ตัวอย่างใบเสนอราคาที่ถูกต้อง พร้อมองค์ประกอบและวิธีเขียนให้ดูเป็นมืออาชีพ

ทำความรู้จัก ใบเสนอราคา สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร

ใบเสนอราคา คือเอกสารที่ผู้ขายจัดทำขึ้น ใช้สำหรับการนำเสนอรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า และบริการ พร้อมระบุราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ให้แก่ผู้ซื้อหรือผู้ว่าจ้างได้พิจารณาก่อนตัดสินใจ ใบเสนอราคาจึงเปรียบเหมือนข้อตกลงเบื้องต้น ที่หากลูกค้ายอมรับเงื่อนไขและราคาได้ ก็จะนำไปสู่ขั้นตอนการซื้อขายหรือการทำสัญญาต่อไป 

การมีตัวอย่างใบเสนอราคาที่ถูกต้องและมีองค์ประกอบครบถ้วน จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้นักขายมือใหม่มีทักษะการขาย และสามารถจัดทำเอกสารการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่พลาดโอกาสปิดการขายได้แบบมืออาชีพ

ประโยชน์ของใบเสนอราคา

ในหลายธุรกิจหรือแม้แต่คนทำอาชีพอิสระเอง หากได้ตัวอย่างใบเสนอราคาที่ถูกต้องและมีองค์ประกอบครบถ้วน ก็ช่วยเพิ่มโอกาสให้กับธุรกิจของคุณได้ โดยประโยชน์ที่สำคัญของใบเสนอราคา มีดังนี้ 

• สร้างความน่าเชื่อถือ : ใบเสนอราคาที่มีรูปแบบเป็นมาตรฐานและมีรายละเอียดข้อมูลครบถ้วน จะช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพและเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ
• ลดความผิดพลาด : รายละเอียดที่ชัดเจนในใบเสนอราคาช่วยลดความผิดพลาด และความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนในการซื้อ-ขาย ใช้อ้างอิงหากต้องตรวจสอบย้อนหลังได้ เพราะมีข้อมูลของรายการสินค้า จำนวน ราคาสินค้า VAT และส่วนลด 
• ลูกค้าตัดสินใจได้ง่าย : ใบเสนอราคาที่รายละเอียดครบถ้วน ช่วยให้ลูกค้าใช้เปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ได้ง่าย เพิ่มโอกาสในการตัดสินใจและตอบกลับที่รวดเร็ว
• เป็นหลักฐานอ้างอิง : ใบเสนอราคาสามารถใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในการพูดคุยเจรจา และเป็นหลักฐานตั้งต้นก่อนออกใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับอาชีพฟรีแลนซ์ ธุรกิจ SME หรือองค์กรขนาดใหญ่ และใช้เป็นส่วนหนึ่งของ Sales kit ได้

อ่านบทความที่น่าสนใจ : Sales Kit คืออะไร ช่วยฝ่ายขายให้ปิดการขายง่ายขึ้นยังไงบ้าง พร้อมตัวอย่างการใช้งานจริง

ความแตกต่างระหว่าง ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน

แม้เอกสารการขายอย่าง ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน ทั้ง 3 ประเภทนี้จะมีความสำคัญในกระบวนการซื้อขายเหมือนกัน แต่มีวัตถุประสงค์และช่วงเวลาในการใช้งานต่างกัน ตามรายละเอียดในตารางต่อไปนี้

องค์ประกอบสำคัญที่ ‘ควรมี’ ในใบเสนอราคา

สำหรับการทำใบเสนอราคาที่ดี ไม่ว่าจะบน Excel โปรแกรมออกใบเสนอราคาอื่น ๆ หรือดาวน์โหลดตัวอย่างใบเสนอราคาออนไลน์มาใช้ สิ่งสำคัญคือต้องมีรายละเอียดที่ครบถ้วน โดยเฉพาะองค์ประกอบต่อไปนี้

1. ข้อมูลบริษัทผู้ออกเอกสาร

ข้อมูลบริษัทของผู้ออกเอกสาร คือส่วนสำคัญเป็นอันดับแรก เพราะเป็นข้อมูลที่บอกว่าใบเสนอราคาออกโดยใคร ซึ่งรายละเอียดในส่วนข้อมูลที่ต้องใส่ มีดังนี้

• ชื่อบริษัท
• ที่อยู่
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• เบอร์โทร อีเมล เว็บไซต์
• โลโก้บริษัท 
• วันที่ออกเอกสาร 
• เลขที่ใบเสนอราคา

2. ข้อมูลลูกค้า หรือผู้รับใบเสนอราคา

ตัวอย่างใบเสนอราคาที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะออกโดยบุคคลธรรมดา หรือนิติบุคคล สิ่งที่ขาดไม่ได้นอกจากข้อมูลผู้ออกเอกสาร คือข้อมูลของผู้รับหรือลูกค้าก็ต้องครบเช่นเดียวกัน โดยเฉพาะรายละเอียดต่อไปนี้

• ชื่อบริษัทหรือชื่อลูกค้าที่ขอใบเสนอราคา
• ที่อยู่
• เบอร์ติดต่อ อีเมล
• ชื่อผู้ติดต่อ 

3. รายละเอียดสินค้า หรือบริการ 

รายละเอียดสินค้าคือส่วนสำคัญที่สุดบนใบเสนอราคาที่ต้องมีข้อมูลครบถ้วนเพราะใช้ประกอบการตัดสินใจสำหรับผู้ซื้อ โดยรายละเอียดสินค้าต้องระบุข้อมูลให้ชัดเจน เช่น

• รายการสินค้า
• จำนวน
• ราคาต่อหน่วย
• มูลค่ารวมก่อนภาษี
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
• ส่วนลด (ถ้ามี)
• รูปภาพสินค้า (ช่วยประกอบการตัดสินใจ)

4. เงื่อนไขการชำระเงิน

รายละเอียดและข้อมูลการชำระเงิน ก็เป็นอีกส่วนประกอบที่ต้องมีในใบเสนอราคา เพราะเป็นส่วนที่ลูกค้าจะได้ใช้พิจารณาวางแผนด้านการเงินได้สะดวกมากขึ้น สำหรับรายละเอียดในส่วนนี้ประกอบไปด้วย 

• ช่องทางการชำระเงิน เช่น รับชำระเฉพาะเงินสด โอนผ่านบัญชีธนาคาร หรือเช็ค
• เงื่อนไขในการแบ่งชำระ เช่น มัดจำ 50% ก่อนเริ่มงาน และหลังส่งมอบงาน 50% 
• กรณีที่มีเครดิตเทอม ต้องระบุจำนวนวันชัดเจน เช่น 15 วัน 30 วัน หรือ 60 วัน

5. ระยะเวลาการเสนอราคา

กำหนดช่วงเวลาที่ใบเสนอราคามีผล เช่น ราคานี้มีผลถึงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2568 เพื่อป้องกันการคลาดเคลื่อนของราคากลางที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

6. ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และเงื่อนไขอื่น ๆ

เพื่อลดข้อผิดพลาดเกี่ยวกับราคาสินค้า หรือเงื่อนไขในการให้บริการ ในเอกสารใบเสนอราคา ควรมีการใส่ข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) ให้ชัดเจนด้วย 

• ระบุให้ชัดเจนว่าราคาบนใบเสนอราคา รวม VAT แล้ว หรือยังไม่รวม VAT
• เงื่อนไขการจัดส่ง ติดตั้ง และการรับประกันสินค้า

7. ช่องทางการติดต่อ และผู้รับผิดชอบ

เพื่อให้ลูกค้าติดต่อกลับได้สะดวกและสามารถติดตามการทำงานในทีมขายได้ง่าย ควรระบุชื่อพนักงานฝ่ายขายหรือผู้จัดทำเอกสารในใบเสนอราคา นอกจากนี้เพื่อความสมบูรณ์ของเอกสารควรมีลายเซ็นผู้มีอำนาจอนุมัติ และตราประทับของบริษัทด้วย

ออกใบเสนอราคาได้แบบมืออาชีพ ด้วยฟีเจอร์ออกใบเสนอราคาบน ระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory ที่มีเทมเพลตพร้อมใช้งาน ปรับแต่งได้อิสระ พร้อมส่งให้ลูกค้าได้ทันทีทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ ไม่พลาดทุกโอกาสปิดการขาย ดูรายละเอียดได้ที่แพ็กเกจและราคา

วิธีเขียนใบเสนอราคา พร้อมตัวอย่างให้ดูเป็นมืออาชีพ

เพื่อให้ตัวอย่างใบเสนอราคาสมบูรณ์แบบ นอกเหนือจากองค์ประกอบที่ครบถ้วนแล้ว รูปแบบและวิธีนำเสนอยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ใบเสนอราคาน่าสนใจ และบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพได้ โดยวิธีเขียนใบเสนอราคา มีดังนี้ 

1. การใช้รูปแบบเอกสารที่อ่านง่าย

ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคาที่สร้างขึ้นเองจาก Excel หรือตัวอย่างใบเสนอราคาออนไลน์จากโปรแกรมสำเร็จรูป ควรให้ความสำคัญกับการจัดวางองค์ประกอบที่เรียบง่าย สบายตา ใช้ฟอนต์ที่อ่านง่ายและชัดเจน 

2. กำหนดราคาที่ชัดเจนและโปร่งใส

แยกรายการสินค้าและค่าใช้จ่ายแต่ละส่วนให้ชัดเจน ทั้งจำนวน ราคาต่อชิ้นและราคารวม การแสดงราคาที่ชัดเจนและโปร่งใส เป็นพื้นฐานที่สำคัญของใบเสนอราคาที่มีคุณภาพและเป็นมืออาชีพ

3. การใช้ภาษาในเชิงธุรกิจ สั้น กระชับ 

หากต้องมีเงื่อนไขหรือรายละเอียดที่ต้องอธิบาย ให้ใช้ภาษาธุรกิจที่เป็นทางการ สุภาพและสื่อความหมายได้ตรงไปตรงมา หลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิคที่ลูกค้าอาจไม่เข้าใจ แต่หากจำเป็นต้องใช้ ควรอธิบายเพิ่มเติมให้ชัดเจน

4. การเพิ่ม Logo Brand ขององค์กร

สร้างการจดจำและทำให้ใบเสนอราคามีเอกลักษณ์ด้วยการใส่โลโก้ของบริษัท และคุมโทนสีของเอกสารให้สอดคล้องกับ CI Brand ขององค์กร

5. การแนบข้อเสนอพิเศษหรือส่วนลด เพื่อเพิ่มโอกาสปิดการขาย

หากสามารถให้ข้อเสนอพิเศษ เช่น ส่วนลดสำหรับการชำระเงินภายใน 7 วัน ของแถม หรือบริการหลังการขาย ควรระบุไว้ในใบเสนอราคาเพื่อเป็นแรงจูงใจให้ลูกค้าตัดสินใจได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างใบเสนอราคาตามประเภทธุรกิจ

การทำใบเสนอราคาที่ดีนอกจากต้องมีองค์ประกอบครบถ้วนแล้ว การใส่ข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละธุรกิจก็เป็นวิธีที่ช่วยเพิ่มความน่าสนใจและบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพมากขึ้น โดยสามรถดูได้จากตัวอย่างใบเสนอราคาต่อไปนี้ 

ตัวอย่างใบเสนอราคาสินค้า (Product Quotation)

ตัวอย่างใบเสนอราคาสินค้าที่สามารถออกได้ทั้งสำหรับบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล สำคัญคือต้องเน้นรายละเอียดสินค้าให้ครบถ้วน เช่น ชื่อรุ่น รหัสสินค้า คุณสมบัติ จำนวน ราคาต่อหน่วย และกำหนดเวลาในการจัดส่ง

ตัวอย่างใบเสนอราคาค่าบริการ (Service Quotation)

ตัวอย่างใบเสนอราคารูปแบบนี้เหมาะสำหรับธุรกิจบริการและฟรีแลนซ์ เน้นอธิบายขอบเขตของงานอย่างละเอียด ทั้งรูปแบบการทำงาน จำนวนการแก้ไขงาน และกำหนดส่งงาน

ตัวอย่างใบเสนอราคาโครงการ (Project Quotation)

ตัวอย่างใบเสนอราคาสำหรับงานที่มีความซับซ้อนและใช้ระยะเวลานาน ควรแบ่งการเสนอราคาออกเป็นเฟส หรือตาม Milestone ของโครงการ พร้อมระบุเนื้องานและค่าใช้จ่ายในแต่ละส่วนอย่างชัดเจน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำใบเสนอราคาและวิธีแก้ไข

• ข้อมูลไม่ครบถ้วน : ผู้ออกใบเสนอราคาใส่ข้อมูลไม่ครบ เช่น ชื่อ ที่อยู่ หรือจำนวนสินค้า วิธีแก้คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าใส่ข้อมูลสำคัญครบทุกส่วนตามที่สื่อสารกับลูกค้า
• คำนวณราคาผิดพลาด : การทำใบเสนอราคาที่มีรายการสินค้าจำนวนมากด้วย Excel อาจมีความคลาดเคลื่อนเรื่องราคา วิธีแก้คือการตั้งค่าสูตรคำนวณให้ถูกต้อง หรือใช้ฟีเจอร์ออกใบเสนอราคาบนระบบ CRM เพื่อลดความผิดพลาด
• ไม่มีวันหมดอายุ : การไม่ระบุอายุใบเสนอราคาอาจทำให้เกิดปัญหาจากราคาต้นทุนที่สูงขึ้นทำให้ต้องแก้ไขใบเสนอราคาภายหลัง หากเป็นสินค้าที่มีราคากลางควรระบุวันหมดอายุของเอกสารทุกครั้ง 
• เงื่อนไขไม่ชัดเจน : ควรระบุเงื่อนไขการชำระเงินและการส่งมอบงานหรือจัดส่งสินค้าให้กระชับ ชัดเจนและเข้าใจง่าย

เทคนิคการใช้ใบเสนอราคา เพื่อช่วยปิดการขาย

แม้ว่าการมีตัวอย่างใบเสนอราคาที่ถูกต้อง จะเป็นตัวช่วยให้ฝ่ายขายปิดการขายได้ง่ายขึ้น แต่เพื่อโอกาสในการปิดดีลได้จริง สามารถใช้เทคนิคต่อไปนี้ในการขายได้ 

• ดำนเนิาการส่งใบเสนอราคาอย่างรวดเร็วหลังการพูดคุย : การติดต่อประสานงานด้วยความรวดเร็วบ่งบอกถึงความใส่ใจและเป็นมืออาชีพ ช่วยสร้างความประทับใจและทำให้ลูกค้าตัดสินใจได้ก่อนที่จะหันไปหาคู่แข่ง
• การ Follow up ลูกค้าหลังส่งใบเสนอราคา : ไม่ว่าจะส่งใบเสนอราคาออนไลน์ หรือออฟไลน์ควรติดตามสอบถามความคิดเห็นและตอบข้อสงสัยเพิ่มเติมหลังจากส่งใบเสนอราคาใน 2-3 วัน เพื่อแสดงความกระตือรือร้นและช่วยกระตุ้นการตัดสินใจ
• การปรับเนื้อหาให้ตรงกับ Pain Point ของลูกค้า : นอกจากการระบุรายการสินค้า หรือบริการ ควรเพิ่มคำอธิบายสั้น ๆ ที่เชื่อมโยงว่าข้อเสนอนี้จะช่วยแก้ปัญหาให้ลูกค้าได้อย่างไร
• ใช้โปรแกรม หรือระบบซอฟต์แวร์ช่วยออกแบบใบเสนอราคา เพื่อความเป็นมืออาชีพ :เครื่องมือการขาย (Sales Tools) ที่ออกแบบมา เพื่องานขายอย่างระบบ CRM มักมีตัวอย่างใบเสนอราคา หรือ Template ที่สามารถปรับแต่งให้ตรงกับสินค้าหรือบริการได้รวดเร็ว และมีรูปแบบที่ถูกต้องเป็นมืออาชีพ

ยกระดับทีมขาย ด้วยระบบออกใบเสนอราคาอย่างมืออาชีพ จาก SellStory 

การมีตัวอย่างใบเสนอราคาที่ดีไม่ได้เป็นเพียงแค่แนวทางในการจัดทำเอกสารการขายที่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่มันคือเครื่องมือสำคัญในการนำเสนอสินค้าหรือบริการ ที่จะนำไปสู่การปิดดีลให้กับธุรกิจของคุณ การใส่ใจในทุกองค์ประกอบบนใบเสนอราคา ล้วนเป็นปัจจัยที่ส่งผลโดยตรงต่อการตัดสินใจของลูกค้าและเพิ่มโอกาสในการปิดการขายให้สำเร็จได้ง่ายยิ่งขึ้น

สำหรับท่านที่กำลังมองหาตัวช่วยบริหารจัดการงานขาย พร้อมระบบออกใบเสนอราคาที่สะดวก รวดเร็ว พร้อมการปรับแต่งใบเสนอราคาได้ตามความต้องการเรา ไม่ว่าจะเป็นระบบการคำนวนราคาอัตโนมัติ รวมถึงการเพิ่มเติมโลโก้แบรนด์ เพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพ ระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory เป็นเครื่องมือจะช่วยลดขั้นตอนที่ยุ่งยากในงานขายให้เป็นเรื่องง่าย เพื่อให้คุณมีเวลาโฟกัสกับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างเต็มที่ อีกทั้งยังมีระบบ Sales Dashboard ที่ช่วยสร้างโอกาสปิดการขาย และช่วยให้งานบริการง่ายยิ่งขึ้นอีกด้วยสมัครทดลองใช้งานฟรี! ได้ทั้งบน Desktop Web Browser และ Mobile Application สอบถาม ข้อมูลเพิ่มเติม โทร 095-371-7988 หรือแอดไลน์ @sellstory

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับตัวอย่างใบเสนอราคา

หากลูกค้าท่านใดมีความสงสัยเกี่ยวกับ ตัวอย่างใบเสนอราคา เรารวบรวมทุกคำตอบมาให้แล้วที่นี่