การสร้างใบเสนอราคา มีความสำคัญต่อธุรกิจอย่างไร
การสร้างใบเสนอราคาเป็นการที่ผู้ขายจัดทำเอกสาร เพื่อนำเสนอรายละเอียดสินค้า หรือบริการ พร้อมราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ส่งให้กับลูกค้าอย่างเป็นทางการ ก่อนที่จะเข้าสู่ขั้นตอนการสั่งซื้อ โดยการทำใบเสนอราคาไม่ว่าจะเป็นรูปแบบเอกสาร หรือใบเสนอราคาออนไลน์ที่จะส่งให้กับลูกค้า ถือเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการขาย เพื่อเชื่อมโยงไปยังการออกเอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ ที่สำคัญ เช่น ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ใบวางบิล และใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน ในขั้นตอนต่อไปด้วย
ทำไม “การสร้างใบเสนอราคาออนไลน์” จึงสำคัญในยุคดิจิทัล
ใบเสนอราคารูปแบบออนไลน์นั้นมีความสำคัญต่อการตลาดและการทำธุรกิจใจยุคดิจิทัลอย่างมาก เพราะช่วยลดปัญหาที่พบบ่อยในการสร้างใบเสนอราคารูปแบบเอกสาร และเพิ่มความสะดวกในการทำงานของฝ่ายขาย โดยเฉพาะด้านต่อไปนี้
- จัดส่งใบเสนอราคาออนไลน์ให้กับลูกค้า ผ่านอีเมล และช่องทางติดต่ออื่น ๆ ได้ทันที
- สามารถแก้ไขเอกสารใบเสนอราคาได้รวดเร็วผ่านระบบออนไลน์
- ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการทำธุรกิจได้ไม่ต่างจากใบเสนอราคารูปแบบเอกสาร
- ระบบออกใบเสนอราคาออนไลน์ส่วนใหญ่สามารถดูประวัติการแก้ไข และข้อมูลเอกสารย้อนหลังได้
- ลดความผิดพลาดในเรื่องของการคำนวณมูลค่าสินค้า หรือการตั้งสูตรใบเสนอราคาบน Excel ที่ยุ่งยากได้
- การจัดเก็บข้อมูลลูกค้าอย่างเป็นระบบ ไม่ตกหล่นเรื่องเอกสาร หรือทำข้อมูลลูกค้าซ้ำซ้อนกันหลายไฟล์
5 วิธีสร้างใบเสนอราคาอย่างมืออาชีพ
วิธีสร้างใบเสนอราคาที่ดีอาจไม่ได้มีวิธีที่ตายตัว เพราะสามารถปรับให้ยืดหยุ่นตามธุรกิจและบริการได้ แต่หากต้องการให้ใบเสนอราคามีรูปแบบที่เป็นมืออาชีพ พร้อมส่งต่อให้ลูกค้าได้ทันที สามารถทำได้ด้วย 5 วิธีต่อไปนี้
1. ใช้เทมเพลตมาตรฐาน พร้อมโลโก้บริษัท
เอกสารใบเสนอราคาที่ดีและเป็นมืออาชีพ ต้องเริ่มตั้งแต่การออกแบบที่บ่งบอกถึงเอกลักษณ์ขององค์กร เช่น มีโลโก้บริษัท ใช้สีประจำแบรนด์เป็นโทนสีโดยรวมของเอกสาร รวมถึงการใช้ฟอนต์ที่อ่านง่าย เอกลักษณ์เหล่านี้บนใบเสนอราคาจะช่วยให้ลูกค้าจดจำแบรนด์ ให้ภาพลักษณ์ที่น่าเชื่อถือ
การใช้เทมเพลตตัวอย่างใบเสนอราคาที่มีมาตรฐานจะช่วยให้คุณทำใบเสนอราคาและเอกสารการขายได้เป็นมืออาชีพ พร้อมเพิ่มโอกาสตัดสินใจจากลูกค้าได้มากขึ้นด้วย
อ่านบทความน่าที่สนใจ เกี่ยวกับ 12 ทักษะการขายที่นักขายยุคใหม่ต้องรู้ ช่วยปิดการขายได้มากกว่าที่คิด
2. ใส่รายละเอียดสินค้า หรือบริการให้ครบถ้วนและตรวจสอบง่าย
รายละเอียดบนใบเสนอราคาคือส่วนสำคัญที่สุด หากข้อมูลไม่ครบ หรือคลาดเคลื่อนอาจทำให้เกิดการเข้าใจผิดระหว่างผู้ขายกับผู้ซื้อได้ทันที โดยรายละเอียดและข้อมูลที่ต้องตรวจสอบอย่างละเอียดบนใบเสนอราคา มีดังนี้
- เลขที่ใบเสนอราคา (ต้องไม่ซ้ำกับเลขที่ใบเสนอราคาอื่น ๆ)
- ชื่อสินค้า (รหัสสินค้า) และบริการ
- จำนวนสินค้าที่มีการระบุหน่วยนับอย่างชัดเจน
- ราคาต่อหน่วย และราคารวม
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
- เงื่อนไขการชำระเงินและการจัดส่ง
- วันหมดอายุใบเสนอราคา
- หากมีส่วนลด หรือโปรโมชัน ควรระบุบนใบเสนอราคาด้วย
3. เพิ่มความชัดเจนเรื่องกำหนดเวลาและเงื่อนไขราคา
เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกันระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ ควรมีการกำหนดความชัดเจนเรื่องวันหมดอายุของใบเสนอราคาเพื่อป้องกันความเข้าใจผิด เช่น “ราคานี้มีผลภายใน 30 วัน” หรือ “เงื่อนไขเป็นไปตามข้อตกลง ณ.วันที่…” ซึ่งข้อดีของการใส่รายละเอียดที่ชัดเจนจะช่วยป้องกันการนำใบเสนอเก่ามาใช้อ้างในอนาคตเมื่อราคาเปลี่ยนแปลง สร้างแรงจูงใจให้ลูกค้าตัดสินใจเร็วขึ้น และช่วยให้ทีมขายวางแผนได้ดีขึ้นหากต้องต่อรองราคา
4. ใช้ระบบใบเสนอราคาออนไลน์ เพื่อความรวดเร็วและลดข้อผิดพลาด
การใช้เครื่องมือสำหรับงานขายช่วยสร้างใบเสนอราคาออนไลน์ เป็นวิธีทำใบเสนอราคาที่ช่วยให้ทีมขายสามารถสร้างเอกสารทางธุรกิจได้ด้วยเทมเพลตมาตรฐาน ช่วยจัดทำเอกสารได้รวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดในการคำนวณราคาและเชื่อมต่อรายละเอียดข้อมูลรายการสินค้าได้ทันที
แนะนำ SellStory ระบบ CRM & Sales Management
จัดการใบเสนอราคาได้แบบมืออาชีพ ด้วย ระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory เครื่องมือช่วยจัดการงานขายแบบครบวงจร ด้วยระบบออกใบเสนอราคาที่มาพร้อมฟีเจอร์เด่นต่อไปนี้
- เทมเพลตอัตโนมัติสามารถสร้างใบเสนอราคาได้ในไม่กี่คลิก
- ปรับแต่งใบเสนอราคาให้ตรงกับภาพลักษณ์ขององค์กรได้
- ดึงข้อมูลลูกค้าและการจัดการข้อมูลสินค้าได้อัตโนมัติ ไม่มีตกหล่น
- เก็บประวัติใบเสนอราคาไว้ในระบบ สามารถเรียกดูย้อนหลังได้
- ส่งใบเสนอราคาแบบออนไลน์ได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลารอคอยเอกสาร
- รองรับการอนุมัติเอกสารหลายระดับ
- เชื่อมต่อพร้อมอ้างอิงใบเสนอราคาไปยังเอกสารอื่น ๆ เช่น ใบวางบิล และใบกำกับภาษีได้ทันที
นอกจากนี้SellStory ระบบ CRM & Sales Management ยังมีอีกหลายฟีเจอร์เด่น ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ พร้อมยกระดับความเป็นมืออาชีพให้กับทีมขาย ใช้งานง่าย และไม่พลาดทุกการปิดดีลสำคัญ สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่แพ็กเกจและราคา
5. เชื่อมต่อใบเสนอราคากับระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)
เพื่อความต่อเนื่องในขั้นตอนการขาย ควรเลือกใช้ระบบที่ช่วยเชื่อมต่อกระบวนการขายครบวงจรตั้งแต่ออกใบเสนอราคา การติดตามใบเสนอราคา ไปจนถึงการออกใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการเชื่อมต่อทั้งหมดได้บนระบบเดียวจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ทีมขาย โดยเฉพาะในด้านต่อไปนี้
- ลดขั้นตอนซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูล
- ส่งต่อข้อมูลเข้าระบบบัญชี หรือกรมสรรพากรได้อัตโนมัติ
- จัดเก็บเอกสารเป็นระบบ ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
- ช่วยเชื่อมต่อการทำงานของฝ่ายขายและฝ่ายบัญชี
- ส่งเอกสารแบบออนไลน์ได้ทันที
สำหรับการใช้งาน ระบบออกใบเสนอราคาบน SellStory ระบบ CRM & Sales Management ยังสามารถใช้ฟีเจอร์ออกใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ฝ่ายขายและฝ่ายบัญชีทำงานต่อเนื่องได้ในระบบเดียว ลดขั้นตอนการทำงาน ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำหรือลงข้อมูลใหม่อยู่เป็นประจำ ทำให้ทีมขายมีเวลาโฟกัสลูกค้า พร้อมสู่ขั้นตอนปิดการขายได้ง่ายขึ้น
เรามีระบบจัดการข้อมูลการขายด้วย Sales Dashboard ที่เป็นตัวช่วยสำคัญในการดูแลทีมขายและวิเคราะห์ภาพรวมยอดขาย
สร้างใบเสนอราคาแบบมืออาชีพ เพื่อไม่พลาดโอกาสปิดดีลสำคัญ
การสร้างใบเสนอราคาแบบมืออาชีพ เป็นวิธีที่ช่วยสร้างความประทับใจแรกให้กับลูกค้าได้ในกระบวนการขาย ช่วยสะท้อนภาพลักษณ์ของธุรกิจที่บ่งบอกถึงความเข้าใจลูกค้า และใส่ใจในรายละเอียด การใช้ระบบออนไลน์เป็นวิธีทำใบเสนอราคาที่ช่วยให้ทีมขายทำงานได้เร็ว ลดข้อผิดพลาด และยกระดับความเป็นมืออาชีพให้ฝ่ายขายสามารถสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
ทั้งนี้ เพื่อให้การทำงานในกระบวนการขายเป็นไปอย่างราบรื่น เชื่อมต่อได้แบบไม่มีสะดุด ระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory คืออีกหนึ่งเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับนักขายยุคใหม่ ด้วยฟีเจอร์ที่สามารถจัดการได้ตั้งแต่ทำใบเสนอราคา ใบวางบิล ไปจนถึงการออกใบกำกับภาษี และยังมีระบบจัดการงานขายที่ช่วยติดตามสถานะและอีกมากมาย ทำให้ไม่พลาดทุกโอกาสปิดดีลสำคัญในงานขาย
สมัครทดลองใช้งานฟรี! หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร. 095-371-7988 และ Line :@SellStory
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ การสร้างใบเสนอราคา
1. ทำใบเสนอราคาแบบออนไลน์ ต่างจากทำบน Excel อย่างไร?
การสร้างใบเสนอราคาออนไลน์ทำงานได้เร็วกว่า เพราะมีเทมเพลตสำเร็จรูป ลดความผิดพลาด และติดตามสถานะได้เรียลไทม์ ส่วนการทำใบเสนรอราคาบน Excel มักจะเสี่ยงต่อความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำ ๆ หรือสูตรคำนวณที่ผิดพลาด
2. ตัวอย่างใบเสนอราคาที่ดี ต้องมีอะไรบ้าง?
ตัวอย่างของใบเสนอราคาที่ดีต้องมีชื่อบริษัท โลโก้ รายการสินค้า ราคา เงื่อนไขชำระเงิน วันหมดอายุข้อเสนอ และลายเซ็นผู้อนุมัติ
3. ต้องการทำใบเสนอราคา ควรเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง?
เตรียมข้อมูลรายการสินค้าและบริการ ราคาตามตกลง หากเป็นไปได้ควรมีรูปสินค้าประกอบเพื่อเพิ่มการตัดสินใจ เท่านี้ก็สามารถออกใบเสนอราคาได้ทันที