การออกเอกสารการขายบน ระบบ CRM สำคัญต่อทีมขายอย่างไร?
ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับเอกสารการของทีมขายในยุคนี้ คือการติดตามสถานะเอกสารที่ยุ่งยาก หรือการค้นหาเอกสารที่บางครั้งถูกจัดเก็บกระจัดกระจาย หรือไฟล์ข้อมูลเอกสารเสียหาย ซึ่งปัญหาเหล่านี้อาจทำให้เสียโอกาสปิดการขายได้เช่นกัน ระบบ CRM ที่มีฟีเจอร์ออกเอกสารการขายจึงมีความสำคัญต่อทีมขายเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะ 3 ปัจจัยต่อไปนี้
1. ออกเอกสารได้รวดเร็ว ลดความผิดพลาด
การออกเอกสารบนระบบ CRM SellStory สามารถทำได้บนแพลตฟอร์มเดียว และมีเทมเพลตสำเร็จรูปที่พร้อมใช้งานได้ทันที ทั้งใบเสนอราคา,ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้,ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ช่วยออกเอกสารได้แบบครบวงจร ลดขั้นตอนในการกรอกข้อมูล เพิ่มความแม่นยำ และจัดทำได้รวดเร็ว
2. ลดเวลาการค้นหาเอกสาร
การทำงานบนระบบ SellStory CRM & Sales Management นั้นมีการเชื่อมต่อข้อมูลของทีมขายทั้งหมดบนJob Card ทำให้สามารถเรียกดูสถานะการทำงานของเซลแต่ละคน รวมถึงการแสดงข้อมูลของเลขที่เอกสารที่สามารถคลิกและเรียกดูได้ทันที ช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสาร แก้ปัญหาไฟล์เอกสารตกหล่นให้กับทีมขาย โดยสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา
3. เพิ่มประสิทธิภาพให้ทีมขาย
เมื่อกระบวนการออกเอกสารสามารถทำได้ผ่านระบบ CRM เพียงแพลตฟอร์มเดียว ทีมขายก็มีเวลาโฟกัสลูกค้ามากขึ้น ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน สร้างทีมเวิร์คที่แข็งแกร่ง เพิ่มโอกาสปิดการขาย และช่วยในการทำ Sales Forecast ได้แม่นยำมากยิ่งขึ้น
อ่านบทความที่น่าสนใจ :sale forecast คืออะไร ทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุดต่อธุรกิจ?
เจาะลึก! ฟีเจอร์เด่นบนระบบออกเอกสารการขาย ด้วย SellStory CRM & Sales Management
ระบบ CRM ของ SellStory มาพร้อมฟีเจอร์ช่วยออกเอกสารการขายที่ใช้เทมเพลตเดียวกัน ช่วยให้ออกเอกสารได้ง่าย รวดเร็ว และครบถ้วน ตั้งแต่ใบเสนอราคาจนถึงใบเสร็จรับเงิน โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. จัดทำใบเสนอราคาผ่านเทมเพลตที่รวดเร็ว ข้อมูลครบถ้วน
ใบเสนอราคา เปรียบเหมือนประตูบานแรกสู่การปิดการขาย ดังนั้นต้องมาพร้อมข้อมูลที่ครอบคลุม ครบถ้วน และมีความถูกต้อง ซึ่งระบบ CRM SellStory จะช่วยยกระดับการออกใบเสนอราคาให้ง่ายยิ่งขึ้น ด้วยเทมเพลตสำเร็จรูป ที่สามารถระบุข้อมูลพื้นฐานได้ครอบคลุม ไม่ต้องเสียเวลาสร้างเอกสารใหม่ ปรับแต่งและกำหนดสถานะใบเสนอราคาได้เอง ที่สำคัญคือระบุส่วนลด ภาษี ค่าขนส่ง โดยระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติทันที ให้คุณจัดส่งถึงลูกค้าได้ทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์
2. ติดตามการชำระเงินได้แบบไม่มีตกหล่น ด้วยใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
หลังจากออกใบเสนอราคา และมีการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว เอกสารสำคัญในกระบวนการขายที่ต้องออกให้กับลูกค้าต่อไป คือใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ซึ่งบนระบบ CRM & Sales Management ของ SellStory นั้นสามารถผูก Job Card ในระบบเพื่อเชื่อมต่อข้อมูลได้ทันทีไม่ต้องเสียเวลาใส่ข้อมูลใหม่ทุกครั้ง พร้อมช่องข้อมูลวันออกเอกสารและวันครบกำหนดจ่าย ช่วยให้ไม่พลาดการติดตามยอดชำระในทุกการสั่งซื้อ
3. ออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินถูกต้องตามกฎหมาย ลดความยุ่งยากในงานบัญชี
เมื่อได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว เอกสารที่อยู่ในขั้นตอนสุดท้ายของการขายคือใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งผู้ขายต้องออกให้กับผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานการซื้อ-ขายสินค้า โดยระบบออกเอกสารบน CRM SellStory เองก็ยังคงใช้เทมเพลตสำเร็จรูป ที่ใช้งานง่าย ออกเอกสารได้ไม่ยุ่งยาก และลดขั้นตอนการใส่ข้อมูลได้ด้วยการเชื่อมต่อกับ Job Card เพื่อให้ข้อมูลในการซื้อขายแสดงผลขึ้นได้ทันที และเป็นฟอร์มเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมาย สามารถใช้ในงานบัญชีต่อได้ทันที
สมัครใช้งานระบบ crm :ตรวจสอบแพ็กเกจและราคา
ยกระดับงานขายด้วยฟีเจอร์ออกเอกสารบน ระบบ CRM SellStory แบบ Step-by-Step
เพื่อให้เห็นภาพในการใช้งานระบบ CRM ของ SellStory สำหรับการออกเอกสารการขายได้ตั้งแต่ต้นจนจบ ลองมาดูการทำงานของฟีเจอร์นี้แบบ Step-by-Step กัน
Step 1 : สร้างและจัดส่งใบเสนอราคา
หลังจากลูกค้าแสดงความสนใจในการสั่งซื้อสินค้า เอกสารที่เซลต้องทำการจัดส่งให้ทันทีก็คือ ใบเสนอราคา ซึ่งการออกใบเสนอราคาบนระบบ SellStory CRM & Sales Management สามารถทำได้ง่าย ๆ ไม่กี่ขั้นตอน ดังนี้
- เลือกฟีเจอร์ “เอกสารการขาย” แล้วเลือก “ใบเสนอราคา” จากนั้นให้เลือกที่ “สร้างเอกสาร”
- หากเป็นใบเสนอราคาที่ต้องการผูก Job Card ให้เลือก “ผูก Job card”
- กรณีที่เป็น Job Card ที่มีรายละเอียดข้อมูลลูกค้าอยู่แล้ว หรือเคยมีการบันทึกประวัติลูกค้าเข้ามาในระบบไปแล้ว ข้อมูลทั้งหมดจะถูกแสดงผลทันที จากนั้นให้ปรับเปลี่ยนเลขที่ใบเสนอราคา
- กรณีที่เป็นใบเสนอราคาที่ไม่ได้ผูกกับ Job Card และไม่เคยมีการบันทึกข้อมูลลูกค้าเข้าระบบมาก่อน ผู้ออกเอกสารต้องทำการกรอกข้อมูลลูกค้าและข้อมูลสินค้าใหม่ โดยสามารถเลือกได้ทั้งจาก ข้อมูลสินค้าที่มีและเพิ่มข้อมูลสินค้าใหม่
- เลือกใส่ช่องทางการชำระเงิน (เลขบัญชีธนาคาร, QR Code)
- เลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และตรายาง เพื่อความสมบูรณ์ของเอกสาร
- ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมด เช่น สินค้า ราคา ส่วนลด ภาษี หากถูกต้องไม่ต้องแก้ไขให้เลือก “บันทึก”
- สามารถเลือก “ดูตัวอย่าง” เพื่อดูเอกสารก่อนส่งให้ลูกค้า และเลือกแชร์เอกสารออนไลน์ หรือดาวน์โหลดเพื่อส่งเอกสารแบบออฟไลน์ ได้ทันที
Step 2 : สร้างและจัดส่งใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
เมื่อจัดส่งใบเสนอราคาและมีการอนุมัติสั่งซื้อสินค้าเรียบร้อยแล้วใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารการขายลำดับต่อไป ที่ต้องจัดส่งให้กับลูกค้า เพื่อเป็นเอกสารที่ใช้ในการเรียกเก็บเงิน โดยสามารถทำได้ง่าย ๆ เช่นเดียวกัน ดังนี้
- เลือกฟีเจอร์เอกสารการขาย แล้วเลือก “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” จากนั้นเลือก “สร้างเอกสาร”
- หากต้องการผูกกับ Job Card ให้เลือก “ผูก Job Card” เพื่อแสดงรายละเอียดข้อมูลทั้งหมด
- กรณีที่ไม่ได้ผูก Job Card หรือไม่เคยมีการบันทึกข้อมูลลูกค้าในระบบมาก่อน จะต้องใส่ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลสินค้าใหม่ โดยต้องเป็นชุดข้อมูลเดียวกับใบเสนอราคา
- ระบุช่องทางการชำระเงิน
- สำหรับเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ต้องใส่เลขที่อ้างอิง (เลขที่ใบเสนอราคา) และวันครบกำหนดด้วยทุกครั้ง
- เลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และตรายาง เพื่อความสมบูรณ์ของเอกสาร
- ตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้า ราคา ส่วนลด ภาษี อีกครั้ง หากไม่ต้องแก้ไขให้เลือก “บันทึก”
- เลือก “ดูตัวอย่าง” เพื่อตรวจสอบอีกครั้ง และสามารถเลือก “แชร์” เพื่อส่งข้อมูลแบบออนไลน์ หรือ “ดาวน์โหลด” เพื่อส่งเอกสารแบบออฟไลน์ให้กับลูกค้าและฝ่ายบัญชี
สนใจใช้งานระบบ crm sellstory :สมัครเพื่อทดลองใช้ฟรี!
Step 3 : สร้างและจัดส่งใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
ขั้นตอนสุดท้ายของการออกเอกสารในกระบวนการขาย หลังจากส่งมอบสินค้าหรือบริการ และได้รับชำระตามยอดจริงแล้ว การจัดส่งใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน จะใช้เป็นหลักฐานในการซื้อ–ขาย และใช้ในการทำบัญชี ดังนั้นจึงต้องมีความถูกต้องตามข้อกำหนดของกฎหมาย โดยระบบ CRM ของ SellStory นั้นสามารถออกเอกสารได้ทันทีจากเทมเพลตที่ถูกต้อง และมีรายละเอียดข้อมูลครบถ้วน ด้วยขั้นตอนต่อไปนี้
- บนฟีเจอร์เอกสารการขาย เลือก “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” จากนั้นเลือก “สร้างเอกสาร”
- หากต้องการผูกกับ Job Card ให้เลือก “ผูก Job Card” เพื่อแสดงรายละเอียดข้อมูลทั้งหมด
- กรณีที่ไม่ได้ผูก Job Card หรือไม่เคยมีการบันทึกข้อมูลลูกค้าในระบบมาก่อน จะต้องใส่ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลสินค้าใหม่โดยใช้ข้อมูลการขายที่เกิดขึ้นจริง อ้างอิงยอดค่าใช้จ่ายตาม ใบเสนอราคา และใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
- ระบุเลขที่อ้างอิงเอกสาร (เลขที่ใบเสนอราคา หรือเลขที่ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
- เลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และตรายาง เพื่อความสมบูรณ์ของเอกสาร
- ตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้า ราคา ส่วนลด ภาษี อีกครั้ง หากไม่ต้องการแก้ไขเลือก “บันทึก”
- เลือก “ดูตัวอย่าง” เพื่อตรวจสอบอีกครั้ง และสามารถเลือก “แชร์” เพื่อส่งข้อมูลแบบออนไลน์ หรือ “ดาวน์โหลด” เพื่อส่งเอกสารแบบออฟไลน์ให้กับลูกค้าและฝ่ายบัญชี
ระบบติดตามเอกสารการขาย อีกหนึ่งฟีเจอร์สำคัญบน ระบบ CRM SellStory
นอกจากระบบออกเอกสารการขายที่รวดเร็วแล้ว ยังสามารถใช้เป็นฟีเจอร์ช่วยติดตามเอกสารการขายได้ เพื่อไม่ให้ตกหล่น เพราะหลังจากที่มีการออกเอกสารแล้วจะถูกจัดเก็บในระบบทันที สามารถเรียกดูข้อมูลได้ทั้งจากการกรอง เลขที่ใบเสนอราคา, เลขที่ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ และเลขที่ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน พร้อมทั้งตรวจสอบสถานะเอกสารเพื่อติดตามผลในแต่ละขั้นตอนได้ ซึ่งการใช้งานเพียงแค่ เลือก “เอกสารการขาย” จากนั้นให้กดเข้าไปที่เอกสารที่ต้องการดูข้อมูล เพียงเท่านี้ก็สามารถติดตามเอกสาร เลือกดูสถานะ หมายเลข Job Card ยอดรวมสุทธิ และเซลที่รับผิดชอบได้ทันที
ยกระดับให้กับงานขาย ด้วยระบบ SellStory CRM & Sales Management
การออกเอกสารการขาย จะไม่ใช่เรื่องน่าปวดหัวอีกต่อไป เมื่อคุณใช้ ระบบ CRM & Sales Management จาก SellStory ด้วยฟีเจอร์ที่ช่วยให้การทำงานด้านเอกสารเป็นเรื่องง่าย สามารถจัดเก็บและค้นหาได้รวดเร็ว ติดตามสถานะได้ตลอดเวลา และยังเชื่อมต่อข้อมูลของ Job Card การทำงานของทีมขายได้ ช่วยจัดการกับ Workflow ในงานขายให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยในงานขายอีกมากมาย เช่น ระบบจัดเก็บข้อมูลลูกค้า, ระบบจัดการงานขาย, ระบบรวมแชท และรายงานสรุปยอดขาย รับรองว่า “งานขายจะกลายเป็นเรื่องง่าย สำหรับคุณ” แน่นอน
สำหรับผู้ที่สนใจระบบ CRM SellStory เลือกสมัครใช้ฟรี! ได้แล้ววันนี้ หรือ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร. 095-371-7988 และแอดไลน์@sellstory