ทำไมถึงควรให้ความสำคัญในการทำใบเสนอราคา?
ใบเสนอราคา หรือ Quotation เป็นเอกสารสำคัญที่แสดงรายละเอียดสินค้าหรือบริการ ราคา และเงื่อนไขต่าง ๆ ของธุรกิจเราที่จะเสนอให้กับลูกค้า เพื่อพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ ซึ่งใบเสนอราคานี้เองส่งผลต่อกระบวนการขายในหลายด้าน เช่น
- สร้างความประทับใจ : ใบเสนอราคาที่ดูมืออาชีพ มีข้อมูลครบถ้วน ชัดเจน ช่วยให้ลูกค้าเกิดความประทับใจและเชื่อถือ
- เพิ่มโอกาสในการขาย : ใบเสนอราคาที่ดีทำให้ลูกค้าเข้าใจรายละเอียดของสินค้าได้ง่าย ส่งผลให้เกิดการตัดสินใจซื้อได้เร็วขึ้น
- ลดความผิดพลาด : ใบเสนอราคาที่ถูกต้องและครบถ้วน จะช่วยลดความผิดพลาดในการสื่อสารกับลูกค้า และป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง
- สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า : การส่งใบเสนอราคาและตอบคำถามของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและครบถ้วน จะช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า และนำไปสู่การซื้อขายในอนาคต
อ่านเพิ่มเติม : ใบเสนอราคา Quotation คืออะไร? สำคัญยังไงต่อกระบวนการขายและพนักงานขาย
ใบเสนอราคาที่ดีต้องมีอะไรบ้าง?
รูปแบบใบเสนอราคาที่ดี ควรประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก ๆ คือ ส่วนหัว (Header), ส่วนเนื้อหา (Body) และส่วนท้าย (Footer) ซึ่งแต่ละส่วนมีรายละเอียดดังนี้
1. ส่วนหัว (Header)
ส่วนหัวของใบเสนอราคาเปรียบเสมือนหน้าตาของบริษัท ควรมีข้อมูลของบริษัทครบถ้วน ชัดเจน เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือและความประทับใจให้กับลูกค้า
- โลโก้บริษัท : แสดงถึงความเป็นเอกลักษณ์และสร้างการจดจำให้กับแบรนด์
- ข้อมูลบริษัท : ระบุชื่อ, ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อ เช่น เบอร์โทรศัพท์, อีเมล, เว็บไซต์ หรือช่องทางอื่น ๆ ของบริษัทให้ชัดเจน เพื่อให้ลูกค้าสามารถติดต่อได้
- ข้อมูลผู้ขาย : ระบุข้อมูลของผู้ออกใบเสนอราคาใบนี้ โดยมีทั้งชื่อและรายละเอียดในการติดต่อ
- ข้อมูลลูกค้า : ชื่อลูกค้า, ที่อยู่, ข้อมูลติดต่อ เพื่อให้รู้ว่าใบเสนอราคาฉบับนี้ออกให้ลูกค้ารายใด
- เลขที่ใบเสนอราคา : เพื่อเอาไว้ใช้ในการอ้างอิง และติดตามใบเสนอราคาที่ออกไปแล้ว
- วันที่ออกใบเสนอราคาและวันครบกำหนด : ระบุวันที่มีผลบังคับใช้และวันที่ใบเสนอราคามีผลบังคับใช้ เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงราคาหรือเงื่อนไขในภายหลังจากครบกำหนด
2. ส่วนเนื้อหา (Body)
ส่วนเนื้อหาของใบเสนอราคา เป็นส่วนที่ลูกค้าให้ความสนใจมากที่สุด จึงควรมีรายละเอียดที่ชัดเจน เข้าใจง่าย เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาข้อเสนอได้อย่างละเอียด
- รายละเอียดสินค้า : ระบุชื่อสินค้าพร้อมอธิบายรายละเอียดของสินค้าอย่างละเอียด เข้าใจง่าย และตรงประเด็น รวมถึงจำนวนสินค้าที่เสนอขาย ระบุราคาต่อหน่วยและคำนวณราคารวมของสินค้าทั้งหมด และควรจะต้องมีการแยกย่อยในเรื่องของค่าอื่น ๆ ที่พึงมีเช่น ค่าขนส่ง ราคาสินค้ารวม หรือ VAT
- เงื่อนไขและข้อตกลง : ระบุเงื่อนไขทุกอย่างให้ครอบคลุม เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน ระบุวิธีการชำระเงิน, ระยะเวลา, เงื่อนไขการจัดส่ง ระบุวิธีการจัดส่ง, ระยะเวลา, ค่าใช้จ่าย, เงื่อนไขการรับประกัน ระบุเงื่อนไขการรับประกันสินค้า (ถ้ามี) หรือข้อตกลงอื่น ๆ อย่างโปรโมชั่น ส่วนลด หรือข้อเสนอพิเศษ
3. ส่วนท้าย (Footer)
ส่วนท้ายของใบเสนอราคา เป็นส่วนที่เตรียมไว้เพื่อให้ลูกค้าสามารถเซ็นตอบรับใบเสนอราคา
- หมายเหตุ : ระบุข้อความเพิ่มเติมที่ต้องการแจ้งลูกค้า (ถ้ามี)
- ลายเซ็น : ลายเซ็นของผู้มีอำนาจในการออกใบเสนอราคา เพื่อยืนยันความถูกต้องและเป็นทางการ
- ตำแหน่ง : ระบุตำแหน่งของผู้มีอำนาจในการออกใบเสนอราคา
นอกจากนี้ยังสามารถระบุรายละเอียดอื่น ๆ เช่น credit term ช่องทางการชำระเงิน หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องได้เช่นกัน
รูปแบบใบเสนอราคาของนักขายมืออาชีพเป็นแบบไหน?
นอกจากองค์ประกอบที่กล่าวข้างต้นแล้ว การออกแบบและจัดรูปแบบของใบเสนอราคาก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เพื่อสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า ซึ่งจะนำไปสู่โอกาสในการปิดการขายที่สูงขึ้น
- รูปแบบสวยงาม น่าสนใจ โดยมีโลโก้และข้อมูลติดต่อที่ชัดเจน
- จัดวางข้อมูลเป็นระเบียบ อ่านง่าย สบายตา
- ใช้สีและตัวอักษรที่เหมาะสม สื่อถึงความเป็นมืออาชีพและสอดคล้องกับแบรนด์ เพื่อสร้างภาพจำและเอกลักษณ์
เคล็ดลับออกใบเสนอราคายังไงให้ได้ใจลูกค้า
เชื่อว่าเหล่านักขายหลายคงจะคุ้นเคยกับ Quotation หรือ ใบเสนอราคากันเป็นอย่างดี แต่จะทำยังไงให้ใบเสนอราคาของเราปังจนโดนใจลูกค้าล่ะ? ไปดูเคล็ดลับดี ๆ ที่เราเอามาฝากกัน!
1. เข้าใจความต้องการของลูกค้า
ก่อนร่างใบเสนอราคา เราต้องรู้ก่อนว่าลูกค้าต้องการอะไร มีงบประมาณเท่าไหร่ และมีเงื่อนไขพิเศษอะไรบ้าง ตั้งใจฟัง สังเกตท่าทางของลูกค้า จดบันทึกข้อมูลที่ได้จากการพูดคุย หรืออาจศึกษาข้อมูลลูกค้าเก่า หรือข้อมูลทางการตลาด เพื่อให้เข้าใจพฤติกรรมและความต้องการของลูกค้า การทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้าอย่างละเอียดเช่นนี้ จะช่วยให้เรานำเสนอสินค้าหรือบริการได้ตรงใจ และเพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้มากขึ้น
2. นำเสนอทางเลือก
หากมีสินค้าหรือบริการหลายรูปแบบ อย่าลังเลที่จะนำเสนอทางเลือกที่หลากหลายให้กับลูกค้า โดยจัดกลุ่มสิ่งที่คล้ายกันให้เปรียบเทียบง่าย ๆ เช่น ทำตารางเปรียบเทียบคุณสมบัติและราคา รวมถึงให้คำแนะนำ เพื่อให้ลูกค้าสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะสมกับความต้องการและงบประมาณของตนเองได้
3. ให้ข้อมูลที่ชัดเจน
อธิบายรายละเอียดของสินค้า ราคา และเงื่อนไขต่าง ๆ ด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย โดยอาจยกตัวอย่างหรือใช้ภาพประกอบ (ถ้ามี) เพื่อให้ลูกค้าเห็นภาพได้ชัดเจนและเข้าใจได้ง่ายขึ้น หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะทางที่ลูกค้าอาจไม่เข้าใจ และเน้นการสื่อสารที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา อย่าปล่อยให้ลูกค้าสงสัย
4. สร้างความน่าเชื่อถือ
ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของลูกค้า โดยเลือกใช้คำที่เข้าใจง่ายแต่ยังคงระดับภาษาที่สื่อถึงความเป็นมืออาชีพ จะช่วยให้ลูกค้าจะเข้าใจรายละเอียดของสินค้าได้ง่ายขึ้น ทั้งยังช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจอีกด้วย
5. ตรวจสอบความถูกต้องและความครบถ้วน
ก่อนส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า ควรจะตรวจสอบความถูกต้อง ทั้งไวยากรณ์และสะกดคำ โดยอาจด้วยตัวเอง แล้วใช้โปรแกรมตรวจสอบการสะกดคำซ้ำก็ได้ หรือหากเป็นไปได้ลองให้เพื่อนร่วมงานหรือ Sales Admin ช่วยตรวจสอบอีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจได้ว่าไม่มีข้อผิดพลาดในใบเสนอราคา การตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูลอย่างละเอียด จะช่วยป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น และสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างดี
6. ส่งใบเสนอราคาให้ไว
ลูกค้าส่วนใหญ่ต้องการข้อมูลอย่างรวดเร็ว การส่งใบเสนอราคาช้า อาจทำให้ลูกค้าเปลี่ยนใจไปใช้บริการจากคู่แข่งได้ หากมีลูกค้าหลายราย ให้จัดลำดับความสำคัญของลูกค้า และให้ความสำคัญกับลูกค้าที่ต้องการใบเสนอราคาด่วนก่อน หรือเกิดเหตุที่ทำให้ไม่สามารถส่งใบเสนอราคาได้ทันที ควรแจ้งกำหนดเวลาที่จะส่งให้ลูกค้าอย่างชัดเจน เพื่อแสดงความรับผิดชอบ นอกจากนี้ ความรวดเร็วในการบริการแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจที่มีต่อลูกค้า ซึ่งจะสร้างความประทับใจและนำไปสู่ความสัมพันธ์ที่ดีในระยะยาวได้
7. ติดตามผล
หลังจากส่งใบเสนอราคาไปแล้ว ควรติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ จนกว่าลูกค้าจะตัดสินใจ และสอบถามความคิดเห็นพร้อมให้ข้อมูลเพิ่มเติมหากลูกค้ามีข้อสงสัย และอย่าลืมขอบคุณที่ลูกค้าให้ความสนใจ เพื่อแสดงถึงความใส่ใจและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า
ออกใบเสนอราคาระดับมืออาชีพง่าย ๆ เพียงปลายนิ้ว ด้วย “ระบบออกใบเสนอราคา” บน CRM & Sales Management จาก SellStory
การทำใบเสนอราคา (Quotation) อย่างมืออาชีพ เป็นสิ่งสำคัญที่ธุรกิจทุกประเภทควรให้ความสำคัญ เพราะการออกใบเสนอราคาสินค้าจะช่วยสร้างความประทับใจ เพิ่มโอกาสในการขาย ลดความผิดพลาด สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า และนำไปสู่ความสำเร็จของธุรกิจในที่สุด เรียกได้ว่าใบเสนอราคานั้น ถือเป็นก้าวแรกสู่ความสำเร็จเลยก็ว่าได้
ส่วนใครที่อยากเป็นนักขายมืออาชีพ เรามีตัวช่วยที่จะทำให้การออกใบเสนอราคาเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยระบบออกใบเสนอราคาของ SellStory เพราะ SellStory มีฟีเจอร์ที่ช่วยสร้างใบเสนอราคาได้อย่างรวดเร็ว ง่ายดาย และเป็นมืออาชีพ แถมยังช่วยจัดการข้อมูลลูกค้า ติดตามสถานะใบเสนอราคา และวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อปรับปรุงกลยุทธ์การขายได้อีกด้วย แล้วจะรู้ว่าการทำใบเสนอราคาให้ปังง่ายนิดเดียว!
สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม หรือ สมัครใช้งานฟรี ได้เลยที่ SellStory
