการณ์ทั้งหมดมาพูดคุยร่วมกันในทีม เพื่อนำไปปรับใช้ในโครงการถัดไป
SellStory แนะนำ Project Management Tools ที่น่าสนใจ
Project Management Tools จากทาง SellStory เป็นเครื่องมือสำคัญที่จะเข้ามาช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น ด้วยฟังก์ชันที่ลดความซับซ้อนในการดำเนินงาน และช่วยสรุปวิเคราะห์ข้อมูลของลูกค้าได้อย่างชาญฉลาด SellStory เป็นระบบ CRM & Sales Management ที่ออกแบบมา เพื่อธุรกิจโดยเฉพาะ โดยมีฟีเจอร์หลัก ๆ ดังนี้
- ระบบเก็บข้อมูลลูกค้า: จัดการของมูลของลูกค้าอย่างเป็นระบบ ตรวจสอบได้ง่าย
- ระบบจัดการงานขาย: ปรับแต่ง Job Card สำหรับใส่ชื่อลูกค้า วันที่ และสถานะการทำงาน
- ระบบรวมแชท: รวบรวมแชทจากหลาย ๆ แฟลตฟอร์ม มาไว้ที่ SellStory เพื่อความสะดวกในการพูดคุย
- ระบบออกใบเสนอราคา: จัดทำใบเสนอราคา และปรับแต่งรายละเอียดให้เหมาะกับแต่ละธุรกิจ
- ระบบจัดการสินค้าและบริการ: บันทึกข้อมูลของสินค้าและบริการในแต่ละ SKU พร้อม Hastag แบ่งกลุ่มสินค้า การจัดทำ Sale Script และอีกมากมายให้ได้ลองใช้งาน
- ระบบรายงานการขาย และ Project Management Dashboard: รายงานและสรุปยอดขายผ่าน Sale Dashboard เพื่อวิเคราะห์ผลการทำงาน
- ระบบจัดการสิทธิ์ของผู้ใช้งาน: กำหนดสิทธิ์เข้าถึงรายบุคคลของผู้ใช้งาน
Project Management ที่ดี ส่งผลดีต่อองค์กรอย่างไร?
การนำแนวคิด Project Management มาใช้ในการทำงาน จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ที่ส่งผลต่อประโยชน์ขององค์กร โดยเฉพาะในองค์กรที่ยังไม่มีแผนการทำงานที่แน่นอน
- เพิ่มโอกาสความสำเร็จของโครงการ: การมีแผนงานที่ชัดเจน และดำเนินการตามแผนไปพร้อม ๆ กับการควบคุม และตรวจสอบการทำงาน จะช่วยลดโอกาสผิดพลาด และทำให้งานสำเร็จตามเป้าหมายได้ง่ายมากขึ้น
- วางแผนการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ: Project Management ช่วยให้การจัดสรรคน จัดสรรงบประมาณ และอุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นไปอย่างเหมาะสม ลดปัญหาอุปกรณ์ไม่เพียงพอจนงานหยุดชะงัก
- การควบคุมงบประมาณ: มีการวางแผนทางการเงินล่วงหน้า ไม่เกิดปัญหาการใช้เงินเกินงบจนบานปลาย พร้อมทั้งออกใบเสนอราคาตามดีลที่เกี่ยวข้องได้อย่างไม่ติดขัด
- การสื่อสารที่ชัดเจน: มีการวางแผนการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ และทุกคนในทีมรับรู้ไปในทิศทางเดียวกัน ลดความสับสน สามารถทำงานเป็นทีมร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น
- ความพึงพอใจของลูกค้า: การทำ Customer Feedback การส่งมอบงานที่มีคุณภาพ ตรงตามกำหนดเวลา และสร้างยอดขายได้ตามเป้าหมาย ภายใต้งบประมาณที่กำหนดไว้ จะสร้างความไว้วางใจ จนได้รับโอกาสสำหรับโครงการอื่น ๆ ในอนาคต
สรุป Project Management เป็นสิ่งที่องค์กรควรทำ
Project Management หลักการพื้นฐานของการดำเนินธุรกิจ เพราะเป็นสิ่งที่ทำให้ทีมเข้าใจตรงกันว่าเป้าหมายคืออะไร ระหว่างทางควรดำเนินการแบบไหน แล้วผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับโครงการมีใครบ้าง อีกทั้ง Project Manager ยังสามารถตรวจสอบและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที
สำหรับ Project Manager หรือ ฝ่ายขาย ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในงานขาย และทำให้โครงการบรรลุเป้าหมายได้อย่างราบรื่น SellStory เสนอ ระบบ CRM & Sales Management หรือ Project Management Tools ที่จะช่วยยกระดับการทำงานให้มืออาชีพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการสร้าง Job Card แยกทีมขายแต่ละทีม รวมทั้งระบบออกใบเสนอราคา ที่สามารถจัดการได้ทั้งการออกใบเสนอราคา ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี จัดส่งให้ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว พร้อมปิดโครงการและบรรลุเป้าหมายได้อย่างราบรื่น
สมัครใช้งานฟรี! หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร. 095-371-7988 และ Line :@SellStory
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Project Management
1. Project Manager มีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง?
หน้าที่หลัก คือ การวางแผนงาน จัดสรรทรัพยากร จัดการความเสี่ยง บริหารทีมงาน ให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ รวมถึงการทำหน้าที่สื่อสาร ติดตามความคืบหน้า เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ
2.สิ่งสำคัญที่สุดของการจัดการโครงการคืออะไร?
การให้ความสำคัญกับขอบเขตของงาน (Project Scope) เพื่อป้องกันไม่ให้ขอบเขตขยายออกไปเรื่อย ๆ จนกระทบต่องบประมาณ และเวลาที่มีอยู่
3. หากการดำเนินงานไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ ควรทำอย่างไร?
โดยปกติแล้ว Project Manager จำเป็นต้องวางตารางและกำหนดวันทำงานแบบเผื่อวันเอาไว้ เพื่อป้องกันปัญหางานเสร็จไม่ทันกำหนด หากระยะเวลาที่เกินมามีค่อนข้างมาก ควรทำการตรวจสอบแผนงาน หาสาเหตุ และปรับใหม่ให้เหมาะสมกับขอบเขตของเวลา
4. หากโครงการที่ทำมีความเสี่ยงสูง ควรทำอย่างไร?
วางแผนบริหารความเสี่ยงล่วงหน้า เพื่อประเมินผลกระทบ และหาแผนสำหรับการรองรับเอาไว้ รวมไปถึงการใช้เครื่องมือ CRM จาก SellStory ที่สามารถตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที เพื่อป้องกันความผิดพลาดจากความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้