วิธีติดตามใบเสนอราคาแบบมืออาชีพ ทำอย่างไร พร้อมขั้นตอนเป็นระบบ เพื่อไม่พลาดทุกการขาย

ทำไมธุรกิจต้องติดตามใบเสนอราคา?

การติดตามใบเสนอราคา ไม่ใช่แค่ขั้นตอนสอบถามลูกค้าว่าได้รับเอกสารแล้วหรือยัง แม้ว่าใบเสนอราคาจะถูกส่งออกไปแล้ว แต่ลูกค้าหลายรายอาจยังไม่ได้ตัดสินใจในทันที การปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ติดตามหรือขอ Feedback อาจทำให้โอกาสทางการขายหลุดมือไป ซึ่งข้อดีของการติดตามใบเสนอราคา มีดังนี้

• ลดความผิดพลาด :การติดตามใบเสนอราคา ช่วยลดความผิดพลาดและการเข้าใจคลาดเคลื่อนได้ เช่น กรณีลูกค้าได้รับใบเสนอราคาแต่ข้อมูลบางส่วนไม่ครบ การติดตามจะช่วยให้ผู้ขายแก้ไขได้ทันท่วงที
• ติดตามสถานะการตอบรับของลูกค้า : หลังลูกค้าได้รับใบเสนอราคา การติดตามเป็นหนึ่งในขั้นตอน Sales Tracking ที่ช่วยให้รู้ว่าขณะนี้อยู่ในขั้นตอนใด เช่น รอตอบรับ อยู่ระหว่างเปรียบเทียบราคา หรือต้องการข้อเสนอพิเศษ
• เพิ่มโอกาสปิดการขาย :การติดตามใบเสนอราคาด้วยความเหมาะสม จะช่วยกระตุ้นให้ลูกค้าตัดสินใจได้เร็วขึ้น พร้อมปรับกลยุทธ์ได้ทันเวลา

อ่านบทความที่น่าสนใจ เกี่ยวกับ : ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร? พร้อมตัวอย่างที่นักขายมืออาชีพใช้เพื่อปิดดีล

ขั้นตอนการติดตามใบเสนอราคาแบบมืออาชีพ

เพื่อให้การติดตามใบเสนอราคาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด ต่อไปนี้คือขั้นตอนการติดตามลูกค้าหลังส่งใบเสนอราคา มีอะไรบ้าง

1. บันทึกข้อมูลใบเสนอราคาอย่างครบถ้วน

ก่อนจะเริ่มติดตามใบเสนอราคา ทีมขายต้องมีข้อมูลที่ครบและถูกต้องตั้งแต่ขั้นตอนแรก การเก็บรวบรวมข้อมูลของใบเสนอราคาอย่างครบถ้วนจึงมีความสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม โดยรายละเอียดของข้อมูลบนใบเสนอราคาที่ต้องบันทึก ได้แก่

• รายละเอียดผู้รับใบเสนอราคา (ชื่อบริษัท, ผู้ติดต่อ, ช่องทางการสื่อสาร)
• รายละเอียดสินค้า หรือบริการที่เสนอ
• จำนวนสินค้าและราคาต่อหน่วย
• เงื่อนไขการชำระเงินและการส่งมอบ
• วันหมดอายุของใบเสนอราคา

การบันทึกข้อมูลและรายละเอียดครบถ้วนจะช่วยให้การติดตามเป็นเรื่องง่าย และไม่พลาดข้อมูลสำคัญเมื่อต้องติดตามกับลูกค้า อาจเลือกใช้ระบบ CRM ที่มีฟีเจอร์ออกใบเสนอราคาแบบออนไลน์ เพื่อให้บันทึกและจัดเก็บใบเสนอราคาได้อย่างเป็นระบบ และติดตามได้อย่างแม่นยำ

2. ติดตามสถานะของใบเสนอราคา

เมื่อส่งใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว ควรแบ่งสถานะการติดตามอย่างชัดเจน โดยอิงจากขั้นตอนในการขาย เช่น

• เมื่อส่งให้ลูกค้าแล้ว ปรับสถานะเป็น “รอตอบรับ”
• หากได้รับ Feedback หรือรออนุมัติ ใส่หมายเหตุ จากหัวหน้างาน หรือผู้บริหาร
• อยู่ระหว่างการต่อรองราคา อาจทำการ Remark เพื่อคอยติดตาม
• กรณีมีการยกเลิก หรือไม่ตอบกลับ

หากด้วยเหตุผล “ยกเลิกใบเสนอราคา” เราสอบถามสาเหตุ และนำมาปรับปรุงพัฒนา เพื่อเตรียมเสนอในรอบถัดไป

• หากทำการปิดการขายได้สำเร็จ เราจะได้สามารถตรวจสอบวัดผลได้ง่ายยิ่งขึ้น

ทั้งหมดนี้ เป็นการติดตามสถานะใบเสนอราคาอย่างเป็นระบบ ช่วยบริหารจัดการในแต่ละขั้นตอนให้ฝ่ายขายสามารถดูสถานะบน Sales Pipeline ได้แบบเรียลไทม์ ทำให้เห็นภาพรวมและวางแผนการขายได้ง่ายขึ้น

อ่านบทความที่น่าสนใจ เกี่ยวกับ Sales Operation คืออะไร สำคัญต่อการเติบโตของธุรกิจอย่างไร?

3. ตั้งแจ้งเตือนและกำหนดเวลาตรวจสอบ

การตั้งระบบแจ้งเตือนช่วยให้ทีมขายไม่พลาดการติดตามใบเสนอราคา เพราะไม่ใช่แค่ลูกค้าที่อาจจะ “ลืมตอบกลับ” แต่ผู้ขายเองก็อาจจะ “ลืมติดตาม”ได้เช่นกัน โดยเฉพาะหากเลยระยะเวลาติดตามไปเกินกว่า 7 วัน ก็อาจจะทำให้พลาดโอกาสปิดการขายได้

สำหรับการแจ้งเตือนอาจใช้เครื่องมือสำหรับงานขายอย่างระบบ CRM SellStory ในการติดตามหลังจากส่งใบเสนอราคา โดยกำหนดระยะเวลาในการติดตามใบเสนอราคาหลังส่งให้ลูกค้าภายใน 3-5 วันซึ่งการติดตามสามารถทำได้ทั้งวิธีโทรศัพท์และส่งอีเมลสอบถาม

4. สื่อสารกับลูกค้าอย่างมืออาชีพ

หากถึงรอบการติดตามใบเสนอราคา ควรติดตามด้วยวิธีที่เหมาะสมกับลูกค้า พร้อมทั้งใช้การสื่อสารอย่างมืออาชีพและสุภาพ ดังนี้

• อีเมลติดตาม: ส่งข้อความที่สุภาพ ถามถึงความเห็นเกี่ยวกับข้อเสนอ และอาจยื่นข้อเสนอพิเศษ หรือโปรโมชันเพิ่มเติม
• โทรศัพท์ติดตาม : พูดคุยเพื่อสอบถามความคืบหน้า พร้อมเสนอแนวทางเพิ่มเติม หรืออาจใช้วิธีติดต่อทางโทรศัพท์สอบถามกับผู้มีอำนาจตัดสินใจโดยตรง
• ติดตามผ่านระบบแชท :ระบบแชทหรือการทำChat Commerce สามารถใช้ติดตามใบเสนอราคาได้เช่นกัน ข้อดีคือเสนอโปรโมชันและสิทธิพิเศษได้แบบเรียลไทม์ โดยหากเรามีระบบรวมแชททุกแพลตฟอร์มจะช่วยให้ทีมบริการลูกค้า (Customer Service) ทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น

ตัวอย่างการสื่อสาร

“เรียนคุณ [ชื่อ] ทีมงานของเราได้ส่งใบเสนอราคาไปเมื่อวันที่ [วันที่ส่ง] ไม่ทราบว่าทางบริษัทได้พิจารณาแล้วหรือยัง หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เรายินดีให้คำแนะนำเพิ่มเติมครับ/ค่ะ”

อ่านบทความที่น่าสนใจ เกี่ยวกับ Telesales คืออะไร? ยังจำเป็นอยู่มั้ย ในยุคที่ตลาดดิจิทัลเติบโต

5. วิเคราะห์ผลและปรับปรุงกระบวนการ

การติดตามใบเสนอราคาไม่ได้จบแค่การรอคำตอบจากลูกค้า แต่ควรมีการเก็บสถิติและวิเคราะห์ผลการติดตาม เพื่อปรับปรุงกระบวนการขายในอนาคต โดยส่วนที่สามารถนำมาวิเคราะห์ได้ เช่น

• อัตราการตอบรับใบเสนอราคา
• ระยะเวลาเฉลี่ยในการปิดการขาย
• ปัญหาที่พบบ่อย เช่น ราคา หรือเงื่อนไขการชำระเงิน
• วิธีติดตามใบเสนอราคาที่ได้ผลมากที่สุด

ข้อมูลเชิงสถิติเหล่านี้จะกลายเป็นรากฐานสำคัญในการปรับปรุงกลยุทธ์การขายให้สอดคล้องกับพฤติกรรมลูกค้าแต่ละกลุ่ม

ข้อดีของการติดตามใบเสนอราคา

นอกจากช่วยให้ฝ่ายขายทราบความคืบหน้าของเอกสารแล้ว การติดตามใบเสนอราคายังส่งผลดีในหลายด้าน ได้แก่

• การทำงานของทีมขายเป็นระบบมากขึ้น ทุกดีลมีการบันทึกสถานะและติดตามอย่างต่อเนื่อง
• การติดตามใบเสนอราคาอยู่เสมอ จะช่วยลดข้อผิดพลาดและเอกสารสูญหาย เพราะมีการจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
• เพิ่มความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ ลูกค้ารับรู้ถึงความใส่ใจและความเป็นมืออาชีพ
• ช่วยให้วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางแผนการขายครั้งต่อไป สามารถดูประวัติการเสนอราคาและผลลัพธ์ในแต่ละรอบได้อย่างแม่นยำ

แนะนำระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory

ระบบออกใบเสนอราคา เพื่อให้การติดตามใบเสนอราคาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำ ระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory เครื่องมือในงานขายที่มีระบบออกใบเสนอราคา พร้อมฟีเจอร์เด่นอย่าง

• เทมเพลตตัวอย่างใบเสนอราคา ที่ปรับแต่งให้ตอบโจทย์กับธุรกิจได้ง่าย
• ระบบจัดเก็บใบเสนอราคาแบบออนไลน์
• ตั้งสถานะและระบบเตือนอัตโนมัติ
• ดูประวัติการติดตามลูกค้าแบบเรียลไทม์
• ระบบรวมแชทจากหลายช่องทาง ช่วยให้ติดต่อลูกค้าได้รวดเร็ว
• ระบบเก็บข้อมูลลูกค้า คอยติดตามสถานะได้แบบไม่ผิดพลาด
• แสดงรายงานยอดขายและใบเสนอราคาผ่าน Sales Dashboard เพื่อนำไปวิเคราะห์และปรับกลยุทธ์ได้ง่าย

นอกจากนี้ SellStory ยังสามารถใช้งานได้ทั้ง Desktop, Web Browser และ Mobile Application พร้อมให้ผู้จัดการฝ่ายขายและผู้ประกอบการสามารถ บริหารงานขายได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่พลาดทุกโอกาสปิดการขาย สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ แพ็กเกจและราคา

ติดตามใบเสนอราคาอย่างเป็นระบบ เพื่อโอกาสปิดการขายที่ราบรื่น

สรุปหากเรามีการติดตามใบเสนอราคาอย่างเป็นระบบ ไม่เพียงแค่บอกถึงความเป็นมืออาชีพเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีที่ช่วยให้ฝ่ายขายสามารถควบคุมสถานะบน Pipeline ได้ดียิ่งขึ้นด้วย เพราะฝ่ายขายจะรู้ว่าใบเสนอราคาไหนมีแนวโน้มที่จะปิดดีลได้ หรือลูกค้าคนไหนที่ต้องการข้อเสนอพิเศษเพิ่มเติม การติดตามใบเสนอราคาจึงเป็น “เรื่องสำคัญ”ที่ไม่ควรมองข้าม

สำหรับท่านที่ต้องการยกระดับการทำใบเสนอราคา และติดตามใบเสนอราคาให้มีประสิทธิภาพ ระบบ CRM​ & Sales Management จาก SellStoryจะเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือในงานขาย ที่จะช่วยเชื่อมต่อขั้นตอนการจัดทำเอกสารการขาย ไปจนถึงการติดตามสถานะเพื่อปิดดีลได้บนระบบเดียว ช่วยเปลี่ยนงานขายที่ยุ่งยาก ให้กลายเป็นเรื่องง่ายที่จัดการได้ด้วยปลายนิ้ว

สมัครใช้งานฟรี! หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร. 095-371-7988 และ Line :@SellStory

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ การติดตามใบเสนอราคา