ใบกำกับภาษี คืออะไร? มีกี่ประเภท และสำคัญอย่างไรต่อการทำบัญชี

ใบกำกับภาษี คืออะไร?

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เพื่อแสดงรายละเอียดของการซื้อขายที่เกิดขึ้น เช่น มูลค่าสินค้า บริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ตามกฎหมายภาษีอากรของกรมสรรพากร โดยใบกำกับภาษีถือเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี และใช้ในการหักภาษีซื้อ–ภาษีขายได้อย่างถูกต้อง

สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียน VAT (Value added tax) การออกใบกำกับภาษีอย่างถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญเพราะเป็นหลักฐานยืนยันธุรกรรมระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย รวมถึงช่วยลดความผิดพลาดในการทำบัญชีและยื่นภาษีประจำเดือนให้กับผู้ประกอบการด้วย

ความสำคัญของ ใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีทั้งรูปแบบเอกสารและ e-Tax Invoice เป็นเอกสารที่มีความสำคัญทางภาษีและบัญชี รวมถึงด้านอื่น ๆ ดังนี้

• หลักฐานทางกฎหมาย :ใบกำกับภาษี คือเอกสารสำคัญที่มีผลทางกฎหมายทันที หากผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT ไม่ออกให้กับผู้ซื้อหรือออกให้ไม่ถูกต้อง จะต้องระวางโทษตามที่กฎหมายกำหนด 
• คำนวณและวางแผนทางภาษี :ใบกำกับภาษีคือเอกสารที่ช่วยให้การบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายเป็นระบบ ทั้งยังนำไปใช้วางแผนภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ 
• สิทธิในการขอคืนภาษี :ใบกำกับภาษีใช้เป็นเอกสารแสดงภาษีซื้อ และสามารถนำไปหักออกจากภาษีขายในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม เพื่อนำส่งกรมสรรพากรหรือใช้เพื่อขอเครดิตภาษีจากสรรพากรคืน 
• ป้องกันการทุจริต :ทั้งใบกำกับภาษีแบบเอกสาร และ e-Tax Invoiceใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบรายได้ที่เกิดขึ้นจริงภายในองค์กร ช่วยป้องกันการทุจริตจากการสร้างข้อมูลเท็จได้
• ใช้ในขั้นตอนตรวจสอบบัญชี :ในขั้นตอนการตรวจสอบบัญชี ใบกำกับภาษีคือเอกสารที่ช่วยยืนยันความถูกต้องของรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง 
• ความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพ :ธุรกิจที่ออกใบเสนอราคา ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน บ่งบอกได้ถึงความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือ ช่วยสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า

ประเภทของ ใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีมีหลายประเภท ขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งานและรูปแบบของเอกสาร โดยสามารถแบ่งได้ดังนี้

1. ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ 

ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ คือ เอกสารที่มีการแสดงรายละเอียดที่ครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรกำหนด มักใช้กับการขายสินค้า หรือบริการระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B)โดยรายละเอียดที่ต้องแสดงบนเอกสารนี้ ได้แก่ 

• มีชื่อเอกสารคำว่า “ใบกำกับภาษี” แสดงอย่างชัดเจน
• แสดงชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
• แสดงชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
• หมายเลขเอกสารใบกำกับภาษี
• วันที่ออกเอกสาร
• รายการสินค้าหรือบริการ ที่มีการบอกจำนวนและราคาก่อนภาษีอย่างชัดเจน
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
• ราคาสินค้าหลังรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ลายมือชื่อของผู้มีอำนาจในการออกใบกำกับภาษี

อ่านบทความที่น่าสนใจ : ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบวางบิล (Billing Note) คืออะไร สำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ?

2. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ 

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ คือเอกสารการขายที่ใช้สำหรับร้านค้าปลีก หรือธุรกิจที่มีการขายสินค้าจำนวนมากและมูลค่าต่อรายการไม่สูง เช่น ร้านอาหาร ซูเปอร์มาร์เก็ต หรือร้านสะดวกซื้อ โดยข้อมูลที่ต้องมีบนใบกำกับภาษีอย่างย่อ มีดังนี้

• มีชื่อเอกสารคำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” แสดงอย่างชัดเจน
• แสดงชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
• เลขที่ หรือหมายเลขลำดับใบกำกับภาษีอย่างย่อ
• วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ
• รายละเอียดสินค้า หรือบริการ ที่มีการแสดงราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

3. เอกสารที่ออกแทนใบกำกับภาษี

กรณีที่ใบกำกับภาษีฉบับจริงสูญหายหรือชำรุด ผู้ขายสามารถออก “ใบกำกับภาษีแทนฉบับจริง” ให้กับผู้ซื้อได้ โดยต้องระบุคำว่า “ออกแทนใบกำกับภาษีฉบับจริงเลขที่…” เพื่อความถูกต้องตามกฎหมาย นอกจากนี้ในบางกรณียังสามารถใช้เอกสารอื่นแทนการออกใบกำกับภาษีได้ เช่น 

• ใบเพิ่มหนี้ เอกสารที่ใช้ในกรณีที่ต้องการเรียกเก็บเงินเพิ่มจากมูลค่าเดิม อาจเกิดจากการคำนวณที่ผิดพลาด หรือใส่ตัวเลขจำนวนสินค้าผิด 
• ใบลดหนี้ ใช้ในกรณีที่ต้องการลดมูลค่าสินค้าหรือบริการออกจากใบกำกับภาษีเดิมที่ออกไปแล้ว 
• ใบเสร็จรับเงินของส่วนราชการ เป็นใบเสร็จที่ออกโดยกรมสรรพากร กรมสรรพสามิต หรือกรมศุลกากร สำหรับการขายทอดตลาด

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) คืออะไร?

นอกจากใบกำกับภาษีที่เป็นรูปแบบเอกสารแล้ว ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์คืออีกตัวเลือกที่เจ้าของธุรกิจสามารถใช้เป็นหลักฐานในการซื้อ-ขายสินค้าให้กับลูกค้าได้ ซึ่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice เป็นเอกสารในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถจัดส่ง และจัดเก็บผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ช่วยลดต้นทุน ลดความยุ่งยาก มีความปลอดภัยสูง และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการจัดการข้อมูลในยุคดิจิทัล

สำหรับส่วนประกอบของ e-Tax Invoice นั้นต้องมีรายละเอียดที่ครบถ้วนเช่นเดียวกับใบกำกับภาษีฉบับเต็ม และต้องมีการลงนามเป็นลายมือชื่อดิจิทัลของผู้มีอำนาจออกเอกสารแสดงให้เห็นอย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังสามารถออกเอกสารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้เช่นกัน 

e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร? 

e-Tax Invoice & e-Receipt คือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) ในรูปแบบของการออกเอกสารเป็นชุด หรือแสดงในเอกสารใบเดียวกันด้วยการระบุที่ส่วนหัวเอกสารว่า “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” สามารถใช้เป็นหลักฐานในการซื้อ-ขายสินค้า หรือบริการได้เช่นเดียวกัน สำหรับข้อดีของ e-Tax Invoice & e-Receipt คือช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดทำเอกสาร ลดต้นทุน และจัดเก็บข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากกว่ารูปแบบกระดาษเอกสาร 

การทำเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนใหญ่มักจะใช้ในเครื่องมือช่วยจัดการงานขาย (Sales Tools) เช่น ระบบ CRMที่มีฟีเจอร์ระบบออกใบเสนอราคาและเอกสารการขายที่มี Template ให้เลือกใช้งาน เพื่อลดข้อผิดพลาด และจัดการเอกสารได้รวดเร็ว 

หากคุณกำลังมองหาโซลูชันช่วยออกใบเสนอราคาหรือใบกำกับภาษีได้อย่างมืออาชีพ ระบบ CRM จาก SellStory ช่วยคุณได้ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่แพ็กเกจและราคา

ตัวอย่างใบกำกับภาษี 

เรามาดูตัวอย่างใบกำกับภาษี เพื่อให้เห็นรูปแบบของเอกสารสำคัญในการซื้อ-ขายสินค้า หรือบริการ ต่อไปนี้คือตัวอย่างใบกำกับภาษี สำหรับบุคคลธรรมดาและนิติบุคคลที่จดทะเบียน VAT ที่ออกโดยฟีเจอร์ออกใบเสนอราคา จาก ระบบ CRM & Sales Managementของ SellStory 

จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่าเอกสารใบกำกับภาษีมีรายละเอียดที่สำคัญระบุเอาไว้ครบถ้วนและชัดเจน ทั้งชื่อ-ที่อยู่ผู้ขายและผู้รับ รายการสินค้าพร้อมราคาก่อนและหลังรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งเอกสารฉบับนี้สามารถใช้ส่งให้กับลูกค้าได้ทั้งรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และเป็นเอกสารที่จับต้องได้ ตามความเหมาะสม

ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการใบกำกับภาษี

การออกเอกสารและจัดการกับใบกำกับภาษี หรือ e-Tax Invoiceเป็นขั้นตอนที่ต้องให้ความสำคัญ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาต่อไปนี้ 

• จัดเก็บเอกสารไม่ครบหรือสูญหายทำให้ไม่สามารถนำภาษีซื้อไปหักได้
• ออกใบกำกับภาษีผิดหรือข้อมูลไม่ตรงกับใบเสร็จรับเงิน
• ขาดระบบติดตามสถานะใบกำกับภาษี ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก
• ไม่สามารถเชื่อมโยงใบกำกับภาษีเข้ากับระบบบัญชีได้ทันที

ลดปัญหาการจัดการใบกำกับภาษี ด้วยฟีเจอร์ออกเอกสารการขายบน ระบบ CRM จาก SellStory

เพื่อลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการออกเอกสารและจัดการกับใบกำกับภาษี ระบบCRM & Sales Managementจาก SellStoryมาพร้อมกับฟีเจอร์ออกใบเสนอราคาและเอกสารการขาย ที่มี Template สำหรับจัดการเอกสารด้านการขาย เช่น ใบเสนอราคา ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ผู้ใช้งานสามารถออกเอกสารได้ทันที และยังรองรับรูปแบบ e-Tax Invoice & e-Receiptช่วยให้ผู้ประกอบการและฝ่ายขายทำงานง่าย ลดความผิดพลาด พร้อมยกระดับงานขายให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 

CRM & Sales Management จาก SellStoryยังมีอีกหลายฟีเจอร์เด่น ไม่ว่าจะเป็น Sales Dashboard ที่ช่วยสร้างโอกาสปิดการขาย และช่วยให้งานบริการง่ายยิ่งขึ้น ระบบจัดเก็บข้อมูลลูกค้า ระบบจัดการงานขาย ระบบรวมแชทChat Center และอีกมากมายที่ช่วยเปลี่ยนความยุ่งยากในงานขาย ให้กลายเป็นเรื่องง่าย สมัครทดลองใช้งานฟรี! ได้ทั้งบน Desktop Web Browser และ Mobile Application 

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร 095-371-7988 หรือแอดไลน์ @sellstory
อ้างอิง : https://www.rd.go.th/5209.html

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ ใบกำกับภาษี

หากลูกค้าท่านใดมีความสงสัยเกี่ยวกับ ใบกำกับภาษี เรารวบรวมทุกคำตอบมาให้แล้วที่นี่