E-Procurement คืออะไร?
E-Procurement (Electronic Procurement) คือ ระบบการจัดซื้อจัดจ้างผ่านออนไลน์ ที่นำเทคโนโลยีมาใช้ในทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อ ตั้งแต่ค้นหาสินค้าและบริการ ขอใบเสนอราคา การอนุมัติ การสั่งซื้อ ออกใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงการชำระเงิน แทนที่จะใช้กระดาษและอีเมลแบบเดิม ๆ เพราะข้อมูลทุกอย่างจะถูกบันทึกและจัดการผ่านแพลตฟอร์มดิจิทัล ทำให้ทุกขั้นตอนโปร่งใส ตรวจสอบได้ และรวดเร็วขึ้น
การที่เราสามารถสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานจากซัพพลายเออร์ที่คุ้นเคย หรือเปรียบเทียบราคาจากหลายเจ้าได้ในที่เดียว อนุมัติการสั่งซื้อได้ง่าย ๆ เพียงแค่คลิก และทุกอย่างถูกบันทึกไว้ในระบบโดยอัตโนมัติ ทำให้องค์กรไม่ต้องพึ่งพาเอกสารจำนวนมาก ลดความผิดพลาด และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
E-Procurement มีกี่ประเภท?
E-Procurement มีหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานและเป้าหมายของแต่ละองค์กร แต่สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่
- ระบบการจัดซื้อภายใน (Internal Buy-Side System)
เป็นระบบการจัดซื้อออนไลน์ของบริษัทที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้เองโดยเฉพาะ เน้นความปลอดภัยและควบคุมขั้นตอนการทำงานได้ละเอียด โดยมักจะรวบรวมแค็ตตาล็อกสินค้า และข้อมูลซัพพลายเออร์ไว้ในระบบเพื่อให้พนักงานสามารถสั่งซื้อได้ทันที
- ระบบการจัดซื้อโดยตรง (Direct Purchasing System)
เป็นระบบการจัดซื้อที่เชื่อมต่อระบบขององค์กรเข้ากับระบบของซัพพลายเออร์โดยตรง ช่วยให้ได้ราคาดีและทำให้การสั่งซื้อ ไปจนถึงการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ทำได้อย่างราบรื่น
- ระบบการจัดซื้อตลาดอิเล็กทรอนิกส์ (E-Marketplace)
เป็นระบบการจัดซื้อผ่านแพลตฟอร์มที่เปิดให้ผู้ซื้อและผู้ขายมาเจอกันได้ในที่เดียว ทำให้เกิดการแข่งขันด้านราคาและเพิ่มทางเลือกให้กับผู้ซื้อ
- ระบบการจัดซื้อแบบทำงานร่วมกัน (Collaboration)
เป็นระบบการจัดซื้อที่ทำงานร่วมกันระหว่างองค์กรและคู่ค้าหรือซัพพลายเออร์แบบใกล้ชิด สามารถวางแผนการจัดซื้อระยะยาว และเชื่อมโยงข้อมูลร่วมกัน เพื่อให้กระบวนการจัดซื้อเป็นไปอย่างอัตโนมัติที่สุด
E-Procurement มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไรบ้าง?
- ลดต้นทุนและเวลา : ไม่ต้องเสียเวลาในงานเอกสาร ลดค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อน
- โปร่งใสและตรวจสอบได้ : ทุกขั้นตอนมีบันทึกในระบบ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
- เพิ่มประสิทธิภาพทีมงาน : ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชีทำงานร่วมกันได้บนแพลตฟอร์มเดียว
- เชื่อมต่อกับSales Tools : ทำให้ข้อมูลลูกค้าและการจัดซื้อรวมอยู่ในที่เดียว ลดการทำงานซ้ำ
วิธีเลือก E-Procurement ให้ตอบโจทย์องค์กร
SellStory ได้สรุปขั้นตอนสำคัญในการเลือกระบบการจัดซื้อที่ใช่มาให้แล้ว จะมีอะไรบ้างไปดูกันเลย!
เช็กความต้องการขององค์กร
ก่อนจะมองหาระบบ ให้ถามตัวเองก่อนว่า เรากำลังเจอปัญหาอะไรในกระบวนการจัดซื้อบ้าง เช่น
- การอนุมัติที่ล่าช้า
- เอกสารสูญหายหรือไม่เป็นระบบ
- ตรวจสอบความโปร่งใสได้ยาก
- การบริหารซัพพลายเออร์ไม่มีประสิทธิภาพ
เมื่อระบุปัญหาได้ชัดเจนแล้ว จะเห็นว่าเราต้องการ ฟีเจอร์ อะไรในระบบบ้าง และจะช่วยให้เราเลือกระบบการจัดซื้อได้ตรงจุดมากขึ้น
ฟีเจอร์ที่ใช่ ต้องตอบโจทย์การทำงานจริง
ระบบ E-Procurement ที่ดีควรมีฟีเจอร์ที่ช่วยแก้ปัญหาที่ระบุไว้ในขั้นตอนแรก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฟีเจอร์พื้นฐาน ที่ขาดไม่ได้เลยคือ
- ระบบจัดการข้อมูลสินค้าและบริการ (Catalog Management) :ช่วยให้พนักงานสามารถเลือกสินค้าจากแค็ตตาล็อกที่กำหนดไว้ได้
- ระบบขออนุมัติและออกใบสั่งซื้อ (Approval & PO System) :ทำให้ขั้นตอนการขอและอนุมัติเป็นแบบดิจิทัลทั้งหมด ไม่ต้องเสียเวลาถือเอกสาร
- ระบบจัดการซัพพลายเออร์ (Supplier Management) :ช่วยให้มีฐานข้อมูลซัพพลายเออร์ที่เป็นระบบ
- ระบบออกรายงานและแดชบอร์ด (Reporting & Dashboard) : ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมการใช้จ่ายและสถานะการจัดซื้อ (Sales Dashboard) ทั้งหมดแบบเรียลไทม์ ทำให้ตัดสินใจได้แม่นยำขึ้น
ดังนั้น ควรมองหาระบบที่สามารถผสานการทำงานกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว เช่น ระบบ CRMหรือ Sales Forecast ได้ง่าย เพราะจะทำให้ข้อมูลไม่ขาดตอนและทุกฝ่ายทำงานร่วมกันได้ราบรื่น
มองความคุ้มค่าและอนาคต
การเลือก E-Procurementให้เหมาะสม ไม่ควรมองแค่ราคา แต่ควรมองไปถึงความคุ้มค่าและอนาคตด้วย
- ค่าใช้จ่าย (Cost) : เปรียบเทียบราคาจากผู้ให้บริการหลาย ๆ เจ้า ซึ่งนอกเหนือจากการราคาเริ่มต้นแล้ว ต้องพิจารณาค่าใช้จ่ายแฝงอื่น ๆ ด้วย เช่น ค่าติดตั้ง ค่าอบรม หรือค่าบำรุงรักษา เป็นต้น
- ความยืดหยุ่น (Scalability) : ระบบการจัดซื้อของบริษัทที่เลือกมา ควรมีความยืดหยุ่น สามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของเราได้ ไม่ว่าในอนาคตธุรกิจจะขยายใหญ่ขึ้น มีสาขามากขึ้น หรือเพิ่มจำนวนพนักงาน ระบบการจัดซื้อนั้น ๆ ก็ควรจะรองรับได้โดยไม่ติดขัด
- บริการหลังการขายและการซัพพอร์ต (Support) :ผู้ให้บริการที่ดีควรมีทีมงานที่พร้อมช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหา ไม่ปล่อยลอยแพ
ทดลองใช้ก่อนตัดสินใจเสมอ
เพื่อให้ได้ระบบการจัดซื้อออนไลน์ที่ตรงใจ วิธีที่ดีที่สุดก็หนีไม่พ้นการทดลองใช้ (Trial) ระบบที่สนใจ เพราะการได้ทดลองใช้จริงจะช่วยให้เราเห็นภาพชัดเจนขึ้นว่าระบบนั้นใช้งานง่ายหรือไม่ มีหน้าตาที่น่าใช้ไหม และตอบโจทย์การทำงานของทีมขายได้จริงหรือเปล่า
หากยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ลองพิจารณา แพลตฟอร์มที่ครอบคลุมการจัดการข้อมูลและรายงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อย่างระบบ CRM จาก SellStory ที่มีทั้งระบบจัดการงานขาย และระบบออกเอกสารการขาย ช่วยให้องค์กรของคุณเติบโตได้อย่างมั่นคงและยั่งยืนได้เลยวันนี้! ตรวจสอบแพ็กเกจที่นี่
E-Procurement ตัวอย่าง Case Study
หนึ่งในตัวอย่าง E-Procurementที่ชัดเจนที่สุดในไทย มาจากบริษัทผลิตและจำหน่ายปูนซีเมนต์รายใหญ่ที่มีบริษัทในเครือกว่า 14 แห่ง เดิมทีการจัดซื้อของบริษัทประสบปัญหาหลายด้าน เช่น
- ซอฟต์แวร์รองรับผู้ใช้งานจำกัด
- ใช้เอกสารกระดาษและค่าโทรศัพท์ในการติดต่อประสานงานมาก
- ระบบเดิมไม่สามารถรองรับการขยายตัวของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว องค์กรจึงได้วางแผนติดตั้งระบบการจัดซื้อ E-Procurement อย่างครอบคลุม ตั้งแต่การค้นหาสินค้าใน e-Catalog สั่งซื้อผ่านใบสั่งซื้อ (Purchase Order) การขอใบเสนอราคาผ่านระบบออนไลน์ (E-RFQ) การตรวจรับสินค้า การประมูลออนไลน์ (E-Auction) ไปจนถึงการชำระเงินผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Payment) ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงกันแบบดิจิทัลเต็มรูปแบบ ทำให้ลดการใช้เอกสารกระดาษไปได้เกือบทั้งหมด
ผลลัพธ์จากการใช้ E-Procurement
- ลดต้นทุนอุปกรณ์สำนักงานกว่า 285,000 บาท/ปี
- ลดต้นทุนแรงงานกว่า 2,400,000 บาท/ปี
- คืนทุน (Payback Period) ภายใน 3.02 ปี
- ได้ผลตอบแทนจากการลงทุน (IRR) สูงถึง 35.40% ซึ่งเกินกว่าเป้าหมายบริษัทที่ตั้งไว้ 20%
การวิเคราะห์ยังชี้ชัดว่าโครงการนี้ ควรค่าแก่การลงทุน เพราะช่วยให้องค์กรทำงานเร็วขึ้น ลดข้อจำกัดการใช้งานซอฟต์แวร์เดิม และเพิ่มความโปร่งใสของกระบวนการจัดซื้ออย่างแท้จริง
กรณีศึกษานี้พิสูจน์แล้วว่า E-Procurement ไม่ได้เป็นเพียงเทคโนโลยีใหม่ แต่คือ เครื่องมือเชิงกลยุทธ์ ที่ช่วยให้องค์กรขนาดใหญ่ลดต้นทุนและเพิ่มศักยภาพการแข่งขันได้จริง
อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ :แนวทางในการคัดเลือกระบบ E-procurement สำหรับบริษัทปูนซีเมนต์แห่งหนึ่งในประเทศไทย
แม้ตัวอย่างนี้จะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่ลงทุนหลายล้านบาท แต่ธุรกิจขนาดกลางและเล็กก็สามารถเข้าถึงประโยชน์ของ E-Procurement ได้เช่นกัน โดยไม่จำเป็นต้องใช้ต้นทุนสูง
ด้วยแพลตฟอร์มของ Sellstory ที่รวมทั้งระบบจัดซื้อ ระบบ CRM & Sales Management ไว้ในที่เดียว ธุรกิจสามารถเริ่มใช้ได้ทันทีในราคาที่เหมาะสม และปรับขยายได้ตามการเติบโต
สรุป จัดการงานจัดซื้อออนไลน์ E-Procurement ได้ง่าย ๆ กับ SellStory
E-Procurement คือระบบจัดซื้อออนไลน์ ที่ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้รวดเร็ว โปร่งใส และมีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมสร้างผลลัพธ์เชิงตัวเลขที่จับต้องได้จริง
ไม่จำเป็นต้องลงทุนสูง ก็สามารถได้รับประโยชน์แบบเดียวกันกับกรณีตัวอย่าง E-Procurement ข้างต้นได้ เพียงใช้ Sellstory CRM & Sales Management ที่มาพร้อมฟีเจอร์ ระบบจัดการงานขาย และระบบออกเอกสารการขาย ให้คุณสามารถจัดซื้อ จัดการลูกค้า และสร้างยอดขายได้ครบในแพลตฟอร์มเดียวสำหรับผู้ที่สนใจ ระบบ CRM & Sales Management ของ SellStory ที่มาพร้อมฟีเจอร์มากมายที่ช่วยทำให้การจัดซื้อโปร่งใส ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจ สามารถลงทะเบียนเพื่อเริ่มต้นได้ทันที หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร 095-371-7988 และแอดไลน์ @sellstory ได้เลย!
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ E-Procurement
1. E-Procurement เหมาะกับธุรกิจขนาดไหน?
E-Procurement เหมาะกับทั้งธุรกิจขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ ขึ้นอยู่กับรูปแบบการนำไปใช้ เช่น ธุรกิจ SME อาจเริ่มจากระบบที่เชื่อมกับการขายและการออกเอกสารก่อน ในขณะที่องค์กรใหญ่สามารถใช้ระบบที่มีความซับซ้อนมากขึ้น เช่น E-Marketplace หรือ Collaboration System ก็ได้เช่นกัน
2. การใช้ E-Procurement ต้องลงทุนสูงหรือไม่?
การลงทุนขึ้นอยู่กับรูปแบบและขนาดของระบบ หากเป็นองค์กรใหญ่ อาจต้องลงทุนพัฒนาและเชื่อมระบบหลายล้านบาท แต่หากเป็นธุรกิจ SME ก็สามารถใช้แพลตฟอร์มสำเร็จรูปอย่าง Sellstory ที่รวม E-Procurement, CRM และ Sales Management ไว้ด้วยกันในราคาย่อมเยาได้
3. E-Procurement ช่วยเพิ่ม ROI ได้จริงไหม?
จริง เพราะ E-Procurement ลดต้นทุนที่ซ่อนอยู่ในกระบวนการจัดซื้อแบบเดิม และเพิ่มความเร็วในการทำงาน ทำให้เงินลงทุนที่ใส่ไปคุ้มค่ากลับคืนมาในเวลาไม่นาน