ระบบรวมแชท คืออะไร?
ระบบรวมแชท (Chat Center) หรือโปรแกรมรวมแชท คือ ซอร์ฟแวร์ที่ออกแบบมา เพื่อดึงข้อมูลการสื่อสารจากหลาย ๆ แพลตฟอร์มมารวมอยู่ในโปรแกรมเดียว เช่น การรวมแชท Facebook, Line, Instagram และ Live Chat จากหน้าเว็บไซต์ เพื่อความสะดวกสบายในการติดตามกระบวนการขาย ลดการตกหล่นของข้อมูลระหว่างทาง
ถือเป็นระบบที่เข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาการทำงานเดิม ๆ ที่แอดมินต้องสลับช่องทางการสื่อสารอยู่ตลอด จนอาจเกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน รวมไปถึงระยะเวลาในการสลับไปมา ที่ทำให้การทำงานล่าช้าลงไปด้วย
ทำไมธุรกิจยุคนี้ต้องใช้ระบบรวมแชท
ท่ามกลางสินค้าและบริการในยุคสมัยนี้ ที่พยายามพัฒนาเพื่อมอบประสบการณ์ที่เน้นความรวดเร็ว และสะดวกสบายให้กับผู้ใช้งาน ส่งผลให้พฤติกรรมของผู้บริโภคถูกปรับเปลี่ยนตามไปด้วย ธุรกิจที่มีการให้บริการทุกขั้นตอนอย่างรวดเร็ว จะมีโอกาสในการชนะใจลูกค้าได้มากกว่า เช่นเดียวกันกับการตอบแชท หากมีการตอบช้าเกิน 5 นาที ก็ถือเป็นการเพิ่มโอกาสให้ลูกค้าหันไปสนใจคู่แข่งได้แล้ว
การใช้ระบบรวมแชททุกช่องทางจึงกลายเป็นเครื่องมือชิ้นสำคัญของแทบธุรกิจ ในการเข้ามาอุดรอยรั่วของปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งมีลักษณะเหมือนกับ Live Chat ผสม Chatbot ที่สามารถโต้ตอบได้อย่างเรียลไทม์ ด้วยการใช้ AI ในการตอบคำถามเบื้องต้น แล้วส่งต่อมายังแอดมินในการสื่อสารต่อ
12 เหตุผลสำคัญ ที่ทำให้ระบบรวมแชทช่วยเพิ่มยอดขายได้
1. ตอบลูกค้าได้เร็วขึ้น
ระบบรวมแชทช่วยให้แอดมินสามารถตอบลูกค้าได้อย่างรวดเร็วเมื่อมีการแจ้งเตือน ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการสลับแพลตฟอร์มแบบเดิม ๆ อีกต่อไป
2. ลดปัญหาลูกค้าหลุด เพราะตอบช้า
หนึ่งในปัญหาที่ทำให้พลาดโอกาสปิดการขาย คือ แอดมินตอบช้า ซึ่งระบบรวมแชทมีการแจ้งเตือนที่แม่นยำ สามารถจัดการหมวดหมู่แชทตามสถานะได้ หมดปัญหาแชทโดนดันลงไปด้านล่างจนมองไม่เห็น
3. จัดการลำดับการตอบได้อย่างเป็นระบบ
ระบบรวมแชทจาก SellStory สามารถตั้งค่าหรือแบ่งหมวดหมู่แชทตามลำดับความสำคัญ เช่น แชทที่ยังไม่ได้อ่าน แชทที่ส่งต่อให้ทีมขายแล้ว และแชทที่กำลังดำเนินการ ทำให้ทีมงานสามารถแบ่งการทำงานได้อย่างเป็นระบบ
4. ตอบลูกค้าด้วยข้อความลัด
โปรแกรมรวมแชทจาก SellStory สามารถตั้งค่าข้อความที่ใช้บ่อยเป็นคีย์ลัดเอาไว้ได้ เช่น เลขบัญชี รายละเอียดสินค้า ข้อควรระวังในการใช้งาน หรือโปรโมชันพิเศษในการแต่ช่วง เพื่อความรวดเร็วในการตอบกลับ
5. รองรับลูกค้าจำนวนมากพร้อมกัน
ระบบรวมแชทมักมาคู่กับ Chatbot ตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบทสนทนาเบื้องต้น ทำให้ธุรกิจสามารถรองรับลูกที่ทักแชทมาพร้อมกันได้จำนวนมาก
6. เก็บข้อมูลลูกค้าได้อย่างเป็นระบบ
SellStory มาพร้อมกับระบบ CRM ในการเป็นฐานข้อมูลเพื่อเก็บข้อมูลสำคัญของลูกค้าเอาไว้ ทำให้ทีมขายสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้งานต่อได้อย่างสะดวก อีกทั้งทีมแอดมินยังตรวจสอบได้ว่าประวัติการสั่งซื้อของลูกค้าเป็นแบบไหน แม้จะเป็นการทักมาจากคนละช่องทางก็ตาม
7. มอบประสบการณ์ที่ดี
ความรวดเร็วและการมีข้อมูลในมือ เป็นการแสดงให้เห็นถึงความเตรียมพร้อมของทีมงานหลังบ้าน ส่งผลให้ลูกค้ารู้สึกประทับใจในการสนทนา จนทำให้เกิดการซื้อซ้ำในอนาคตได้
8. ทำงานร่วมกับ Chatbot
Live Chat และ Chatbot มักมาคู่กันในระบบรวมแชท เพื่อเป็นการคัดกรองความสนใจและข้อมูลเบื้องต้น Chatbot จะถาม-ตอบคำถามง่าย ๆ กับลูกค้า ก่อนส่งต่อให้ทีมขายหรือทีมแอดมิน ในการเตรียมข้อมูลที่ละเอียดและลงลึกมากขึ้น ก่อนเริ่มต้นพูดคุยกับลูกค้าอย่างจริงจัง
9. วิเคราะห์ข้อมูลแชท
ทีมสามารถตรวจสอบพฤติกรรม ความสนใจ ระยะเวลาการตอบ ช่วงเวลาที่มีคนทักเข้ามาบ่อย และสินค้าที่ได้รับความนิยมในแต่ละช่วง เพื่อนำมาสร้างกลยุทธ์ใหม่ ๆ ให้ตอบโจทย์ลูกค้ามากขึ้น
10. เพิ่มประสิทธิภาพให้ทีมขาย
เมื่อการสื่อสารกับลูกค้าถูกจัดระเบียบให้เป็นระบบมากขึ้น ทำให้ทีมขายจะมีเวลาในการประสานงานด้าน ๆ อื่นมากขึ้นตามไปด้วย ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของทีม
11. รองรับการเติบโตของธุรกิจ
ระบบรวมแชทและ CRM จาก SellStory รองรับการขยายผู้ใช้งานและเพิ่มแพลตฟอร์มในการรวมแชท เมื่อธุรกิจมีการเติบโตหรือมีบุคลากรเพิ่มขึ้น ก็ยังคงใช้งานระบบของเราได้โดยไม่จำเป็นต้องเริ่มใหม่ทั้งหมด
12. เพิ่มโอกาสปิดการขาย
ระบบ CRM ของ SellStory มาพร้อมกับฟังก์ชันการออกใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ การจัดการสินค้า และอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งเป็นการรวมทุกองค์ประกอบของงานขายเอาไว้ในระบบเดียว ทีมขายสามารถจัดการทุกอย่างได้อย่างรวดเร็วเพื่อปิดการขาย
อ่านบทความเพิ่มเติม: “ระบบรวมแชท” เปลี่ยนเกมธุรกิจ กับ 5 เหตุผลที่คุณไม่ควรพลาด
ใครควรใช้งานระบบรวมแชทบ้าง
- ร้านค้าออนไลน์: เพื่อรวบรวมการสื่อสารทุกช่องทางไว้ด้วยกัน ให้ง่ายต่อการจัดการ
- ธุรกิจที่ต้องตอบลูกค้าตลอดวัน: ช่วยลดขั้นตอนการทำงานของพนักงาน เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน
- ทีมขายที่มีหลายช่องทาง: ทำให้ทีมขายสามารถโฟกัสกับการตอบแชทผ่านระบบเดียว
- องค์กรที่ต้องการระบบ CRM: เลือกใช้ระบบ CRM ที่มีโปรแกรมรวมแชท เพื่อการจัดเก็บข้อมูลการสนทนาและการซื้อขาย สำหรับการนำเสนอโปรโมชันที่เหมาะสมกับแต่ละบุคคล
สรุป การใช้ระบบรวมแชทเพื่อความได้เปรียบ
การนำระบบรวมแชททุกช่องทางมาใช้กับธุรกิจ เป็นการลงทุนที่สร้างความคุ้มค่าในระยะยาว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระบบรวมแชทที่มาพร้อมกับระบบ CRM ช่วยบริหารด้าน Sales Operation ทั้งการเพิ่มความเร็ว และลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน ไปพร้อม ๆ กับการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า
SellStory ระบบ CRM & Sales Management จะช่วยคุณบริหารจัดการแชทจากทุกช่องทางให้เป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นการรวมแชทไลน์, Facebook, Instagram และอื่น ๆ คุณสามารถติดตามใบเสนอราคา ติดตามสถานะการขาย และ Sales Pipeline ได้อย่างทันท่วงที เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ลดความผิดพลาดในการออกเอกสาร เปลี่ยนเรื่องที่เคยซับซ้อนและยุ่งยาก ให้กลายเป็นเรื่องง่ายเพียงแค่คลิกเดียว แม้คุณจะเป็นนักขายมือใหม่ก็สามารถทำได้
สมัครใช้งานฟรี! หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร. 095-371-7988 และ Line :@SellStory
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ การใช้งานระบบรวมแชท
1. ถ้าลูกค้าทักมาจาก Facebook และ Line พร้อมกัน จะรู้ได้ไหมว่าเป็นคนเดียวกัน?
ได้ เพราะระบบ CRM จะทำการจัดเก็บข้อมูลและประวัติการคุยเอาไว้ ทำให้รู้ว่าลูกค้าคนนี้เคยทักมาจากช่องทางไหนบ้าง
2. การใช้โปรแกรมรวมแชท จะทำให้แพจ Facebook โดนแบนหรือไม่?
หากเป็นการเชื่อมต่ออย่างถูกต้องกับระบบที่น่าเชื่อถือ จะไม่มีปัญหาการโดยแบนอย่างแน่นอน
3. ระบบรวมแชทสามารถออกใบเสนอราคาได้หรือไม่?
ระบบของ SellStory มีฟังก์ชันการออกใบเสนอราคา โดยสามารถอัปโหลดส่งให้ลูกค้าทางแชทได้ทันที
4. สามารถตรวจสอบได้หรือไม่ว่าพนักงานคนไหนเป็นคนให้บริการหรือดูแลลูกค้าแต่ละราย?
ได้ ระบบจะมีการบันทึกประวัติการใช้งานอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการตอบแชท การดูแล และการปรับเปลี่ยนสถานะต่าง ๆ