ใบสั่งซื้อสินค้า คืออะไร?
ใบสั่งซื้อ หรือ ใบ PO (Purchase Order) คือเอกสารที่มีการระบุรายละเอียดการซื้อขายสินค้า หรือบริการ ที่เกิดขึ้นระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ซึ่งใบสั่งซื้อสินค้าจะใช้เป็นเอกสารยืนยันการสั่งซื้อเพื่อให้เกิดความชัดเจนและโปร่งใสในการทำธุรกิจ โดยทั่วไป ผู้ขายจะทำใบเสนอราคาให้ก่อนได้รับใบสั่งซื้อ หากผู้ซื้อตกลงตามเงื่อนไขนั้น จึงจะมีการออกใบ PO จัดส่งให้กับผู้ขาย เพื่อให้ผู้ขายดำเนินการส่งสินค้า หรือให้บริการตามข้อตกลงที่อยู่บนเอกสาร
ใบสั่งซื้อสินค้า จึงเป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างมากในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง สำหรับธุรกิจแบบ B2B ที่มูลค่าสั่งซื้อสูง เพราะใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง เพื่อลดความผิดพลาดในการสั่งซื้อและสั่งจ่ายในขั้นตอนซื้อ-ขาย ได้
ใบสั่งซื้อ (PO) ต่างจาก ใบขอซื้อ (PR) อย่างไร?
นอกจากใบสั่งซื้อสินค้า หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า ใบขอซื้อ หรือ ใบ PR (Purchase Requisition) ซึ่งเป็นอีกหนึ่งเอกสารที่อยู่ในวงจรของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเช่นเดียวกัน แต่ทั้ง 2 อย่างนี้มีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน ดังนี้
- ใบขอซื้อ (PR) : เป็นเอกสารที่ใช้ ‘ภายใน’ องค์กร เพื่อให้แผนกต่าง ๆ แจ้งความต้องการในการจัดซื้อสินค้าหรือบริการมายังฝ่ายจัดซื้อหรือผู้มีอำนาจอนุมัติ
- ใบสั่งซื้อ (PO) : เป็นเอกสารที่ใช้ ‘ภายนอก’ องค์กร เพื่อส่งให้กับซัพพลายเออร์หรือผู้ขาย หลังจากที่ใบขอซื้อได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว
ดังนั้น ก่อนที่จะออกใบสั่งซื้อสินค้า ต้องมีการอนุมัติใบขอซื้อสินค้าภายในองค์กรก่อน จากนั้นเมื่อได้รับใบเสนอราคาจากผู้ขายแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจึงจะทำการออกเอกสารใบสั่งซื้อให้กับผู้ขายต่อไป
ทำความรู้จักกับ ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร? พร้อมตัวอย่างที่นักขายมืออาชีพใช้เพื่อปิดดีล
ใบสั่งซื้อ มีความสำคัญอย่างไร?
ใบสั่งซื้อสินค้า หรือ ใบ PO นั้นเป็นเอกสารที่สำคัญอย่างมากในกระบวนการขาย และเป็นหนึ่งในเอกสารที่ฝ่ายขายรอคอย เพราะหมายถึงความสำเร็จในการ “ปิดการขาย” ได้สำเร็จ ทั้งนี้ ใบสั่งซื้อ ยังมีความสำคัญต่อธุรกิจในอีกหลายด้าน ดังนี้
ตรวจสอบความถูกต้องของค่าใช้จ่าย
ในใบสั่งซื้อจะมีข้อมูลที่ครบถ้วนทั้งชื่อ-ที่อยู่ผู้ซื้อและผู้ขาย รายละเอียดข้อมูลสินค้าหรือบริการ ยอดค่าใช้จ่ายรวมทั้งหมด ซึ่งเอกสารใบสั่งซื้อสินค้านี้สามารถนำมาใช้ตรวจสอบความถูกต้องกับใบเสร็จรับเงินหลังจากได้รับสินค้า เพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงได้
ติดตามการจัดส่งสินค้า
ใบสั่งซื้อใช้เป็นหลักฐานในการติดตามการจัดส่งสินค้าหรือติดตามสถานะให้บริการได้ เพราะเอกสารใบสั่งซื้อจะมีกำหนดวันที่ส่งสินค้า และรายละเอียดการชำระเงิน หรือเครดิตเทอม (Credit Term) เอาไว้อย่างชัดเจน
ป้องกันข้อพิพาท
ใบ PO มีการระบุข้อมูลสำคัญในการสั่งซื้อเอาไว้ครบถ้วน หากเกิดความเข้าใจผิดหรือมีข้อพิพาท เช่น ส่งของล่าช้า ชำระเงินไม่ตรงเวลา หรือจัดส่งสินค้าไม่ครบ ก็สามารถใช้ใบสั่งซื้อเป็นหลักฐานอ้างอิงได้
จากความสำคัญของใบสั่งซื้อตามที่กล่าวมา เรียกได้ว่าใบสั่งซื้อสินค้านั้นเป็นเอกสารที่ไม่ได้สำคัญแค่ผู้ซื้อ เพราะผู้ขายเองก็สามารถนำ ใบ PO มาใช้เป็นหลักฐานในการสั่งซื้่อ หรือป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้เช่นกัน
ไม่อยากพลาดโอกาสปิดการขาย ต้องออกใบเสนอราคาได้รวดเร็วทันใจฝ่ายจัดซื้อ! ด้วยเทมเพลตพร้อมใช้ที่สามารถปรับแต่งได้เอง บนระบบ CRM จาก SellStory ช่วยให้คุณไม่พลาดทุกโอกาสในงานขาย ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่แพ็กเกจและราคา
รายละเอียดที่ควรมีในเอกสารใบสั่งซื้อ
เพื่อให้ใบสั่งซื้อมีความถูกต้อง และสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงการสั่งซื้อได้จริง รายละเอียดบนเอกสารควรประกอบด้วยข้อมูลสำคัญอย่างครบถ้วน ดังนี้
- ชื่อเอกสาร : ระบุว่าเป็น ใบสั่งซื้อหรือ Purchase Orderอย่างชัดเจน
- เลขที่ใบสั่งซื้อ (PO Number) : เลขที่ใบสั่งซื้อที่ไม่ซ้ำกันเพื่อใช้ในการอ้างอิงและติดตามได้
- ข้อมูลผู้ซื้อ : ชื่อบริษัท ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- ข้อมูลผู้ขาย : ชื่อบริษัท ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของซัพพลายเออร์
- วันที่ออกเอกสาร : วันที่ที่ทำการออกใบสั่งซื้อ
- รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
- ชื่อหรือรหัสสินค้า
- คำอธิบายคุณสมบัติโดยละเอียด
- จำนวนหรือปริมาณที่สั่งซื้อ
- ราคาต่อหน่วย
- จำนวนเงินรวมของแต่ละรายการ
- ยอดรวม : ยอดรวมสุทธิและภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) (*ถ้ามี) สรุปยอดรวมทั้งสิ้น
- เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Terms) : เช่น เครดิต 30 วัน หรือชำระเงินเมื่อส่งมอบ
- เงื่อนไขการจัดส่ง (Delivery Terms) : สถานที่และวันที่กำหนดส่งมอบสินค้า
- ลายเซ็นผู้อนุมัติ : ลายมือชื่อของผู้มีอำนาจในการสั่งซื้อของบริษัท
อ่านข้อมูลความรู้เกี่ยวกับ ใบกำกับภาษี คืออะไร? มีกี่ประเภท และสำคัญอย่างไรต่อการทำบัญชี
ขั้นตอนการออกใบสั่งซื้อสินค้า
การออกใบสั่งซื้อสินค้าเป็นขั้นตอนสำคัญของกระบวนการจัดซื้อและจัดจ้าง ฝ่ายจัดซื้อจึงต้องดำเนินการตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง ตามรายละเอียดต่อไปนี้
- แผนกที่ต้องการสั่งซื้อสินค้าทำเอกสารใบ PR ให้กับฝ่ายจัดซื้อ
- ฝ่ายจัดซื้อจัดการหาซัพพลายเออร์หรือผู้ขายสินค้าตามรายการบนใบ PR อาจขอใบเสนอราคาจากผู้ขายหลายราย เพื่อทำการเปรียบเทียบราคา
- เมื่อตัดสินใจเลือกผู้ขายได้แล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะทำการออกเอกสารใบสั่งซื้อ หรือใบ PO พร้อมลายเซ็นอนุมัติจากผู้มีอำนาจ เพื่อจัดส่งให้กับผู้ขายเป็นการยืนยันคำสั่งซื้อ
- หลังจากได้รับสินค้าแล้ว ให้ทำการตรวจสอบสินค้าว่าตรงกับรายละเอียดบนใบสั่งซื้อหรือไม่
- กรณีที่มีทำใบเรียกเก็บเงิน ฝ่ายจัดซื้อต้องนำใบสั่งซื้อมาเปรียบเทียบกับข้อมูลบนใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice เพื่อตรวจสอบความถูกต้องก่อนชำระเงินตามขั้นตอนต่อไป
ข้อควรระวังสำหรับผู้ขายเกี่ยวกับ ใบสั่งซื้อสินค้า
สำหรับผู้ขายเอง นอกจากต้องจัดเตรียมสินค้าแล้ว ยังควรตรวจสอบเอกสารใบสั่งซื้ออย่างรอบคอบ เช่น
- ตรวจสอบรายละเอียดการสั่งซื้อ เช่น รายการสินค้า จำนวนสั่งซื้อ และยอดรวมในการสั่งซื้อ
- ตรวจสอบวันที่ออกเอกสารใบสั่งซื้อ และเลขที่ใบสั่งซื้อ ต้องมีความถูกต้องและไม่ซ้ำกับเลขที่เอกสารใบสั่งซื้ออื่น
- เอกสารใบสั่งซื้อต้องมีลายเซ็นอนุมัติจากผู้มีอำนาจลงนาม ซึ่งเป็นการยืนยันคำสั่งซื้อ
- ตรวจสอบสถานที่จัดส่งสินค้า เงื่อนไขและวันที่ชำระเงินอย่างละเอียด ซึ่งควรเป็นไปตามข้อตกลงจากการเจรจา หรือรายละเอียดบนใบเสนอราคา
ตรวจเช็กใบสั่งซื้อให้รอบด้าน ลดข้อผิดพลาด เพิ่มโอกาสปิดดีล
ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ไม่ว่าจะเป็นผู้ซื้อหรือผู้ขายก็จะเป็นต้องให้ความสำคัญ โดยเฉพาะการตรวจสอบความถูกต้องบนเอกสาร เพื่อไม่ให้พลาดการปิดดีลสำคัญ นอกจากนี้ยังใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงการสั่งซื้อ การสั่งจ่าย โดยใช้เป็นข้อมูลสำหรับออกเอกสารใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินตามขั้นตอนต่อไป
ส่วนเจ้าของธุรกิจหรือนักขายท่านไหนที่ติดปัญหาเกี่ยวกับการออกเอกสาร หรือเกิดข้อผิดพลาดบนใบเสนอราคาอยู่เป็นประจำ ขอแนะนำ SellStory ระบบ CRM & Sales Managementเครื่องมือสำหรับนักขาย ที่มีฟีเจอร์ช่วยงานขายมากมาย รวมไปถึง Sales Dashboard ทั้งระบบจัดการงานขายช่วยจัดเก็บเอกสารใบสั่งซื้อจากลูกค้า ระบบจัดการข้อมูลลูกค้าไม่ให้พลาดการติดต่อ หรือการจัดการเอกสารงานขาย ช่วยออกใบเสนอราคาและใบเสร็จรับเงินได้แม่นยำ ไม่ต้องกลัวพลาด
สมัครทดลองใช้งานฟรี! ได้ทั้งบน Desktop Web Browser และ Mobile Application สนใจถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร 095-371-7988 หรือแอดไลน์ @sellstory
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ ใบสั่งซื้อสินค้า
1. ใบสั่งซื้อ (PO) จำเป็นต้องมีทุกครั้งที่ซื้อของหรือไม่?
การสั่งซื้อที่มีมูลค่าสูงแบบ B2B ควรมีใบสั่งซื้อเสมอเพื่อเป็นหลักฐานและป้องกันความผิดพลาด ส่วนการสั่งซื้อเล็กน้อยที่มูลค่าไม่สูง อาจเลือกใช้วิธีเบิกเงินสดย่อยได้
2. เมื่อผู้ขายได้รับใบสั่งซื้อแล้วต้องทำอย่างไร?
ผู้ขายควรตรวจสอบรายละเอียดในใบสั่งซื้อทั้งหมด หากยอมรับเงื่อนไขตามนั้น ก็จะทำการยืนยันกลับ และเริ่มกระบวนการเตรียมสินค้าหรือบริการเพื่อจัดส่งตามข้อตกลงได้ทันที
3. ใบสั่งซื้อสามารถยกเลิกได้หรือไม่?
การยกเลิกใบสั่งซื้อขึ้นอยู่กับข้อตกลงของทั้งสองฝ่าย หากผู้ขายตอบรับใบสั่งซื้อแล้ว จะถือเป็นสัญญาที่ผูกมัด การยกเลิกอาจทำได้หากผู้ขายยังไม่ได้เริ่มดำเนินการผลิตหรือจัดหาสินค้า หรืออาจมีเงื่อนไขเรียกค่าปรับตามที่ตกลงกันไว้บนใบเสนอราคาได้
4. ใบสั่งซื้อ ต่างจาก ใบแจ้งหนี้ อย่างไร?
ใบสั่งซื้อออกโดยผู้ซื้อเพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ ส่วนใบแจ้งหนี้ออกโดยผู้ขายเพื่อเรียกเก็บเงิน ค่าสินค้าหรือบริการหลังจากส่งมอบสินค้าหรือบริการ