ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร?
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือ เอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ ออกให้แก่ลูกค้าเพื่อแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ได้รับ ภายในเอกสารจะมีการระบุ รายการสินค้า จำนวนเงินที่ต้องชำระ วันครบกำหนดชำระ และเงื่อนไขการชำระเงิน โดยใบแจ้งหนี้จะถูกใช้ในกลุ่มธุรกิจแบบ B2B และออกให้ลูกค้าเมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเงินจากลูกค้า รวมถึงการทำธุรกรรมที่มีการชำระเงินที่มีระยะเวลาเครดิต
องค์ประกอบสำคัญที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้
- ข้อมูลผู้ขายและลูกค้า เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวน และราคาต่อหน่วย
- ยอดรวม ภาษี และเงื่อนไขการชำระเงิน
- วันที่ออกเอกสาร และวันครบกำหนดชำระเงิน
ใบวางบิล (Billing Note) คืออะไร?
ใบวางบิล (Billing Note) คือ เอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการใช้แจ้งยอดค้างชำระให้กับลูกค้า เพื่อเป็นการติดตามเก็บยอดที่ลูกค้าต้องชำระทั้งหมด ซึ่งผู้วางบิลจะต้องแจ้งยอดชำระทั้งรายการใหม่และยอดค้างชำระทั้งหมดบนเอกสาร โดยใบวางบิลจะออกให้กับลูกค้าเมื่อถึงกำหนดรอบการวางบิล หรือก่อนถึงกำหนดชำระของใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ลูกค้าเตรียมการชำระเงินได้ตรงตามเวลาที่กำหนด
องค์ประกอบสำคัญที่ต้องมีในใบวางบิล
- รายละเอียดใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ออก และวันที่ครบกำหนดชำระ
- ยอดเงินที่ต้องชำระ รวมถึงรายละเอียดค่าบริการเพิ่มเติม (ถ้ามี)
- วิธีการชำระเงิน เช่น การโอนเงิน
ทั้งนี้ การออกเอกสารทั้งใบแจ้งหนี้และใบวางบิล อาจเพิ่มความยุ่งยากและใช้เวลาค่อนข้างมาก บางกรณีจึงสามารถออกเอกสารเพียงใบเดียว โดยใช้หัวเอกสารที่ระบุว่า “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” แทนได้
ตัวอย่างใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
ความสำคัญของใบแจ้งหนี้และใบวางบิลต่อธุรกิจ
ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลมีบทบาทสำคัญในธุรกิจ ไม่เพียงช่วยจัดเก็บค่าสินค้าและบริการ แต่ยังช่วยให้กระบวนการทางการเงินเป็นระบบและมีความถูกต้องมากขึ้น เช่น
1. ช่วยจัดการกระแสเงินสด
เอกสารเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจติดตามการชำระเงินได้ง่ายขึ้น ลดปัญหาหนี้ค้างชำระ และช่วยให้การคำนวณกระแสเงินสดแม่นยำ ลดความคลาดเคลื่อนในการบริหารจัดการค่าใช้จ่าย
2. ลดความผิดพลาด
การออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิลที่ถูกต้องและครบถ้วน ช่วยลดข้อผิดพลาดทางบัญชี และทั้งใบแจ้งหนี้และใบวางบิลยังเป็นหลักฐานสำคัญในการติดตามยอดค่าใช้จ่าย ช่วยลดการโต้แย้งจากลูกค้า
3. แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ
การมีเอกสารทางธุรกิจที่ชัดเจนและเป็นระบบ คือสิ่งที่ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร และการดำเนินธุรกิจ ช่วยให้การบริหารจัดการธุรกรรมทางการเงินมีมาตรฐาน
4. ช่วยให้กระบวนการบัญชีง่ายขึ้น
สามารถใช้เอกสารเหล่านี้เป็นหลักฐานในการบันทึกค่าใช้จ่ายทางด้านบัญชี คำนวณรายได้และช่วยจัดการเกี่ยวกับการยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง มีความแม่นยำมากขึ้น
อ่านบทความที่น่าสนใจ : บอกลา Excel มาออกใบเสนอราคาแบบออนไลน์ง่าย ๆ ด้วย SellStory กัน
ข้อควรระวังในการออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล
การออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเป็นเอกสารที่สำคัญ จำเป็นต้องมีความถูกต้องมากที่สุด เพื่อป้องกันปัญหาด้านการเงินและความคลาดเคลื่อนเกี่ยวกับการทำบัญชีและภาษี โดยสิ่งที่ต้องระวังในการออกเอกสารมีดังนี้
- รายละเอียดไม่ครบถ้วน : ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลลูกค้า รายการสินค้าหรือบริการ มีจำนวนเงิน และเงื่อนไขการชำระที่ถูกต้อง
- ระบุภาษีผิดพลาด : ตรวจสอบอัตราภาษีที่ถูกต้อง เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาภาษีในภายหลัง
- กำหนดวันชำระเงินไม่ชัดเจน : การระบุวันครบกำหนดชำระเงินที่แน่นอนช่วยลดปัญหาการชำระล่าช้า
- ส่งเอกสารล่าช้า : ผู้ขายสินค้าหรือบริการควรส่งใบแจ้งหนี้และใบวางบิลให้ตรงเวลาตามกำหนด เพื่อให้ลูกค้ามีเวลาเตรียมชำระเงิน
ไม่มีการติดตามยอดค้างชำระ : ควรมีการติดตามและแจ้งเตือนลูกค้าเกี่ยวกับยอดค้างชำระ เพื่อให้ได้รับเงินตรงตามกำหนด
ออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล ในไม่กี่ขั้นตอน ด้วยระบบ CRM จาก SellStory
หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยของการออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล คือใช้เวลานานและต้องออกใหม่เองทุกครั้ง หรือบางคนอาจเจอปัญหาที่ไม่สามารถติดตามเอกสารได้ ต้องใช้เวลาค้นหาจากกองเอกสารจนพลาดโอกาสในการเก็บเงินตามรอบวางบิล ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ด้วยระบบ Quotation Management ของ SellStory ที่มีฟีเจอร์ในการบริหารจัดการด้านเอกสารที่สามารถทำได้ง่าย ๆ ในไม่กี่คลิก
ฟีเจอร์เด่นใน Quotation Management ของ SellStory
- สร้างใบแจ้งหนี้และใบวางบิลอัตโนมัติ ด้วย Template ของเอกสารแบบมืออาชีพ
- ปรับแต่งข้อมูลได้ตามความต้องการ รวมถึงภาษี ส่วนลด และวิธีการชำระเงิน
- ส่งเอกสารให้ลูกค้าได้ทันทีผ่านระบบออนไลน์และออฟไลน์
- สืบค้น เอกสารและติดตามสถานะ ตามเลขที่โปรเจค ชื่อลูกค้า ชื่อเซลส์ที่รับผิดชอบ
ระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory ออกแบบมาเพื่อช่วยให้การบริหารจัดการงานขายเป็นเรื่องง่าย ด้วยฟีเจอร์ที่ครอบคลุมในทุกงานขายทั้ง ระบบออกใบเสนอราคา จัดการเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ การจัดการงานขายและจัดเก็บข้อมูลลูกค้า รวมถึงระบบรวมแชทพร้อม Chatbot ที่สามารถโต้ตอบกับลูกค้าได้ทันทีตลอด 24 ชั่วโมง
ทั้งหมดนี้เป็นเพียงบางส่วนของฟีเจอร์เด่นของ SellStory เท่านั้น เพราะยังมีอีกหลายฟีเจอร์ที่น่าสนใจสำหรับนักขาย ที่จะช่วยให้คุณปิดดีลได้ง่ายขึ้น พิสูจน์ด้วยตัวคุณเองวันนี้ สมัครใช้งานฟรี ได้เลย!
