การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) คืออะไร เจาะลึกประเภทและขั้นตอนที่ธุรกิจต้องรู้

การเก็บรวบรวมข้อมูล คืออะไร?

การเก็บรวบรวมข้อมูล คือ กระบวนการนำข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจมารวบรวมและจัดเก็บไว้ในที่เดียวกันอย่างเป็นระบบ ซึ่งเป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญของการทำ Data Management ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มาจากทุกทาง ไม่ว่าจะเป็นจากลูกค้า ตลาด หรือแม้แต่การทำแบบสอบถาม โดยมีจุดประสงค์หลักเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง นำไปวิเคราะห์ และใช้ตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจนั่นเอง

แต่ธุรกิจสมัยใหม่ไม่ได้เก็บแค่ข้อมูลพื้นฐานอย่างชื่อ เบอร์โทรศัพท์ หรือที่อยู่ของลูกค้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพฤติกรรมการซื้อ ความชอบ ความสนใจ รวมไปถึงประสบการณ์การสื่อสารกับธุรกิจ ไม่ว่าจะผ่านแชท โทรศัพท์ หรือโซเชียลมีเดียทั้งหมด

​​อ่านบทความที่น่าสนใจ:Sales Forecast คืออะไร? พยากรณ์อย่างไรให้แม่นยำและมีประสิทธิภาพ

การเก็บรวบรวมข้อมูลมีกี่ประเภท?

ข้อมูลไม่ได้มีแค่รูปแบบเดียว แต่แบ่งออกได้หลายประเภทด้วยกัน แต่ละประเภทก็มีประโยชน์ต่างกันในการวิเคราะห์ธุรกิจ โดยเราแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ ด้วยกัน ลองมาดูกันว่ามีแบบไหนบ้าง

1. รูปแบบของข้อมูล

การเก็บข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative Data)

ข้อมูลที่เป็นตัวเลขชัดเจน เช่น จำนวนการซื้อ ยอดขายต่อเดือน อัตราการกลับมาซื้อซ้ำ เหมาะสำหรับการทำสถิติและวัดผลแบบเป็นรูปธรรม

การเก็บข้อมูลเชิงคุณภาพ (Qualitative Data)

ข้อมูลที่ไม่ได้เป็นตัวเลข แต่สะท้อนความคิดเห็นหรือความรู้สึกของลูกค้า เช่น ความพึงพอใจต่อสินค้า เหตุผลที่เลือกใช้บริการ หรือปัญหาที่พบเจอ

2. แหล่งที่มาของข้อมูล

ข้อมูลภายในองค์กร / ข้อมูลปฐมภูมิ

ข้อมูลประเภทนี้คือข้อมูลที่เราลงมือเก็บเองจากแหล่งกำเนิดโดยตรงภายในธุรกิจ เช่น ฐานข้อมูลลูกค้าเก่า รายงานการขาย บันทึกการติดต่อที่ผ่านมา ทำให้ได้ข้อมูลที่สดใหม่และตรงตามความต้องการของเรามากที่สุด เช่น การทำแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจตลาด หรือ การสังเกตการณ์พฤติกรรมลูกค้า ข้อดีคือเราจะได้ข้อมูลที่ละเอียดและแม่นยำ แต่ก็ต้องแลกมาด้วยเวลาและค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูง

ข้อมูลจากภายนอก / ข้อมูลทุติยภูมิ

มาจากแหล่งภายนอก เช่น เทรนด์ตลาด คู่แข่ง หรือข้อมูลจาก Social Media

ข้อมูลประเภทนี้คือ ข้อมูลที่คนอื่นเก็บไว้ให้เราแล้ว จึงประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มากกว่า เช่น รายงานวิจัยที่ตีพิมพ์แล้ว สถิติต่าง ๆ หรือ ข้อมูลจากโซเชียลมีเดีย ข้อดีคือ ค้นหาง่ายและรวดเร็วทันใจ แต่ข้อจำกัดคือ ข้อมูลอาจไม่ตรงกับสิ่งที่เราต้องการทั้งหมด หรือเสี่ยงต่อการหยิบข้อมูลที่ไม่ถูกต้องมาใช้โดยที่เราไม่รู้ตัว

อย่างไรก็ตาม ถ้าข้อมูลถูกเก็บไว้กระจัดกระจายก็อาจทำให้ทีมงานวิเคราะห์ได้ยาก ระบบ CRM จะช่วยรวบรวมข้อมูลจากทุกแหล่งไว้ในที่เดียว ทั้งฐานลูกค้า ประวัติการซื้อ และอื่น ๆ  ช่วยให้ธุรกิจวิเคราะห์ได้ครบถ้วนและนำไปใช้จริงได้ทันที

วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ธุรกิจนิยม

ธุรกิจส่วนใหญ่เขาเก็บข้อมูลกันยังไงให้ได้ประสิทธิภาพ? มาดูกัน!

1. ทำแบบสอบถามหรือฟอร์มออนไลน์

หนึ่งในวิธีที่คุ้นเคยก็คือ การทำแบบสอบถาม หรือแบบฟอร์มที่ออกแบบเอง วิธีนี้ได้ข้อมูลตรง ๆ จากลูกค้า เพราะเป็นเหมือนการยิงคำถามเพื่อเก็บข้อมูลจากคนจำนวนมาก ๆ ในครั้งเดียว โดยมีทั้งคำถามแบบให้เลือกตอบและแบบให้พิมพ์ความเห็น เพื่อให้ได้ข้อมูลที่หลากหลายและครอบคลุม ซึ่งช่วยให้เราประหยัดเวลาและเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้รวดเร็วทันใจ เช่น ความพึงพอใจต่อสินค้า หรือความคิดเห็นที่มีต่อบริการ

2. การสัมภาษณ์

ถ้าอยากได้ข้อมูลที่ลึกกว่าการทำแบบสอบถาม การสัมภาษณ์คือคำตอบ เพราะเราจะได้พูดคุยแบบตัวต่อตัว ทำให้เข้าใจความคิด ความรู้สึก และความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น หรือจะใช้การสนทนากลุ่ม (Focus Group) ที่ให้คนหลายคนมาแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน ก็เป็นอีกทางที่ช่วยให้ได้ข้อมูลเชิงลึกได้

3. การสังเกตการณ์

วิธีนี้ง่ายและตรงไปตรงมา เพียงแค่สังเกตพฤติกรรมลูกค้าที่เกิดขึ้นจริง เช่น สังเกตว่าลูกค้าในร้านค้าของเราเดินไปดูสินค้าตัวไหนก่อน หรือคลิกดูสินค้าอะไรบ่อยที่สุดบนเว็บไซต์ของเรา วิธีนี้ช่วยให้เราได้ข้อมูลที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติ โดยไม่มีการปรุงแต่ง

4. การวิจัยเชิงทดลอง

ถือเป็นการเก็บข้อมูลแบบนักวิทยาศาสตร์เลยก็ว่าได้ เพราะเป็นวิธีที่เราจะทำการทดสอบสมมติฐานที่เราตั้งไว้ เช่น ลองเปลี่ยนสีปุ่ม “ซื้อเลย” บนเว็บไซต์ของเรา แล้วดูว่ายอดขายเพิ่มขึ้นหรือไม่ วิธีนี้ช่วยให้เราเข้าใจความสัมพันธ์แบบเหตุและผลได้อย่างแม่นยำ

5. การใช้ Social Listening

การรวบรวมข้อมูลด้วย Social Listening หรือการติดตามบทสนทนาของลูกค้าบนโซเชียลมีเดีย ทำให้เข้าใจภาพลักษณ์ของแบรนด์และแนวโน้มตลาดในมุมกว้าง

6. การเก็บข้อมูลผ่านการสนทนาและแชท

ทุกข้อความที่ลูกค้าส่งมาคือข้อมูลที่มีค่า หากไม่มีระบบช่วยเก็บ อาจพลาดรายละเอียดสำคัญไป แต่ถ้าใช้ CRM ที่รวมแชททุกช่องทาง ข้อมูลจะไม่หายไปไหน และพร้อมนำมาใช้ได้ทันที

7. การเก็บข้อมูลอัตโนมัติผ่านระบบ CRM

การเก็บข้อมูลอัตโนมัติผ่านระบบ CRMเป็นวิธีที่ทันสมัยมากขึ้น เช่น ติดตามพฤติกรรมลูกค้า ว่าคลิกดูสินค้าไหน เปิดอีเมลเมื่อไร หรือซื้อสินค้าผ่านช่องทางไหน ข้อมูลเหล่านี้ได้มาโดยอัตโนมัติ ทีมขายไม่ต้องจดเอง แต่มีข้อมูลพร้อมวิเคราะห์ตลอดเวลา

เพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมขายของคุณวันนี้! ด้วยระบบ CRM จาก SellStoryตรวจสอบแพ็กเกจที่นี่

อยากเก็บรวบรวมข้อมูลต้องทำยังไงบ้าง?

การเก็บข้อมูลให้มีคุณภาพต้องอาศัยการวางแผนและดำเนินงานอย่างเป็นระบบ แต่ถ้ายังไม่รู้ว่าต้องเริ่มยังไง ทำตามขั้นตอนที่เราสรุปมาให้ได้เลย

1. กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน

ก่อนจะเริ่มเก็บข้อมูลอะไร เราต้องรู้ก่อนว่ากำลังตามหาอะไรอยู่ เริ่มจากการตอบคำถามก่อนว่า เราต้องการข้อมูลนี้ไปทำอะไร เช่น 

• ใช้แก้ปัญหาด้านการขาย
• ใช้วิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้า
• ใช้ทำวิจัยตลาด

การมีเป้าหมายชัดเจนจะช่วยกำหนดทิศทาง ป้องกันการเก็บข้อมูลที่ไม่จำเป็น และได้ข้อมูลที่ตรงจุดที่สุด

2. ออกแบบวิธีการและเครื่องมือ

เมื่อรู้เป้าหมายแล้ว ขั้นต่อไปคือเลือกวิธีการเก็บข้อมูลที่เหมาะสม เช่น ถ้าอยากรู้ความเห็นลูกค้าจำนวนมากก็เลือกใช้ แบบสอบถามออนไลน์ แต่ถ้าอยากรู้ลึกถึงความรู้สึก ก็ต้องใช้ การสัมภาษณ์ หรือถ้าอยากประหยัดแรงงานก็ใช้ ระบบ CRM มาช่วยเก็บข้อมูลโดยอัตโนมัติ

3. เลือกกลุ่มตัวอย่างและแหล่งข้อมูล

กำหนดว่าข้อมูลจะเก็บจากใครหรือจากที่ไหน เช่น ลูกค้าเก่าที่เคยซื้อสินค้า กลุ่มลูกค้าใหม่ในตลาด หรือแม้แต่คู่แข่งในอุตสาหกรรม รวมถึงกำหนดขนาดกลุ่มตัวอย่างและวิธีการสุ่มให้เหมาะสม

4. เตรียมความพร้อมในการเก็บข้อมูล

จัดหาอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น แบบสอบถาม แอปพลิเคชัน หรือระบบ CRM หากต้องใช้ทีมงาน ควรมีการฝึกอบรมให้เข้าใจขั้นตอน วิธีการ และเป้าหมาย เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีคุณภาพและลดความผิดพลาด

5. ดำเนินการเก็บข้อมูล

ลงมือเก็บข้อมูลตามแผนที่วางไว้ ไม่ว่าจะเป็นการลงพื้นที่ สัมภาษณ์ออนไลน์ หรือการใช้ระบบดึงข้อมูลอัตโนมัติ โดยในระหว่างเก็บควรมีการตรวจสอบคุณภาพข้อมูลอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้แน่ใจว่าได้ข้อมูลครบถ้วนและน่าเชื่อถือ

6. ตรวจสอบและสรุปผลข้อมูล

เมื่อเก็บข้อมูลเสร็จสิ้น ต้องนำข้อมูลทั้งหมดมารวบรวม ตรวจสอบความถูกต้องและความครบถ้วน จากนั้นจึงนำไปวิเคราะห์ เพื่อหาข้อสรุปและสร้าง Sales Dashboard ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของธุรกิจ

ตัวอย่างการเก็บรวบรวมข้อมูลที่นำไปใช้ในธุรกิจได้จริง

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น เรามาดูตัวอย่างการใช้ข้อมูลในธุรกิจจริงกันดีกว่า

ธุรกิจ B2B

เก็บข้อมูลลูกค้าองค์กร เช่น ประวัติการติดต่อ ใบเสนอราคา หรือใบวางบิล หากใช้ Sellstory ทีมขายจะมีข้อมูลลูกค้าองค์กรทั้งหมดอยู่ในที่เดียว พร้อมทั้งเห็นทุกขั้นตอนชัดเจน ว่าดีลไหนอยู่ในขั้นไหน ลดโอกาสตกหล่น และเพิ่มโอกาสปิดการขาย

ร้านค้าออนไลน์

เก็บข้อมูลจากพฤติกรรมการกดดูสินค้า ประวัติการซื้อซ้ำ และช่องทางที่ลูกค้าเข้ามา ระบบ CRM จะทำรายงานอัตโนมัติออกมาเป็น Sales Report ให้เห็นภาพรวมแบบเรียลไทม์ ทำให้วางแผนโปรโมชันได้ตรงจุด 

ร้านอาหาร

เก็บข้อมูลลูกค้า เช่น เมนูที่ชอบ ช่องทางการสั่ง (หน้าร้าน, เดลิเวอรี, แชท) หรืออาจรวมไปถึงความถี่ในการกลับมาใช้บริการเมื่อใช้ CRM ช่วยให้เจ้าของร้านสามารถออกโปรโมชันตรงใจ เช่น ส่วนลดเมนูโปรด ส่งตรงไปหาลูกค้าคนเดิมผ่านแชทได้ทันที

การเก็บรวบรวมข้อมูล ด้วยระบบ CRM & Sales Management ดียังไง?

• ทีมขายทำงานเร็วขึ้นเพราะข้อมูลทุกอย่างถูกรวมไว้ในระบบเดียว ไม่ต้องเสียเวลาตามหาจากไฟล์ต่าง ๆ
• การติดตามลูกค้าชัดเจนขึ้นคุณรู้ได้ทันทีว่าลูกค้าคนไหนอยู่ในขั้นตอนไหนของการซื้อ ทำให้ติดตามได้ตรงจุด
• ลดงานซ้ำซ้อนเช่น การออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล Sellstory ทำได้ครบในระบบเดียว
• ขับเคลื่อนกลยุทธ์การตลาดเมื่อมีข้อมูลจริง ไม่ใช่แค่คาดเดา ธุรกิจสามารถออกแคมเปญที่ตรงใจลูกค้าและได้ผลลัพธ์ดีกว่าเดิม

อ่านบทความที่น่าสนใจ:เก็บข้อมูลลูกค้าอย่างเป็นระบบได้ไม่กี่ขั้นตอน ด้วย SellStory CRM & Sales Management

สรุป เพิ่มประสิทธิภาพการเก็บรวบรวมข้อมูล ด้วยระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory

การเก็บรวบรวมข้อมูล ไม่ได้เป็นแค่ขั้นตอนหนึ่งในธุรกิจ แต่คือรากฐานที่ทุกองค์กรต้องมี หากไม่มีข้อมูล การทำการตลาด หรือการขายก็เหมือนเสี่ยงดวง แต่ถ้ามีข้อมูลที่ดีและใช้ให้เป็น มันจะกลายเป็นพลังที่ผลักดันให้ธุรกิจเติบโตอย่างมั่นคง

และหากคุณกำลังมองหาตัวช่วยที่รวมทุกระบบไว้ในที่เดียว ทั้งการเก็บข้อมูลลูกค้า การจัดการงานขาย การออกเอกสาร ไปจนถึงการทำรายงานและแดชบอร์ด Sellstory CRM & Sales Management คือคำตอบที่จะทำให้ข้อมูลไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณเก็บ แต่คือสิ่งที่คุณใช้ เพื่อสร้างยอดขายและความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้าได้จริง

ลงทะเบียนใช้งานฟรี หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร 095-371-7988 และแอดไลน์ @sellstory ได้เลย!

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมข้อมูล