วิธีทำใบเสนอราคา มีวิธีใดบ้าง?
การทำใบเสนอราคาสามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับความสะดวกและเหมาะสมของแต่ละธุรกิจ หลัก ๆ แล้วมีวิธีทำใบเสนอราคาอยู่ 2 วิธี คือ การทำใบเสนอราคาแบบ Manual และการใช้โปรแกรมหรือระบบออนไลน์
1. การทำใบเสนอราคาแบบ Manual
การทำใบเสนอราคาแบบ Manual เช่น การเขียนลงบนกระดาษ การใช้โปรแกรม Excel ในการออกใบเสนอราคา ซึ่งเป็นวิธีทำใบเสนอราคาที่คลาสสิกแต่ใช้เวลาพอสมควร วิธีเหล่านี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น หรือธุรกิจขนาดเล็กมาก ๆ
2. การทำใบเสนอราคาโดยใช้โปรแกรมหรือระบบออนไลน์
ปัจจุบันมีโปรแกรมและระบบออนไลน์มากมายที่ช่วยให้การออกใบเสนอราคาเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว เช่น SellStory ด้วยระบบออกใบเสนอราคาที่มีเทมเพลตและฟังก์ชันช่วยทำใบเสนอราคาได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว หรือแม้แต่การทำใบเสนอราคาผ่านระบบบัญชีเอง ก็นับเป็นวิธีทำใบเสนอราคาที่สะดวกสบายและน่าเชื่อถือกว่าแบบ Manual
การเลือกวิธีทำใบเสนอราคาที่เหมาะสม ควรคำนึงถึงความต้องการและงบประมาณของธุรกิจ หากธุรกิจของคุณเพิ่งเริ่มต้น การทำใบเสนอราคาแบบ Manual อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสม แต่หากธุรกิจของคุณเริ่มมีลูกค้าที่มากขึ้น เริ่มมีขนาดใหญ่ขึ้น และต้องการความสะดวก รวดเร็ว และแม่นยำ การเลือกใช้โปรแกรมหรือระบบออกใบเสนอราคาออนไลน์ก็ถือว่าเป็นทางเลือกที่คุ้มค่ากว่า
ทำไมถึงต้องบอกลา Excel?
แม้ว่า Excel จะเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้หลากหลาย แต่ก็มีข้อจำกัดบางอย่างที่ทำให้ไม่เหมาะกับการทำใบเสนอราคาในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับธุรกิจที่มีการแข่งขันมากขึ้นและต้องการความรวดเร็วแต่ยังคงประสิทธิภาพที่ดี มาดูกันว่ามีเหตุผลอะไรบ้างที่ Excel อาจจะไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป
1. ซับซ้อนและยุ่งยาก
- ต้องมีความรู้เฉพาะทาง : การสร้างและปรับแต่งเทมเพลตใบเสนอราคาใน Excel ต้องใช้ความรู้เกี่ยวกับสูตร ฟังก์ชัน และการจัดรูปแบบ ที่ถึงแม้จะสามารถเรียนรู้และฝึกฝนกันได้ แต่ก็ต้องใช้เวลาที่มากพอจนกว่าจะคล่องอยู่ดี
- คำนวณผิดพลาด : การใช้สูตรคำนวณใน Excel อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย หากยังใช้ไม่ชำนาญหรือไม่มีการตรวจสอบอย่างละเอียด ส่งผลเสียต่อความน่าเชื่อถือของธุรกิจ
- ข้อมูลไม่เป็นระบบ : Excel ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการข้อมูลลูกค้าและสินค้าโดยเฉพาะ ทำให้การจัดเก็บและค้นหาข้อมูลทำได้ยาก และอาจเกิดความสับสนได้
2. ทำงานร่วมกันลำบาก
- ข้อจำกัดในการทำงานพร้อมกัน : Excel มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้ แต่การแก้ไขพร้อมกันในเซลล์เดียวกันหรือช่วงข้อมูลเดียวกัน อาจเกิดข้อผิดพลาดหรือข้อมูลเสียหายได้
- ติดตามการแก้ไขได้ยาก : เมื่อมีผู้ใช้งานหลายคนแก้ไขไฟล์ Excel พร้อมกัน อาจสับสนได้ว่าใครเป็นคนแก้ไขส่วนใด อาจทำให้ข้อมูลไม่ตรงกัน
- การจัดการเวอร์ชันไฟล์ที่ซับซ้อน : เมื่อมีการแก้ไขไฟล์หลายครั้ง อาจสับสนได้ว่าไฟล์ไหนเป็นเวอร์ชันล่าสุด เสียเวลาในการค้นหาและรวมข้อมูล
3. มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
- ข้อมูลสูญหาย : หากไม่สำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ไฟล์อาจเสียหายหรือข้อมูลหายไปได้
- ถูกเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต : ข้อมูลในไฟล์ Excel อาจถูกเข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต หากไม่มีการตั้งรหัสผ่านหรือการควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสม
4. ไม่เป็นมืออาชีพ
- รูปแบบไม่สวยงาม : การทำใบเสนอราคาใน Excel อาจทำได้ไม่สวยงามและไม่เป็นมืออาชีพ ส่งผลต่อภาพลักษณ์ของธุรกิจ
- ความไม่น่าเชื่อถือ : ใบเสนอราคาที่ทำผ่าน Excel อาจมีแบบฟอร์มที่ดูไม่น่าเชื่อถือ เนื่องจากอาจมีการแก้ไขหรือปลอมแปลงได้ง่าย
จะเห็นได้ว่า การใช้โปรแกรมหรือระบบออนไลน์สำหรับทำใบเสนอราคาเป็นทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับธุรกิจที่ต้องการความสะดวก รวดเร็ว แม่นยำ ช่วยให้การออกใบเสนอราคามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
SellStory ทางเลือกใหม่ที่ตอบโจทย์กว่า
สำหรับใครที่ยังลังเลว่าจะใช้ระบบออนไลน์แทนการใช้ Excel ดีไหม แล้วระบบออกใบเสนอราคาของ SellStory นั้นดีหรือไม่ เราเปรียบเทียบประเด็นต่าง ๆ มาให้แล้ว เพื่อให้ง่ายต่อการตัดสินใจ
- ความสะดวกและรวดเร็ว : SellStory มีเทมเพลตสำเร็จรูป ปรับแต่งรูปแบบได้ตามใจชอบ ไม่ต้องมีความรู้ด้านการออกแบบก็สามารถใช้ได้ ทำให้การออกใบเสนอราคาเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว ช่วยระบุข้อมูลพื้นฐานได้ เชื่อมข้อมูลจากใบงาน (Job Card) มาที่ใบเสนอราคา พร้อมส่งให้ลูกค้าได้ทันที ในขณะที่ Excel ต้องเสียเวลาในการออกแบบเทมเพลตเอง ต้องใช้ทั้งเวลาและความรู้ในการปรับแต่งแบบฟอร์มใบเสนอราคาอีก
- ความสวยงามและเป็นมืออาชีพ : เทมเพลตของ SellStory มีการออกแบบสวยงาม ทันสมัย และช่วยสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า ในขณะที่ Excel ต้องใช้ทักษะในการออกแบบเพื่อให้ได้ใบเสนอราคาที่สวยงาม และน่าเชื่อถือ
- ความแม่นยำ : SellStory มีระบบคำนวณราคาอัตโนมัติ หมดปัญหาข้อผิดพลาดในการคำนวณ หากเป็น Excel ต้องระมัดระวังเรื่องสูตรและการคำนวณ ซึ่งอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
- ความถูกต้อง : SellStory สามารถดูตัวอย่างใบเสนอราคาก่อนส่งให้ลูกค้าได้ มั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกต้องครบถ้วนทุกรายละเอียด ซึ่งเป็นสิ่งที่ Excel ทำได้ยากกว่า เพราะต้องมีการตรวจสอบด้วยตนเอง
- ความหลากหลายในการส่งใบเสนอราคา : SellStory ช่วยให้คุณส่งใบเสนอราคาออนไลน์ได้ง่าย ๆ ไม่ว่าจะเป็นการส่ง URL ลิงก์ หรือแชร์ผ่านระบบ Chat Center ของ SellStory ประหยัดเวลา ส่งถึงลูกค้าได้ทันใจ ในขณะที่ Excel ต้องแนบไฟล์และส่งผ่านอีเมลที่แสนจะล่าช้าและไม่สะดวก อย่างไรก็ตาม SellStory เองก็รองรับการส่งใบเสนอราคาแบบออฟไลน์เช่นกัน สามารถดาวน์โหลดไฟล์ PDF หรือพิมพ์เอกสารเพื่อส่งให้ลูกค้าได้โดยตรง ส่งออนไลน์ได้ง่าย ๆ ส่งออฟไลน์ก็สะดวก
- การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ : SellStory ช่วยจัดเก็บทั้งข้อมูลลูกค้า สินค้า/บริการ และใบเสนอราคาอย่างเป็นระบบ เพราะมีตัวกรองช่วยค้นหาใบเสนอราคาที่ต้องการดูได้ทุกมิติ ง่ายต่อการจัดการและสืบค้น ส่วน Excel จะต้องจัดเก็บข้อมูลเอง ซึ่งอาจไม่เป็นระบบและยากต่อการค้นหา
- การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ : SellStory ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันในการออกใบเสนอราคาได้อย่างราบรื่น ไม่ต้องส่งไฟล์ไปมาให้วุ่นวาย แต่ Excel มีข้อจำกัดบางอย่างที่อาจทำให้เกิดความสับสนและข้อมูลไม่ตรงกันในการทำใบเสนอราคาได้
- ความปลอดภัยของข้อมูล : SellStory ช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย หากใช้ Excel จะต้องดูแลเรื่องความปลอดภัยของไฟล์เอง ซึ่งอาจเสี่ยงต่อการสูญหายหรือถูกแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต
SellStory มีข้อดีและได้เปรียบ Excel ในหลาย ๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของความสะดวก รวดเร็ว ความสวยงาม ความถูกต้อง การจัดการข้อมูล การทำงานร่วมกัน หรือความปลอดภัยของข้อมูล
ทำ Quotation ง่าย ๆ ด้วย “ระบบออกใบเสนอราคา” จาก SellStory
SellStory เป็นระบบออกใบเสนอราคาออนไลน์ที่ตอบโจทย์ธุรกิจในยุคดิจิทัลได้อย่างลงตัว ด้วยฟีเจอร์การทำใบเสนอราคาที่ใช้งานง่าย สะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย ทำใบเสนอราคาที่สวยงามได้อย่างมืออาชีพ แถมยังส่งถึงมือลูกค้าได้อย่างรวดเร็วทันใจ ในทางกลับกัน Excel มีข้อจำกัดหลายประการที่ไม่ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจในปัจจุบัน ถึงเวลาแล้วหรือยังที่คุณจะบอกลา Excel แล้วหันมาใช้ SellStory?
หากคุณเป็นนักขายที่กำลังมองหาเครื่องมือที่จะช่วยให้การออกใบเสนอราคาของคุณมีประสิทธิภาพ ปิดการขายฉับไว เพิ่มกำไรให้ธุรกิจ SellStory คือตัวเลือกที่คุณไม่ควรพลาด รับรองว่าการขายจะง่ายกว่าที่เคย
สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม หรือ สมัครใช้งานฟรี ได้เลยที่ SellStory
