เจาะลึก Data Management เคล็ดลับการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ให้มีประสิทธิภาพ

Data Management คืออะไร?

Data Management คือ กระบวนการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ตั้งแต่การนำเข้าข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลการจัดระเบียบ การดูแลรักษา และการทำให้พร้อมใช้งาน มีคุณค่า และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการทำงานและการตัดสินใจของธุรกิจได้อย่างเป็นระบบ

ทำไมธุรกิจต้องทำ Data Management?

ทุกองค์กรต่างก็มีข้อมูลหลั่งไหลเข้ามาอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะจากทางลูกค้า พนักงาน คู่ค้า หรือแม้แต่โซเชียลมีเดีย ดังนั้น การจัดการข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่ธุรกิจยุคใหม่ต้องให้ความสำคัญ เพราะสามารถช่วยสร้างประโยชน์ได้หลายด้าน ไม่ว่าจะเป็น

• ข้อมูลเติบโตแบบก้าวกระโดด : ยิ่งธุรกิจทำงานหลายช่องทาง ข้อมูลจากอีเมล แชท โซเชียล ซึ่งถือเป็นการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ (Big Data)หากไม่มีระบบรองรับ ข้อมูลก็จะกระจัดกระจายและไม่สามารถใช้งานได้จริง
• สร้างมูลค่าและความได้เปรียบจาก Big Data : เปลี่ยนข้อมูลลูกค้าและการขายให้กลายเป็น Insight ที่ช่วยเพิ่มยอดขายและปรับกลยุทธ์การตลาดได้
• ตัดสินใจได้เร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น : องค์กรที่จัดการข้อมูลเป็นระบบ สามารถช่วยในการตัดสินใจได้เร็วและแม่นยำกว่าคู่แข่ง
• ลดความเสี่ยงเรื่องข้อมูล : ทั้งการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต หรือข้อมูลหาย ทำให้ธุรกิจเสียหายได้ ถ้าไม่จัดการให้ดี
• ลดความผิดพลาดและความซ้ำซ้อน : กำจัดข้อมูลซ้ำ ทำให้ทุกแผนกใช้ข้อมูลเดียวกัน ไม่เกิดความสับสน หรือการทำงานซ้ำซ้อน
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน : ข้อมูลที่ถูกจัดระเบียบอย่างดี ช่วยให้ทีมขายติดตามสถานะได้ทันที โดยทีมการตลาดสามารถวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้าได้ดี และลึกขึ้น อีกทั้งช่วยบริการลูกค้าสามารถตอบคำถามได้เร็ว ส่งผลให้ธุรกิจเดินหน้าได้อย่างลื่นไหล

Data Management มีขั้นตอนอะไรบ้าง?

การทำ Data Management อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องวางระบบให้ข้อมูลมีคุณภาพ พร้อมใช้งาน และสร้างประโยชน์สูงสุด โดยทั่วไปแล้ว สามารถแบ่งกระบวนการจัดการข้อมูลได้ 6 ขั้นตอนสำคัญ ดังนี้

1. วางแผนการจัดการข้อมูล (Data Management Planning)

กำหนดกลยุทธ์และแนวทางในการจัดการข้อมูลทั้งหมดในองค์กรว่า ใครมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล ข้อมูลจะถูกจัดเก็บที่ไหน และมีวิธีการอัปเดตข้อมูลอย่างไร ยิ่งเราวางแผนได้ละเอียดมากเท่าไหร่ การทำงานในขั้นตอนต่อไปก็ยิ่งง่ายมากขึ้นเท่านั้น

2. การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection)

หลังจากมีแผนแล้ว ก็ถึงเวลาลงมือเก็บรวบรวมข้อมูลที่มาจากหลากหลายแหล่ง ไม่ว่าจะเป็นการกรอกแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ การพูดคุยผ่านโซเชียลมีเดีย การสำรวจ หรือจากฐานข้อมูลภายในองค์กรเอง

ทางที่ดีควรตรวจสอบคุณภาพของข้อมูลตั้งแต่ขั้นตอนแรกว่า ข้อมูลที่ได้มาต้องมีความถูกต้อง ครบถ้วน เชื่อถือได้ หากมีเครื่องมืออย่าง ระบบ CRMเข้ามาช่วยรวบรวมข้อมูลลูกค้าจากหลายช่องทางมาไว้ในที่เดียว จะทำให้เรามั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่ตกหล่น

อ่านบทความที่น่าสนใจ :การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) คืออะไร เจาะลึกประเภทและขั้นตอนที่ธุรกิจต้องรู้

3. การจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูล (Data Storage & Organization)

หากคุณลองนึกภาพว่า ถ้าข้อมูลลูกค้ากว่า 10,000 ราย ถูกเก็บแบบไม่เป็นระเบียบ จะวุ่นวายขนาดไหน ดังนั้น การเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบช่วยให้เราค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

การใช้เครื่องมืออย่างระบบ CRM เข้ามาช่วย ทำให้ข้อมูลลูกค้าแต่ละคนถูกบันทึกพร้อมประวัติการติดต่อ การสั่งซื้อ และสถานะดีลการขายต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ ทำให้ง่ายต่อการติดตามและทำงานต่อได้อย่างราบรื่น

4. การประมวลผลและการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Processing & Analytics)

ขั้นตอนนี้คือการแปลงข้อมูลดิบให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึก (Insight) ที่มีคุณค่าและเข้าใจง่าย

ด้วยเครื่องมือช่วยในการวิเคราะห์และแดชบอร์ด เช่น แดชบอร์ดของ Sellstory ที่แสดงทั้งยอดขาย แหล่งที่มาของลูกค้า และแนวโน้มพฤติกรรม จะช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมธุรกิจและตัดสินใจได้เร็วขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น

อ่านบทความที่น่าสนใจ :Sales Dashboard ตัวช่วยสำคัญในการดูแลทีมขายและวิเคราะห์ภาพรวมยอดขาย

5. การส่งเสริมการใช้ข้อมูล (Data Utilization)

หลังจากที่ผ่านการวิเคราะห์แล้ว ต่อมาคือ การนำข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นไปใช้ในการวางแผนการตลาด พัฒนาสินค้า และปรับปรุงกระบวนการขายให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ยกตัวอย่าง เช่น ทีมการตลาดสามารถใช้ข้อมูลจาก CRM เพื่อสร้างแคมเปญที่ตรงกลุ่มเป้าหมายได้มากขึ้น ทำให้การลงทุนมีประสิทธิภาพและได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเดิม

6. การปกป้องข้อมูล (Data Protection)

ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลสินค้า ถือเป็นทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดของธุรกิจ การปกป้องข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่มองข้ามไม่ได้ เราต้องมั่นใจว่าข้อมูลลูกค้าจะไม่รั่วไหล หรือสูญหายไปไหน

การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งานแต่ละคนในระบบ CRM เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละคนจะเห็นข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นสำหรับงานของตัวเองเท่านั้น และข้อมูลสำคัญจะไม่ตกไปอยู่ในมือของคนที่ไม่เกี่ยวข้อง

เพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมขายของคุณวันนี้! ด้วยระบบ CRM จาก SellStoryตรวจสอบแพ็กเกจที่นี่

ทำ Data Management ร่วมกับระบบ CRM ได้อย่างไร?

แม้ว่า Data Management จะเป็นกระบวนการที่ทำให้ข้อมูลมีคุณภาพ แต่ถ้าข้อมูลขนาดใหญ่เหล่านั้นไม่ถูกนำมาใช้จริง ก็ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์กับธุรกิจ ระบบ CRM จึงเป็นตัวช่วยสำคัญที่จะเปลี่ยนข้อมูลให้กลายเป็นพลังในการขายและการบริหารลูกค้า โดยสามารถใช้ระบบรายงานการขายและแดชบอร์ด ร่วมกับการจัดการข้อมูลได้ดังนี้

• รวมศูนย์ข้อมูลลูกค้า :เก็บข้อมูลจากหลายช่องทาง ทั้งอีเมล แชท โซเชียล ใบเสนอราคา ไว้ในระบบเดียว ช่วยให้ทีมขายและทีมการตลาดเข้าถึงง่าย ไม่เสียเวลาค้นหา
• ติดตามการขายได้เป็นระบบ :ทุกดีลถูกบันทึกอย่างเป็นระเบียบ รู้สถานะของลูกค้าแต่ละราย และช่วยวางแผนติดตามจนปิดการขายได้แม่นยำ
• จัดการสินค้าและบริการครบวงจร : จัดเก็บทั้งฐานข้อมูลสินค้า ราคา โปรโมชัน รวมถึงเอกสารทางการขายต่าง ๆ ไว้อย่างครบถ้วน ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความเร็วในการทำงาน
• วิเคราะห์และปรับกลยุทธ์การขาย :Dashboard และรายงานการขาย ช่วยให้ทีมเห็นข้อมูลเชิงลึก เช่น ช่องทางที่ทำยอดขายได้ดีที่สุด หรือสินค้าที่ลูกค้าสนใจ ช่วยให้เราปรับกลยุทธ์ในการขายให้เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้าแต่ละรายได้ทันที แถมยังช่วยสร้างโอกาส Upsell และ Cross-sell ได้อีกด้วย
• ควบคุมสิทธิ์และความปลอดภัยของข้อมูล :กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานให้เข้าถึงข้อมูลเท่าที่จำเป็น ช่วยลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล และรักษาความปลอดภัยของข้อมูลลูกค้า

สรุป Data Management ร่วมกับระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory เพื่อการจัดการข้อมูลที่ดีขึ้น

การวางกลยุทธ์และทำ Data Management อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้มั่นใจในข้อมูลที่ถูกต้องและปลอดภัยแล้ว ยังช่วยลดความซ้ำซ้อน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้วางกลยุทธ์ได้จริง อีกทั้งยังช่วยป้องกันความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต และลดโอกาสถูกโจมตีทางไซเบอร์ได้อีกด้วย

หากคุณต้องการเพิ่มศักยภาพการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ ให้พร้อมต่อยอดสู่ยอดขายและการบริการลูกค้าที่ดียิ่งขึ้น ระบบ CRM & Sales Management จาก SellStoryเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้องค์กรของคุณได้มากกว่าแค่การเก็บและจัดการข้อมูล แต่รวมไปถึงการจัดการลูกค้า การติดตามการขาย การออกเอกสารสำคัญ ไปจนถึงการสร้างรายงานและ Dashboard แบบเรียลไทม์ในระบบเดียว
สมัครทดลองใช้งานฟรีได้แล้ววันนี้ ทั้งบน Desktop Web Browser และ Mobile Application หรือสนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร 095-371-7988 และแอดไลน์ @sellstory ได้เลย!

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Data Management