Task Management คืออะไร? ทำความเข้าใจการใช้งานพื้นฐานจนถึงมืออาชีพ

Task Management คืออะไร?

Task Management คือกระบวนการวางแผน จัดลำดับความสำคัญ และติดตามงานต่าง ๆ เพื่อให้เสร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ สามารถเป็นได้ทั้งการจัดการงานเล็ก ๆ ในแต่ละวัน ไปจนถึงการวางแผนโปรเจกต์ขนาดใหญ่ของทีม หรือทั้งองค์กร โดย Task Managementที่ดีจะช่วยให้มองเห็นภาพรวมของงาน พร้อมการจัดการข้อมูลที่ช่วยลดความซับซ้อนและข้อผิดพลาดในการทำงาน

สำหรับงานขาย หากจัดการ Task Management ได้ดีจะช่วยให้ทีมขายสามารถลำดับความสำคัญลูกค้าได้ชัดเจน พร้อมทั้งกำหนด Action Plan ให้ทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น

อ่านบทความที่น่าสนใจ เกี่ยวกับ แชร์ 7 ทริคการทำ Action Plan เพิ่มยอดขายง่าย ๆ ใช้ได้จริง

ประโยชน์ของ Task Management ต่อการทำงานและทีม

การใช้ Task Management อย่างถูกต้องจะช่วยเพิ่มศักยภาพในการทำงาน และให้ประโยชน์ในหลายด้าน ดังนี้

• เพิ่ม Productivity ทั้งรายบุคคลและทีม เพราะทุกคนรู้ว่างานอะไรต้องทำก่อนและหลัง
• ลดความซ้ำซ้อนของงาน โดยเฉพาะในทีมที่มีการทำงานร่วมกันหลายคน
• ช่วยติดตามความคืบหน้าของงานและตรวจสอบ Deadline ได้อย่างละเอียด
• ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เพราะทุกคนสามารถเห็นสถานะของงานเดียวกันได้
• ลดปัญหาการลืม หรือพลาดงาน เอกสารสำคัญทางธุรกิจ เพราะระบบช่วยแจ้งเตือนและติดตามให้เสมอ
• ช่วยให้ทีมขายมองเห็นภาพรวมของลูกค้า ติดตามได้ง่าย และมีโอกาสปิดการขายมากขึ้น

เมื่อการทำงานมีโครงสร้างที่ชัดเจน ผลลัพธ์ที่ได้คือคุณภาพงานที่ดีขึ้น ช่วยประหยัดเวลาและลดต้นทุนในการบริหารจัดการ

วิธีเริ่มต้น Task Management สำหรับมือใหม่

การทำ Task Management สำหรับมือใหม่ อาจเป็นเรื่องยาก แต่ก็สามารถจัดการอย่างเป็นระบบได้จากการวางแผนเริ่มต้นที่ดี ด้วยวิธีต่อไปนี้

• กำหนดขอบเขตงานทั้งหมดว่าเป้าหมายหลักของงานที่ต้องทำในโปรเจกต์ หรือในแต่ละวันมีอะไรบ้าง พร้อมทั้งกำหนดเป้าหมายที่ต้องการ
• แบ่งงานใหญ่ออกเป็นงานย่อย เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการและติดตามความคืบหน้า
• กำหนด Priority หรือลำดับความสำคัญของงานว่างานไหนควรทำก่อนหลัง อาจพิจารณาจากความเร่งด่วนของงานนั้น ๆ
• กำหนด Deadline หรือ Timelineให้ชัดเจน
• ใช้ Task Management Tools ช่วยบริหารจัดการ อย่างฟีเจอร์จัดการงานขายบน SellStory ระบบ CRM & Sales Management ที่สามารถจัดลำดับงาน ตั้งเตือน และบันทึกสถานะงานผ่าน Job Board ได้อย่างครอบคลุมบนระบบเดียว

แม้เป็นมือใหม่ก็สามารถบริหารจัดการงานได้อย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะเมื่อใช้ Task Management Tools ช่วยวางแผนงาน ยิ่งช่วยให้แต่ละขั้นตอนเหล่านี้เป็นเรื่องง่าย

รวมเทคนิคการทำ Task Management ขั้นมืออาชีพ

นอกจากเริ่มต้นวางแผนอย่างเป็นระบบแล้ว การใช้เทคนิคต่อไปนี้จะช่วยให้สามารถจัดการกับ Task Management ได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น

1. ใช้ ระบบการทำ Task Management จาก SellStory

เครื่องมือที่ช่วยจัดการโครงการแบบเห็นภาพ เพื่อแสดงภาพรวมสถานะงาน เช่น สิ่งที่ต้องทำ กำลังดำเนินการ และเสร็จสิ้น การมองเห็นสถานะของงานทั้งหมด จะช่วยลดคอขวดในกระบวนการและเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการภายในทีมได้ดียิ่งขึ้น

2. ใช้ Gantt Chart

การใช้ Gantt Chart จัดการ Task Management คือวิธีที่ช่วยให้ทีมเห็นภาพรวม Timeline ของโปรเจกต์ทั้งหมด ทำให้วางแผนและติดตามความคืบหน้าได้ง่าย ที่สำคัญคือช่วยให้ทุกคนในทีมได้ข้อมูลเวลาที่ตรงกัน สามารถสื่อสารและจัดการปริมาณงานภายในทีมได้อย่างเหมาะสม

3. กำหนด Task ตามหลัก SMART

การวางแผน Task Management ตามหลัก SMARTช่วยให้เป้าหมายของแต่ละ Task มีความชัดเจน ดังนี้

• S-Specific: การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง ว่าต้องการอะไร ใครคือผู้รับผิดชอบ และจุดประสงค์การทำงานเพื่ออะไร
• M-Measurable: การวางแผนงานต้องสามารถวัดผลและความคืบหน้าได้ เช่น การกำหนดเป็นตัวเลขที่ประเมินผลได้จริง
• A-Achievable: เป้าหมายต้องไม่เกินจริง สามารถทำให้สำเร็จได้ด้วยทรัพยากรที่มีอยู่
• R-Relevant: เป้าหมายต้องสอดคล้องและเกี่ยวเนื่องกับเป้าหมายหลักใหญ่
• T-Time-bound: ต้องมีกำหนดเวลาที่ชัดเจนสำหรับเป้าหมาย เช่น รายไตรมาส รายเดือน หรือภายในสัปดาห์

4. ติดตามงานด้วย Dashboard แบบเรียลไทม์

การติดตามผ่าน Dashboard แบบเรียลไทม์ช่วยให้เห็นความก้าวหน้าและปัญหาที่กำลังเกิดขึ้น ทำให้ทีมสามารถตัดสินใจแก้ไขสถานการณ์ได้ในทันที

5. อัปเดตสถานะงานกับทีมอย่างเป็นระบบ

เมื่อมีการวางแผนอย่างเป็นระบบแล้ว ควรมีการติดตามและอัปเดตสถานะภายในทีมอย่างเป็นระบบ เช่น การประชุมสรุปความคืบหน้าสั้น ๆ เพื่อให้ทีมโฟกัสการทำงานให้บรรลุเป้าหมายได้มากขึ้น

6. ใช้ระบบ Automation

การใช้ Task Management Tools ที่มีระบบ Automation จะช่วยแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนดส่งงานหรือเมื่อมีงานค้าง เพื่อให้ติดตามงานมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างการใช้ Task Management ในธุรกิจจริง

การนำ Task Management มาใช้ สามารถสร้างผลลัพธ์ที่แตกต่างได้อย่างชัดเจนในหลายธุรกิจ ตัวอย่างเช่น

• การจัดการโปรเจกต์ขายและการตลาด: การเชื่อมโยงงานที่ซับซ้อนกับ Task Management จะช่วยให้ทีมขายรู้ลำดับการทำงานที่ชัดเจน เช่น การจัดทำใบเสนอราคา การติดตามลูกค้าและการส่งมอบงานต่อให้ฝ่ายอื่น ๆ ซึ่งส่งผลต่อภาพรวมการขายโดยตรง
• การติดตามงานบริการลูกค้า: การใช้ Task Management สำหรับธุรกิจบริการจะช่วยให้การทำงานครอบคลุมตั้งแต่รับเรื่องร้องเรียน การมอบหมายงานแก้ไขปัญหา และการให้บริการหลังการขายเพื่อสร้างความพึงพอใจ
• การวางแผนโปรเจกต์พัฒนาผลิตภัณฑ์: สำหรับธุรกิจที่ต้องซิงค์การทำงานกันหลายส่วน เช่น การวิจัยตลาด การออกแบบ การทดสอบคุณภาพ และการกำหนดวันเปิดตัวผลิตภัณฑ์ หากวาง Task Management ไว้เป็นระบบจะช่วยให้โปรเจกต์เป็นไปอย่างราบรื่นและต่อเนื่อง

การใช้ Task Management ทำให้ทุกฝ่ายเห็นภาพรวมที่ตรงกัน ช่วยลดข้อผิดพลาดและงานซ้ำซ้อน เพิ่มความเร็วในการทำงาน ช่วยให้โปรเจกต์บรรลุตามเป้าหมายได้ง่ายขึ้น

ระบบ SellStory ระบบ CRM & Sales Management ช่วยจัดการ Task ได้ง่ายขึ้น

สำหรับธุรกิจที่ต้องการบริหารงานขายและติดตามงานหลายขั้นตอน SellStory ระบบ CRM & Sales Management จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดการงาน Task ต่าง ๆ ง่ายขึ้น ด้วยฟีเจอร์เด่น อย่าง Sales Dashboard ที่ช่วยให้ทีมขายทำงานได้ครบทุกขั้นตอน

• ระบบออกใบเสนอราคา ที่ช่วยให้ติดตามสถานะใบเสนอราคาได้อย่างเป็นระบบ พร้อมเทมเพลตตัวอย่างใบเสนอราคาที่ปรับแต่งได้ตามธุรกิจ
• ระบบจัดเก็บใบเสนอราคาออนไลน์ช่วยให้ติดตามและจัดส่งได้ทันที
• ตั้งสถานะงานและระบบเตือนอัตโนมัติผ่าน Job Board
• ดูประวัติลูกค้า การติดตามงาน และรายละเอียดทั้งหมดได้แบบเรียลไทม์
• ระบบรวมแชท ที่รวบรวมข้อความจากหลายช่องทาง ช่วยให้ตอบลูกค้าได้รวดเร็วบนระบบเดียว
• ระบบเก็บข้อมูลลูกค้า เพื่อให้ติดตามงานและนำเสนอโปรโมชั่นได้เหมาะสม
• รายงานยอดขายและใบเสนอราคาผ่าน Sales Dashboard ที่ช่วยให้ทีมนำข้อมูลไปวิเคราะห์และวางกลยุทธ์ได้ง่าย

นอกจากนี้ SellStory ยังสามารถเชื่อมต่อการทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา เพราะรองรับการใช้งานได้ทั้ง Desktop และ Mobile Application ไม่พลาดทุกโอกาสปิดการขายพร้อมทำงานบน Task ให้เสร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ แพ็กเกจและราคา

Task Management กระบวนการสำคัญ ที่ช่วยยกระดับให้ทีมขายยุคใหม่

Task Management คือกระบวนการจัดการงานให้เป็นระบบ ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานทั้งรายบุคคลและทีม โดยเฉพาะฝ่ายขายการมีเครื่องมือที่ดีมาช่วยจัดการงานในแต่ละขั้นตอนให้ง่ายขึ้น พร้อมสร้างโอกาสปิดดีลได้ตามเป้าหมาย

สำหรับท่านที่มองหา Task Management Tools ช่วยจัดการงานในกระบวนการขาย SellStory ระบบ CRM & Sales Management จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณวางแผน ดำเนินการ และติดตามงานได้ง่ายยิ่งขึ้น สมัครทดลองใช้งานฟรีได้ทั้งบน Desktop และ Mobile Application

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร. 095-371-7988 และ Line :@SellStory

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Task Management