ใบเสนอราคา คืออะไร?
ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารที่ผู้ขายจัดทำขึ้น เพื่อเสนอราคาสินค้า หรือบริการให้กับลูกค้าก่อนการสั่งซื้อ โดยภายในเอกสารจะระบุรายละเอียดต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น ชื่อสินค้าหรือบริการ จำนวนที่ต้องการ ราคาค่าใช้จ่าย โปรโมชั่นส่วนลด เงื่อนไขการชำระเงิน Term & Condition ระยะเวลาส่งมอบ และวันหมดอายุของใบเสนอราคา นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มรายละเอียดของผู้ออกใบเสนอราคา และผู้อนุมัติใบเสนอราคาได้อีกด้วย
เรียกได้ว่า การทำใบเสนอราคาเป็นเอกสารสำคัญในกระบวนการขาย ที่ช่วยสร้างความชัดเจนและความโปร่งใสระหว่างผู้ขายกับผู้ซื้อ ซึ่งใบเสนอราคาจะอยู่ในขั้นตอนการสั่งซื้อเพื่อใช้ยืนยันราคาและเงื่อนไขก่อนออกใบสั่งซื้อ (ใบ PO) โดยใบเสนอราคานั้นยังสามารถใช้อ้างอิงข้อมูลบนเอกสารใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการขายได้อีกด้วย
“ใบเสนอราคา” จำเป็นอย่างไร ทำไมห้ามมองข้าม
แม้การทำใบเสนอราคาคือการทำเรื่องเอกสารหนึ่งในขั้นตอนการขาย แต่ก็มีผลโดยตรงต่อโอกาสปิดการขาย เพราะการทำใบเสนอราคาในรูปแบบที่เป็นมืออาชีพนั้นให้ข้อดีต่อธุรกิจในหลายด้าน ได้แก่
- สร้างความน่าเชื่อถือให้แบรนด์ :แบบฟอร์มใบเสนอราคาที่ชัดเจน ช่วยให้ลูกค้าเห็นความเป็นมืออาชีพและโปร่งใส ส่งผลดีในด้านการสร้างความน่าเชื่อถือ
- แสดงถึงความเป็นมืออาชีพของนักขาย : ใบเสนอราคาที่เข้าใจง่าย ช่วยสะท้อนภาพลักษณ์ที่ดี และบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพของฝ่ายขาย
- ใช้ในการต่อรองและยืนยันข้อตกลง : ทั้งสองฝ่ายสามารถใช้เอกสารนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงก่อนเซ็นสัญญา
- เป็นหลักฐานภายในองค์กร : ใช้ร่วมกันในการออกเอกสารการขายระหว่างฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี และฝ่ายจัดซื้อ
- เพิ่มโอกาสปิดการขาย :ลูกค้าเห็นรายละเอียดชัดเจน จึงง่ายต่อการตัดสินใจ เมื่อเห็นข้อมูลครบถ้วนและมีความเป็นมืออาชีพขององค์กรเรา
SellStory แนะนำทักษะในการขายด้วยบทความ รวม 12 เทคนิคปิดการขายที่จะช่วยเพิ่มยอดขายให้ธุรกิจคุณ พร้อมยกตัวอย่าง
ส่วนประกอบสำคัญของใบเสนอราคา มีอะไรบ้าง
ใบเสนอราคาที่ดีและมีความเป็นมืออาชีพ ควรมีโครงสร้างและข้อมูลสำคัญระบุเอาไว้ครบถ้วน เพื่อให้ทั้งลูกค้าและฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกัน โดยองค์ประกอบที่ควรมีได้แก่
- ชื่อบริษัท โลโก้ ที่อยู่ผู้ขาย
- ชื่อผู้ติดต่อของลูกค้าและข้อมูลติดต่อ
- รายละเอียดสินค้า บริการ
- ราคาต่อหน่วย จำนวน รวมสุทธิ
- เงื่อนไขการชำระเงิน
- ระยะเวลาส่งมอบ
- วันหมดอายุของใบเสนอราคา
- ผู้จัดทำ ผู้อนุมัติ
ตัวอย่างใบเสนอราคาที่นักขายมืออาชีพใช้จริง
สำหรับนักขายที่ยังไม่เห็นภาพเกี่ยวกับใบเสนอราคา เรามีตัวอย่างการออกใบเสนอราคา ที่ทำได้ง่าย ๆ บนเทมเพลตของ SellStory ระบบ CRM & Sales Management ระบบใบเสนอราคา ออนไลน์ ไม่ต้องปวดหัวกับการตั้งค่าสูตรบน Excel มาแนะนำ
ตัวอย่างที่ 1 : ใบเสนอราคาสินค้า
ตัวอย่างที่ 2 : ใบเสนอราคางานบริการ
ตัวอย่างที่ 3 : ใบเสนอราคาโครงการ
สำหรับใครที่เคยเจอปัญหายอดเงินไม่ตรง สูตรคำนวณผิดพลาดบ่อย หรือต้องคอยปรับแบบฟอร์มใบเสนอราคาอย่างในโปรแกรม Excel อยู่บ่อยครั้ง SellStory ช่วยแก้ไขปัญหานี้ เมื่อได้ใช้ ระบบออกใบเสนอราคา จากSellStory CRM & Sales Managementด้วยฟีเจอร์ที่ใช้งานง่าย รวดเร็ว ยืดหยุ่น รองรับกับทุกธุรกิจ อีกทั้งเรายังมีบริการ Sales Dashboard ที่ช่วยสร้างโอกาสปิดการขาย และช่วยให้งานบริการง่ายยิ่งขึ้นอีกด้วย
เทคนิคการทำใบเสนอราคาช่วยให้เพิ่มยอดขาย ปิดดีลได้เร็วขึ้น
นอกจากรายละเอียดข้อมูลบนใบเสนอราคาต้องครบถ้วนแล้ว หากต้องการเพิ่มโอกาสปิดการขายได้เร็วยิ่งขึ้นสามารถนำเทคนิคเหล่านี้ไปลองปรับใช้ในการขายได้
- ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและสุภาพ : การเขียนข้อมูลที่อ่านง่าย มีความชัดเจน โดยหลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิคที่ซับซ้อน หรือต้องใช้เวลาทำความเข้าใจนานเกินไป
- ระบุข้อเสนอพิเศษหรือส่วนลด : ทำการเน้นข้อเสนอพิเศษ อย่าง โปรโมชัน สิทธิพิเศษ ในใบเสนอราคาให้เด่นชัดเจน จะช่วยเพิ่มแรงจูงใจให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
- อย่าลืมวันหมดอายุของใบเสนอราคา : ไม่ว่าจะเป็นสินค้าที่มีราคากลางเปลี่ยนแปลงน้อย ก็ควรใส่วันหมดอายุเอกสาร เพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าตัดสินใจเร็วขึ้นนหมดอายุของเอก
- การระบุเงื่อนไข Term & Condition ในใบเสนอราคา : ความตรงไป ตรงมา เพิ่มความชัดเจน และเงื่อนไขต่างๆ บนในใบเสนอราคา มีส่วนต่อการช่วยลูกค้าพิจารณารายละเอียดในใบเสนอราคาสินค้า
- ตอบกลับลูกค้าเร็ว : ลูกค้าส่วนใหญ่ต้องการให้ตอบกลับทันที เพราะบ่งบอกถึงความใส่ใจและความพร้อมในการขาย ดังนั้น ยิ่งส่งใบเสนอราคาเร็ว โอกาสปิดดีลยิ่งสูง และควรมีทีม Customer Service ในการช่วยประสานงานให้กับลูกค้าได้ง่ายขึ้น
- ใช้ระบบออกใบเสนอราคาออนไลน์ : ควรใช้ระบบออกเอกสารการขายที่รวดเร็ว พร้อมการจัดส่งแบบออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็น Email หรือช่องทางแชท ได้ทันที ด้วยการออกไฟล์ลักษณะ PDF เพราะง่ายต่อการจัดเก็บและใช้เวลาดำเนินการที่น้อย อีกทั้งยังสามารถปรับเปลี่ยน เพิ่มเติมรายละเอียดของใบเสนอราคาได้ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มเติม Brand logo และมีระบบคำนวนที่ถูกต้อง แม่นยำ เพื่อลดการผิดพลาด
ใช้ระบบช่วยออกใบเสนอราคา เพิ่มความเร็วและลดความผิดพลาด
ปัญหาที่พบบ่อยจากการออกใบเสนอราคาที่มักจะทำให้เสียโอกาสปิดดีล คือ ข้อมูลตกหล่น ใส่ราคาผิด ส่งเอกสารซ้ำซ้อนและการติดตามสถานะล่าช้า การใช้ระบบช่วยออกใบเสนอราคาจึงเป็นวิธีที่ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ให้กับนักขายยุคใหม่ได้
ข้อดีของการใช้ระบบออกใบเสนอราคา
ระบบออกใบเสนอราคา มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่ช่วยให้การจัดการงานเกี่ยวกับเอกสารการขาย และการจัดทำใบเสนอราคาเป็นเรื่องง่าย ผ่านการใช้งานฟีเจอร์เหล่านี้
- สร้างเอกสารด้วยเทมเพลตที่สามารถปรับ แก้ไข และใส่ข้อมูลได้ภายในไม่กี่นาที
- การจัดเก็บข้อมูลลูกค้าและประวัติการเสนอราคาในระบบเดียว สามารถเรียกดูได้ทันทีไม่มีตกหล่น
- แชร์ใบเสนอราคาแบบออนไลน์ผ่านลิงก์หรืออีเมลได้ทันที ลูกค้าไม่ต้องรอนาน
- ติดตามสถานะการอนุมัติแบบเรียลไทม์
ระบบออกใบเสนอราคาของ SellStory ระบบ CRM & Sales Management
SellStory ระบบ CRM & Sales Managementถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์นักขายยุคดิจิทัล ด้วยฟีเจอร์ “Quotation Management” ที่ใช้งานง่าย ยืดหยุ่น ที่ใช้งานง่าย ยืดหยุ่น และช่วยลดเวลาการสร้างเอกสารซ้ำซ้อน โดยการใช้ระบบออกใบเสนอราคาของ SellStoryจะช่วยให้คุณจัดการงานเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ออกใบเสนอราคาได้รวดเร็วในไม่กี่คลิก
- รองรับการแนบรูปสินค้า โลโก้ และรายละเอียดเฉพาะ
- คำนวณราคารวมอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดทางตัวเลข
- อนุมัติเอกสารผ่านระบบ Workflow
- เชื่อมต่อกับระบบจัดการงานขายบน Sales Dashboard เพื่อดูสถานะการขายแบบเรียลไทม์
- ติดตาม และติดต่อลูกค้าได้รวดเร็วในช่องทางเดียว ผ่านระบบรวมแชท หมดปัญหาข้อความตกหล่น พร้อมจัดส่งใบเสนอราคาได้ทันที
ระบบออกใบเสนอราคา SellStory ยังรองรับการทำเอกสารการขายอย่างใบแจ้งหนี้ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน ช่วยทำงานได้ครบ จบในระบบเดียว
สรุป ใบเสนอราคา คือ เครื่องมือสำคัญที่ช่วยปิดดีลอย่างมืออาชีพ
ใบเสนอราคาไม่ใช่แค่เอกสารที่มีไว้เพียงเพื่อแจ้งราคา แต่เป็นเอกสารเครื่องมือในการขาย ที่สามารถบ่งบอกถึงภาพลักษณ์ ความเป็นมืออาชีพ และความน่าเชื่อถือขององค์กรได้เป็นอย่างดี ดังนั้น ใบเสนอราคา คือการเอกสารที่มีใส่ข้อมูลรายละเอียดอย่างเป็นระบบ ขั้นตอนที่ถูกต้อง รวมไปถึงคำสั่งซื้อ เงื่อนไขต่างๆ ระบบ SellStory ระบบ CRM & Sales Management จะช่วยให้ท่านเจ้าของธุรกิจหรือผู้จัดการฝ่ายขาย ติดตามใบเสนอราคา ติดตามการขาย Sales Pipeline ที่สามารถติดตามสถานะการขายได้ทันที จะช่วยให้ทีมขายสามารถทำงานได้เร็วขึ้น ลดความผิดพลาดจากการออกเอกสารได้มากขึ้น เพิ่มโอกาสปิดดีลได้แบบไม่มีสะดุด แบบมืออาชีพ พร้อมเปลี่ยนทุกขั้นตอนที่ยุ่งยากในงานขาย ให้กลายเป็นเรื่องง่ายที่แม้จะเป็นนักขายมือใหม่ก็ทำได้ สมัครทดลองใช้งานฟรี! ได้ทั้งบน Desktop Web Browser และ Mobile Application สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร 095-371-7988 หรือแอดไลน์ @sellstory
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ
1. ทำใบเสนอราคา บน Excel ได้ไหม?
ทำได้ไม่ยุ่งยากสำหรับจำนวนรายการสินค้าน้อย มูลค่าไม่สูง แต่การทำใบเสนอราคาผ่าน Excel ที่มีข้อมูลและรายการสินค้าจำนวนมาก อาจมีโอกาสผิดพลาดจากข้อมูลหรือการคำนวณได้ง่าย
2. แบบฟอร์มใบเสนอราคาควรมีอะไรบ้าง?
ชื่อบริษัทผู้ขาย ผู้ซื้อ รายละเอียดสินค้า ราคา เงื่อนไขชำระเงิน วันหมดอายุ และผู้อนุมัติเอกสาร
3. ทำใบเสนอราคาอย่างไรให้ปิดดีลได้เร็วขึ้น?
ส่งใบเสนอราคาเร็ว ใช้ภาษาชัดเจน ระบุส่วนลด และตั้งวันหมดอายุข้อเสนอเพื่อกระตุ้นการตัดสินใจของลูกค้า