เอกสารทางธุรกิจ หมายถึงอะไร?
เอกสารทางธุรกิจ คือเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในขั้นตอนการดำเนินงานทางธุรกิจ เพื่อยืนยันข้อตกลง เงื่อนไขทางการค้า และรายละเอียดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการ นอกจากนี้เอกสารทางธุรกิจยังใช้อ้างอิงเมื่อเกิดปัญหา และเป็นหลักฐาน เพื่อช่วยให้ทีม Customer Service ในการให้บริการหลังการขาย ได้อีกด้วย
การจัดทำและจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการบริหารงานด้านต่าง ๆ ภายในองค์กร เช่น ช่วยคุ้มครองสิทธิให้กับผู้ลงทุน ใช้เป็นหลักฐานเมื่อต้องทำการตรวจสอบ และใช้เป็นเอกสารในการยื่นภาษีให้กับกรมสรรพากร การจัดทำเอกสารให้ถูกต้องและจัดเก็บอย่างเป็นระบบจึงเป็นสิ่งสำคัญ
เอกสารทางธุรกิจ มีกี่ประเภท อะไรบ้าง?
เอกสารทางธุรกิจโดยส่วนใหญ่แล้วแบ่งได้ 2 ประเภท คือเอกสารที่ใช้ภายในองค์กร และเอกสารที่ใช้ส่งออกไปภายนอก ประกอบไปด้วย 10 เอกสารสำคัญด้วยกัน ดังนี้
1. ใบเสนอราคา (Quotation)
ใบเสนอราคา คือ เอกสารทางธุรกิจ ที่ผู้ประกอบการ หรือฝ่ายขายต้องจัดส่งให้กับลูกค้า โดยใบเสนอราคาจะเป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดของสินค้า หรือบริการ ทั้งจำนวน ราคา ภาษีมูลค่าเพิ่ม และราคารวมทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีการนำเสนอเงื่อนไขให้ทางผู้ซื้อได้ทราบ เพื่อใช้พิจารณาในการตัดสินใจซื้อได้ง่าย และเป็นเอกสารอ้างอิง เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้
อ่านบทความที่น่าสนใจ : ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร? พร้อมตัวอย่างที่นักขายมืออาชีพใช้เพื่อปิดดีล
2. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
ใบสั่งซื้อ เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ลูกค้า หรือผู้ซื้อต้องส่งให้กับผู้ขาย โดยจะส่งให้หลังจากได้รับใบเสนอราคาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว สำหรับใบ PO หรือใบสั่งซื้อจะมีรายละเอียดของสินค้า จำนวน หน่วย ราคา วันรับสินค้า และเงื่อนไขการชำระเงิน โดยใบสั่งซื้อยังใช้เป็นเอกสารยืนยันการสั่งซื้อให้กับลูกค้า และเป็นเอกสารอ้างอิงการขายให้กับผู้ประกอบการได้
3. ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ใช้ เพื่อแจ้งการชำระเงินสำหรับค่าสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าซื้อไป โดยรายละเอียดบนใบแจ้งหนี้จะเป็นข้อมูลสินค้า หรือบริการ ราคา จำนวน ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวมทั้งหมด สำหรับใบแจ้งหนี้จะใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการเรียกเก็บเงินตามระยะเวลาที่กำหนด
4. ใบวางบิล (Billing Note)
เอกสารที่ใช้ในทางธุรกิจเพื่อใช้เรียกเก็บเงินตามระยะเวลาที่กำหนด มีลักษณะการใช้งานที่คล้ายกับใบแจ้งหนี้ แต่มีรายละเอียดมากกว่า เพราะใบวางบิลผู้รับเงินจะรวบรวมยอดค่าใช้จ่ายคงค้างทั้งหมดที่เกิดขึ้นก่อนรอบวางบิล โดยอ้างอิงตามเลขที่ใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อเพื่อให้ผู้ซื้อตรวจสอบและชำระเงินตามกำหนด
5. ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี (Delivery Note/Tax Invoice)
ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี สามารถใช้เป็นเอกสารเดียวกัน หรือเอกสารแบบออกเป็นชุดได้ เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ใช้แจ้งการจัดส่งสินค้า หรือบริการให้กับลูกค้า โดยมีรายละเอียดของสินค้า จำนวน หน่วย วันที่ส่งสินค้า และในใบกำกับภาษีต้องมีข้อมูลของ ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) พร้อมราคารวมทั้งสิ้นของสินค้า หรือบริการ ซึ่งเอกสารนี้จะใช้ในวันที่จัดส่งสินค้า โดยให้ผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าลงชื่อในการรับสินค้าหรือบริการ เพื่อเป็นหลักฐานการเรียกเก็บเงิน
จัดการงานเอกสารทางธุรกิจแบบรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด ด้วยฟีเจอร์ออกใบเสนอราคาและเอกสารการขาย บนระบบ CRM & Sales Management ที่ออกแบบมาเพื่อให้บริหารจัดการงานขายได้ด้วยปลายนิ้ว พร้อมฟีเจอร์อีกมากมายที่ช่วยให้งานขายเป็นเรื่องง่าย ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่SellStory
6. ใบรับสินค้า (Goods Receipt)
สำหรับใบรับสินค้า เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ใช้ยืนยันว่าสินค้า หรือบริการมีการจัดส่งอย่างถูกต้องตามสัญญาซื้อขาย โดยมีรายละเอียดสินค้าที่ถูกจัดส่ง จำนวน และสถานที่มีการจัดส่ง เอกสารใบรับสินค้าจะสมบูรณ์เมื่อมีการเซ็นรับสินค้าจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว
7. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
ใบเสร็จรับเงิน เอกสารสำคัญทางธุรกิจที่ใช้เป็นเอกสารยืนยันในการรับชำระเงินจากลูกค้าเรียบร้อยแล้ว โดยรายละเอียดบนใบเสร็จรับเงินประกอบไปด้วย รายละเอียดของสินค้า บริการ ราคา จำนวน หน่วย VAT และราคารวมทั้งสิ้น ซึ่งต้องตรงกับใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีตามที่ลูกค้าได้ชำระเงินจริง
8. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)
ใบเพิ่มหนี้ คือเอกสารทางธุรกิจที่ใช้เรียกเก็บจำนวนเงินที่ต้องชำระเพิ่มจากใบแจ้งหนี้เดิม ซึ่งจำนวนเงินที่เพิ่มขึ้น อาจมาจาก จำนวนสินค้าที่สั่งซื้อเพิ่มเติม การเพิ่มรายละเอียดบริการที่ต้องการ หรือค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากจำนวนเดิม โดยต้องมีการระบุสาเหตุของการเพิ่มหนี้ และรายละเอียดของสินค้าที่เพิ่มอย่างชัดเจน
9. ใบลดหนี้ (Credit Note)
สำหรับเอกสารใบลดหนี้ จะใช้ในการลดจำนวนเงินที่ชำระตามใบแจ้งหนี้เดิม โดยมีสาเหตุจากลูกค้าได้สินค้าไม่ตรงตามรายการ หรืออาจมีการชำรุดเสียหายต้องส่งสินค้าคืน ใบลดหนี้ต้องมีรายละเอียดของจำนวนเงินที่ลดลง สาเหตุที่ทำการลดหนี้ และรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องลดหนี้
10. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Withholding Tax Certificate)
อีกหนึ่งเอกสารที่สำคัญที่ใช้ทางธุรกิจ เพื่อยืนยันการหักภาษี (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย) ตามกฎหมาย โดยจะใช้ในการหักภาษี ณ ที่จ่ายจากจำนวนเงินที่จ่ายให้กับผู้รับเงิน ส่วนใหญ่แล้วจะใช้สำหรับงานว่าจ้างหรืองานบริการ ซึ่งเอกสารนี้จะใช้ในการยื่นภาษีเงินได้ เพื่อลดภาระภาษีของผู้รับเงิน
ความสำคัญของ เอกสารทางธุรกิจ
เอกสารทางธุรกิจทั้ง 10 ประเภทนี้ ล้วนแต่มีความสำคัญที่ต้องใช้ในทางธุรกิจทั้งสิ้น ซึ่งแต่ละธุรกิจก็มีความจำเป็นในการใช้เอกสารแตกต่างกันตามความเหมาะสม อย่างไรก็ตาม เอกสารทางธุรกิจนั้นมีความสำคัญในหลายด้าน ดังนี้
- ใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงิน ค่าสินค้าหรือบริการ
- ใช้อ้างอิงเมื่อเกิดปัญหาในอนาคต
- ใช้เป็นเอกสารในการยื่นภาษี
- ใช้สำหรับการตรวจสอบบัญชี
- บ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพเพิ่มโอกาสปิดการขาย
- ประกอบการพิจารณาของลูกค้า ช่วยเพิ่มโอกาสตัดสินใจซื้อ
ลดความผิดพลาดในการออกเอกสารทางธุรกิจ ด้วย SellStory ระบบ CRM & Sales Management
สรุป เอกสารทางธุรกิจ คือองค์ประกอบสำคัญในการดำเนินธุรกิจและเป็นสิ่งที่ไม่ว่าเจ้าของธุรกิจหรือฝ่ายขายก็จำเป็นต้องรู้ว่าเอกสารทางธุรกิจมีอะไรบ้าง แต่ละแบบใช้ในกรณีใด ที่สำคัญคือต้องออกเอกสารทางธุรกิจให้ถูกต้อง มีรายละเอียดครบถ้วน เพื่อให้ทุกขั้นตอนในงานขายเป็นไปอย่างราบรื่นและปิดการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับผู้ประกอบการ ผู้จัดการฝ่ายขาย ที่ต้องการยกระดับงานขายให้มีประสิทธิภาพและทำงานได้อย่างมืออาชีพ ขอแนะนำ ระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory ที่มาพร้อมฟีเจอร์ช่วยออกเอกสารทางธุรกิจ ด้วยเทมเพลตเอกสารที่มีให้ใช้ตั้งแต่ ใบเสนอราคา ไปจนถึงใบเสร็จรับเงินสามารถปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น ช่วยจัดการได้ภายในไม่กี่คลิก และยังมีฟีเจอร์สำหรับงานขายอีกมากมายให้คุณเลือกใช้ได้อย่างไร้ข้อจำกัด
สมัครทดลองใช้งานฟรี! หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร. 095-371-7988 และ Line :@SellStory
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ เอกสารทางธุรกิจ
1. เอกสารทางธุรกิจ หมายถึงอะไร?
เอกสารที่ใช้ยืนยันข้อตกลงหรือธุรกรรมทางธุรกิจ เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน
2. ขั้นตอนการออกเอกสารทางธุรกิจ สำหรับผู้ประกอบการมีอะไรบ้าง?
โดยส่วนใหญ่แล้ว จะเริ่มจากการออกใบเสนอราคาให้กับลูกค้า เมื่อได้รับคำสั่งซื้อหรือใบ PO แล้ว ก็จะเป็นการออกเอกสารใบส่งสินค้า ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล และใบเสร็จรับเงิน
3. การใช้เอกสารออนไลน์ปลอดภัยไหม?
การออกเอกสารทางธุรกิจแบบออนไลน์ มีความปลอดภัย เพราะจัดเก็บได้อย่างเป็นระบบ ค้นหาได้ง่าย และยังมีข้อดีในเรื่องของความรวดเร็วในการส่งเอกสารด้วย